製本から郵送、管理・保管と契約業務に多くの手間が発生していた

――マネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

紙の契約書の場合は製本したり、押印したり、収入印紙を貼ったりと、とにかく手間がかかるなと感じていました。特にコロナ禍でリモートワーク環境となると、そうした契約書業務のためだけに出社するということもあったんですね。
そして、紙契約の場合は物理的な管理・保管が必要になりますから、たとえば過去の契約書を見返そうと思うと、まず探すところから始めないといけません。そうした契約関連の業務に多くの手間がかかっていたことが一番の課題でした。

また、紙契約の場合は郵送して先方が受け取って、先方側でまた押印・返送してといったやり取りが必要ですから、契約締結までに平均で1週間近くかかってしまったりと、締結スピードの遅さも課題に感じていました。
他にも印紙税や郵送代など、紙契約に必要な金銭的コストも削減したいと思っていました。

――マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

コロナ禍ということもあり、様々な業務のペーパーレス化を進めていまして、その中で会計や経費精算、請求書などについては、マネーフォワード クラウドを利用していたんですね。
そして契約書も電子化していきたいと思っていたタイミングで、マネーフォワード クラウド契約がリリースされたことを知りましたので、まずはどういった使い方ができるのかとお問い合わせをさせていただいたのがキッカケでした。
実際に担当者の方にご説明いただいた中で、シンプルな操作性で使い勝手が良さそうだと感じたのが決め手の1つです。やはり、使いづらいUI/UXですとそもそも社内に浸透せず、運用されないまま終わってしまいかねません。

しかし、マネーフォワード クラウド契約はもともと利用していた他のマネーフォワードのサービスとUIが似ていて使いやすそうでしたし、押印申請フローもシンプルでわかりやすいなと感じました。
また、実は他社サービスも比較検討していたのですが、他社サービスは契約1件につきいくらといった料金体系であったため、契約件数が増えれば増えるほどサービス利用料が負担になってしまうなど。
一方で、マネーフォワード クラウド契約であれば、契約件数によって料金が変わるということがなかったため、安心して使えると思ったことも決め手でした。

印紙税だけで月間数万円単位でのコスト削減に繋がっている

――現在はどのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

基本契約や個別契約などに使う他、人事部では内定通知や雇用契約書にもマネーフォワード クラウド契約を活用しています。取引先が紙契約を希望される場合を除いて、いまはほとんどが電子契約に移行できています。

件数としては営業関連での契約で月に20〜30件、採用関連で月に1〜2件を電子契約で進めているのですが、基本契約に必要だった4,000円分の収入印紙が不要となったことで、印紙税分だけでも月間数万円単位でのコスト削減が実現できています。

――サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

弊社もIT業界ということもあり、特に大きく苦労したということはなく、導入から運用開始までは非常にスムーズだったなと感じています。現場の社員も難なく使えているため、マネーフォワード クラウド契約の直感的にわかる操作性は期待以上でした。

また、実際に活用していて驚いたのは、サービスの改善スピードでした。こういった使い方はできないかといった要望に対して、気づけばすぐに機能がアップデートされて、要望が実装されているんですね。
他社サービスであれば、要望を出しても「こういう仕様だから」と改善されないケースは珍しくないと思うのですが、マネーフォワード クラウド契約はとてもつもないスピードで開発されているなと驚きましたし、より使い勝手が良くなっていくため、非常に嬉しく思っています。

最短で即日中に締結完了が実現。契約業務に関する時間と場所の制約がなくなった

――マネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？

契約業務を行ううえで時間と場所の制約がなくなり、特にいつでもどこでも承認ができるというのは効果として大きいなと感じています。以前までは紙で承認申請を行うフローであったため、申請したり承認したりといったときは出社しなければいけなかったんですね。
さらに、申請時に承認者が出社していればいいのですが、大体は実際に承認されるまでに最低2〜3日はかかっていましたから、そうした承認フローの効率化が図れたのは非常に良かったです。

また、契約締結までのスピード感も大幅に改善されました。紙契約の場合であれば平均1週間近く要していたのが、いまでは先方がすぐに確認してくだされば、即日中に契約締結が完了します。
以前であれば、先方から「契約書を返送しました」と連絡をいただいても、そこから手元に届くまでに時間がかかっていました。締結ベースで売上計上になるからこそ、現場の営業担当も非常に喜んでいます。そして、契約締結までのステータスもいまではひと目でわかりますし、誤って別の取引先に契約書を送ってしまうといったミスも減り、とても満足しています。

――最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

多くの手間を省くことができ、本当に便利になったなと実感していますし、業務効率化が実現でき、とても感謝しています。これからも様々な領域でマネーフォワード クラウドを活用させていただければと思っています。
今後としましては、発注書などにも活用していきたいと考えています。そして、マネーフォワード クラウド契約は、 サービス名に“契約” とあるものの、弊社のように営業部門だけでなく、人事が内定通知や雇用契約書に使うこともできますから、他にも別の使い方があれば、ぜひ幅広く活用していければと考えています。

(企業サイト：https://www.mistnet.co.jp/index.html)

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！