リモートワーク下にも関わらず、製本や押印のためだけに出社しなければいけない状況だった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

渡邊：基本的に全社員がリモートワークをしている中、契約業務に関しては、製本や押印・郵送作業のためにわざわざ出社して対応せざるを得ない状況でした。
さらに、クライアントから契約内容を確認した旨の連絡があるたびに出社して製本するといった形であったため、いつ出社すればいいのか、なかなか計画を立てることができませんでした。

また、印鑑や締結済みの契約書もすべてオフィスで管理しているため、たとえばクライアントとのNDAの内容を確認したいと思っても、出社しないと確認できず、そうした非効率な契約業務を改善したかったというのが、電子契約サービス導入のキッカケです。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

金本：電子契約サービスを提供するほぼすべての企業へコンタクトを取り、サービス資料を請求したりサービスの説明を受けたりしながら比較検討を進めていきました。
最終的にマネーフォワード クラウド契約を選んだ一番の決め手は、送信料が無料という料金体系ですね。
当時は月々の契約件数が多くはなかったので、他社サービスで送信数に応じた料金が上乗せされたとしてもコスト感として問題ないのではと考えていました。しかし、今後事業成長をしていくことを考えると、今よりも締結数は確実に増えるはずです。

また、将来的にはクライアントとの契約書だけでなく、内定通知書や雇用契約書、個人情報の誓約書といった様々なドキュメントへの展開も想定していました。
マネーフォワード クラウド契約なら締結件数によって金額が変動しないため、数が増えても安心して利用できますし、社内でも足踏みせずに展開できる。そう考え導入を決めました。

わかりやすい操作性で、スムーズに設定完了。
クライアントからも「ラクになった」と喜ばれている

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

片山：ドキュメントの管理自体はSalesforceで行っているため、マネーフォワード クラウド契約は承認申請から契約締結までのフローで活用しています。
ドキュメントとしてはNDA、基本契約書、発注書から始まり、今では雇用契約書や内定通知、また個人情報の誓約書と、幅広いドキュメントに展開していっています。

やはり契約件数が増えていくごとに、管理しなければならないドキュメントは増えていきますから、そうした様々なドキュメントをクラウド上で管理できるようになったのは、非常にありがたいなと感じています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

片山：わかりやすいUIであったため、操作で何か困るといったことはなく、スムーズに設定を進められました。
そのため、マネーフォワードの担当者の方とキックオフの打ち合わせをする予定だったのですが、キックオフの前に設定が完了し、運用開始してしまうほど簡単でした。

また、サービス自体も日々アップデートされていて、最近だと契約種別ごとに管理項目をカスタマイズできるようになったため、より柔軟性のある管理体制を構築することができるようになっています。

渡邊：クライアントからも、電子契約への移行に否定的なケースというのはほぼなく、むしろ電子契約に移行したことで「ラクになりましたね」と喜んでくださるケースがほとんどです。

紙契約であれば毎日出社せざるを得ない件数も、週1出社で対応可能に。
大幅な業務効率化によってビジネスにも良い影響が生まれている

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

渡邊：1社との契約締結であっても、基本契約書に付随するドキュメントがいくつかあるため、毎週何かしらの契約業務がある状態で、月間だと100件近い件数をマネーフォワード  クラウド契約で締結しています。
もし、100件もの契約業務を紙でやっていたら、毎日出社しなければいけない状態だったと思いますし、相当な業務負荷が発生していたと思います。

しかし、現在は「マネーフォワード クラウド契約で送ってあるので確認してください」と連絡するだけですから、出社頻度も基本的には週1程度で、大幅な業務効率化に繋がっていると実感しています。
以前であればハンコのためだけに出社して、明日返信しますといった連絡が来ればまたハンコのためだけに出社するという状況でしたから、そうした状況から抜け出せたことは本当に良かったなと感じています。

機能面で言うと、締結ステータスがひと目でわかることが非常に助かっています。以前までは「この企業は返送待ち」といったことをメモして、それ見返して2〜3週間経っても返送されていなかったら確認の連絡をするというフローであったため、ステータス管理も自動でできるのはとても助かっています。

↑　マネーフォワード クラウド契約の管理画面。リアルタイムでステータスが更新される

――ハンコ出社がなくなっただけではなく、管理面も楽になったんですね。その他なにか効果を感じている部分はありますか？

金本：マネーフォワード クラウド契約を導入する前までは、収入印紙を社長がわざわざ買いに行っていたんですね。
そのため、社長は「収入印紙を買いに行かなくてよくなったのが、一番嬉しい」と話していました（笑）。
紙契約の場合は、社長に対してもやはりちょっとした負荷が発生していたため、導入後は社長自身もリモートワークすることが増え、メインの経営業務に集中できるようになったことは、非常に良かったなと思います。

そして、当社はクライアントにDXやクラウドをコンサルティングしている立場であるにも関わらず、以前までは自社が契約業務をクラウド化できていませんでした。
しかし、今ではクライアントに対して「マネーフォワード クラウド契約を使っている」というお話をすると、教えてほしいといったご相談をいただくようになっていて、自社のビジネスにも良い影響が生まれていると感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

金本：実際に利用していく中で、社内の契約業務に対する考え方や発想が転換したと感じています。
当初は電子化を検討していなかった書類に関しても、「この書類を電子化できるなら、こちらも電子化できるのではないか」といった声が社員から自発的に上がるようになったんですね。
その結果、今では内定通知書などの様々なドキュメントにまで展開することができていますし、社員のマインドセットまでも変化したことは導入して非常に良かった点だと思っています。

今後はより業務を効率化できるようにマネーフォワード クラウド契約を他のシステムとも連携させ、メンバーが今よりさらにクリエイティブな業務に工数を割けるような環境を実現していきたいと考えています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社ADX Consulting：https://adxc.co.jp/）