紙契約で発生する印紙税等のコスト削減が課題だった

――マネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

濱田（以下、敬称略）：もともと紙での契約だったのですが、印紙税やら郵送代などのコストが発生するため、そうした金銭的コストをどうにか削減できないかと考えていました。

また、紙での契約のときの押印申請フローとしては、担当者が押印申請を行い、担当者の所属長が承認し、最終的に総務部の管理者が確認して押印するという形だったため、確認のタイミングによっては押印までに最大1週間ほどかかっていたりと、スムーズな契約締結が実現できていませんでした。

さらに、契約内容の確認は法務で行うものの、押印申請フローには法務が入っていなかったためいつ締結したのかを把握できておらず、「あの契約書は締結完了したのだろうか」という心配によって状況確認のために社内コミュニケーションすることも少々ストレスに感じていました。そこで印紙税などのコスト削減を実現したり、法務が契約締結までの承認状況も含めた管理ができる体制を構築するためにも、契約書の電子化を進めていきたいと思い、電子契約のサービスを調べ始めていきました。

ファミリーイナダ 濱田様

――マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや、最終的な導入の決め手となったことは何かありましたか？

濱田：そもそもでどういったサービスがあるのか、またサービスごとにどういった違いがあるのかをWebで調べていく中で、マネーフォワード クラウド契約を知りました。
そして各サービスの比較検討を進めていく中で、気にしていたのは自分たちが求めている業務プロセスを、希望する料金プランで実現できるかどうかでした。たとえば他社サービスですと、考えていた料金プランでは紙の契約書のインポートができなかったりと、機能に制限があったんですね。仮に求める機能を使えるようにすると、料金プランをアップグレードする必要があり、月額10万円以上と非常に高いコスト負担になってしまいます。

しかし、マネーフォワード クラウド契約であれば、押印申請フローの機能から締結・契約管理機能までを一気通貫で標準搭載されていて、リーズナブルな費用感で利用できるのが良さそうだなと。

さらに紙の契約書のインポートもできますし、契約締結数に応じて追加で費用が発生するといったこともなく、また紙の契約書の押印フローもマネーフォワード クラウド契約のワークフローに乗せることができたりと、求めている金額感でやりたいことが実現できるということが導入の決め手でした。

最大1週間かかっていた押印申請フローが今では最短5分へと短縮

――現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

濱田：ドキュメントの種類としてはNDA（秘密保持契約）が多く、その他にも基本契約やライセンス契約、業務委託契約など、様々な契約に活用しています。
本当はすべての契約を電子化していきたいと思っているのですが、契約先企業が紙契約を希望されるケースもまだあるため、電子契約の件数としては多くて月10件ほどです。

導入前は、やはり取引先が電子契約を受け入れてくれないのではという懸念もありました。また、電子契約に法的効力はあるのだろうかと私自身不安に思うこともありましたし、先方からも法的効力はあるのかと質問を受けることもありましたが、電子署名やタイムスタンプなどのご説明をして納得いただけています。

実際に弊社から電子契約でお願いしますと伝えても承諾してくださる企業も多く、「やってみたら、とても簡単でした」と喜ばれたりすることもあり、導入してよかったなと実感しています。

――サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

濱田：やはり契約締結までの押印申請フローをどうするかであったり、紙契約のものをどう電子化するかなどは課題としてありました。
特に営業担当者が押印申請をするフローにしてしまうと、操作がわからないといった状況では契約締結が遅くなってしまう可能性があるため、申請者をどうするべきかは課題でした。

そこで紙契約含め、すべての押印申請をマネーフォワード クラウド契約の押印申請フローに乗せ、一括して法務が申請を行うという形へと社内のワークフローを変更。法務がしっかりと契約締結を管理できる体制を構築することができました。

ファミリーイナダ 植様

――実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待以上だったことは何かありますか？

植：私たち自身がそもそもでマネーフォワード クラウド契約を問題なく使えるのかということで、サンプルのドキュメントで試してみて、逐一課題があれば確認して解決するというのを繰り返したりもしたんですね。

しかし、ポチポチと画面の指示に従ってクリックするだけで良いため、想像以上に簡単な操作性に驚きましたし、送付先企業に対しても説明がしやすいなと感じています。

そして押印申請フローも、法務が申請して法務の所属長が押印するというフローになったため、これまでであれば最大1週間かかっていたのが、いまでは最短5分で押印が終わるようになりました。
また、何か操作でわからないことがあっても、マネーフォワードの担当者がすぐに対応してくださったりと、サポート体制にもとても満足しています。

年間で10万円以上のコスト削減を実現。法務が契約締結を一括して管理できるようになった

――マネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ また今後こういった使い方をしていきたいといった展望があれば教えてください。

濱田：印紙税を削減できたというのは、効果としては非常に大きいなと感じています。これまで基本契約であれば4,000円の印紙税が必要でしたが、それが電子契約では必要なくなり、さらに郵送代も不要ですから、年間のボリュームとしては10万円以上のコスト削減に繋がっています。

また、契約締結したものはメールで通知が来るため、締結完了したかどうかを法務でしっかりと管理できるようになったというのも大きいですし、先方の対応次第では最短当日中に締結完了しますから、締結スピードも大幅に改善されたなと実感しています。

今後の展望としては、やはり契約をすべて電子化していきたいと考えています。やはり紙の契約書が1つでも残っていると、そちらに合わせたワークフローも残しておかなければなりませんし、スキャンしてインポートしつつも原本は保管したりと、電子契約とは別の管理体制が必要です。
契約件数が増えていく中で、いかに管理コストを削減するかが鍵になってくるため、ゆくゆくはすべての契約が電子化すれば嬉しいなと思います。

――最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また期待することがあれば教えてください。

植：まず導入したことによって、契約の締結スピードも早くなりましたし、印紙税の負担も減り、郵送代も削減できたりと、とても満足しています。また、電子化によって業務が効率化され、法務が契約管理を一括で行えるようになったのは、良かったなと実感しています。
あとはフォントが変更できるようになったらいいなといった細かな改善の要望はありますが、マネーフォワード クラウド契約はアップデートの頻度も高いため、今後より使いやすいサービスになっていくだろうと期待しています。

――従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

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