内部統制を強化しながら、契約の申請から締結、保管までをしっかりと管理できる状態にしたかった

ーーマネーフォワードの法務の体制はどのような仕組みになっていますか？

岩崎：弊社の法務コンプライアンス部は、法務相談等の法律の知識を使う業務を担当するチームと、契約業務の運用を担当するチームの2つの役割に分かれ活動しています。

ーー『マネーフォワード クラウド契約』導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

岩崎：以前は、他社のワークフローツールや電子契約や保管サービスを用いて、稟議回覧から契約締結を行い、契約書の保存・管理をしていました。しかし、稟議と契約締結、保存・管理でツールが異なることで、それぞれのツールを二重・三重で確認をしなくてはいけない手間が発生していました。マネーフォワードが会社として急成長をしていく中で、月に対応する契約書数もどんどん増えている状況となり、内部統制を強化しながらも手間をなくしていくことが課題になっていました。

そんな時に、稟議の回覧から契約の締結、そして契約書の保存・管理までを一気通貫で行うことができる『マネーフォワード クラウド契約』の利便性に着目し、乗り換え導入を決定しました。
以前、法務でサービス導入をした時にはまだリリースしていなかった自社の『マネーフォワード クラウド契約』は、今では機能開発が進み、サービスの乗り換えを検討できるほどのプロダクトに成長していました。契約業務を一気通貫で行うことができる機能性や利便性はもちろんのこと、自社プロダクトの成長にも寄与するという観点からも、積極的に活用していこうという意思決定をしました。

ーー『マネーフォワード クラウド契約』への運用に切り替えて、実際にはいかがでしたか？

川島：切り替え当時はまだ稟議ツールとしての機能が弱い部分があったので、改善要望を出して、開発をしていってもらいました。ひとつの例で、印章種類によって会社の決裁権限者が異なったり、印鑑の種類もそれぞれ対応しないといけないことがあるので、管理者は任意で印章種類を追加可能にする柔軟な設定ができるようにしてもらいました。

細かい部分も含め、実際のお客様と同じ法務部である自分たちがどんどん意見を伝えて改善していくことが、自社プロダクトを良くすることに繋がると思っています。自分たちの業務効率化だけでなく、プロダクトを成長させることで“自社以外の契約業務もラクにする”という目線で使っています。
今では稟議としてのワークフロー機能も充実して、社内回覧・承認・証跡確認をして内部統制もしっかり行いながら、安心して使うことができています。

仕組み化で問い合わせ不要に！全社的なコミュニケーションコストの削減を実現

ーー現在はどのように『マネーフォワード クラウド契約』を利用していますか？

川島：主に稟議〜契約締結、契約書の保存・管理に使用しています。
紙の契約書の場合もクラウド契約上でワークフローを回し、締結した契約書をPDF化して一元管理できるようにしています。紙・電子合わせて、月に50〜70件ほど契約締結・管理をしています。2023年のはじめは全体の20％が紙契約でしたが、直近3か月では15％程度にまで減少しており、電子契約の浸透を実感しています。

ーー導入により、どういった効果を実感しましたか？

川島：社内の債務管理システム『マネーフォワード クラウド債務支払』との連携も活用することで、部内にとどまらず、社内のコミュニケーションコストの削減を実現することができました。
以前は、経理部から「この支払いに紐づく契約書はどれ？どこ？」という問い合わせが多く、お互いに確認のためのコミュニケーションコストがかかっていたのですが、申請に契約書が紐づいているので、経理部も自然と確認をすることができ、経理・法務ともにとても助かっています！

経理以外の部署とは、グループ管理機能を使って、閲覧権限を付与することで自分たちで契約書を見れる環境を作り、「これ見たいです」という問い合わせを減らすことができました。
問い合わせに対する業務負担を軽減することで、別の法務業務に取り組むことが可能になり、運用業務に従事する人員の削減をすることもできました。ツールの力で人を増やさなくても回せる状態を作れているのはとても大きなメリットだと感じています。

ーーその他に便利だと思う機能はありますか？

岩崎：ワークフローの承認者としてクラウド契約を使用することが多いので、スマートフォンで契約書の確認・承認ができるのはとても便利ですね。
また、社内のコミュニケーションツールとしてSlackを使っているのですが、Slackとの連携機能も社内で好評です。承認者に依頼通知が来るだけでなく、申請者にもワークフローにおける承認状況のステータスが通知されるので、今どこまで進んでいるのかが分かりやすく、差し戻しをした時の対応もすぐにできるので、契約締結までのスピードも以前より早くなったと感じています。

川島：UIが直感的に分かりやすいこともとても便利だなと思います。新しく入られた派遣社員の方に業務をお願いする時も、「分かりました！」とすっと使ってくれる。申請者から使い方がわかりづらいと言われることもないですね。以前は契約業務を管理するシステムを複数使っていたので、覚えるためのレクチャー会をしたりしていましたが、『マネーフォワード クラウド契約』は、教えなくても使えるUIだったので、今ではレクチャー会はほとんどしなくなりました！この対応をしなくても良くなったということも、業務負担の軽減につながっていてうれしいです！

ユーザーの声を大切にしている開発チーム。サービス改善のための向き合い方と開発速度は期待以上！

ーー実際に『マネーフォワード クラウド契約』を使う中で、期待通りだった、もしくは期待以上だったことなどがあれば教えて下さい。

川島：サービス改善の要望を出すと、本当に正面から向き合ってもらえるところは期待以上でした！これは自社だからという訳ではなく、クラウド契約のプロダクトチームが会社のValuesにもある「User Focus」を大事にしているからこそだなと。ユーザーからの要望で不明点があれば、法務部目線での意見を求めて私たちにもヒアリングをする、そしてそれを開発に生かそうとしている姿勢は、ユーザーのみなさんの声をとても大切にして向き合っているのがよく分かります。

サービス改善のための開発スピードも早く、日に日にアップデートされていることが分かるので、自社だからという訳ではなく、業務が多く悩んでいるバックオフィス業務担当仲間におすすめしたいツールだなと思っています。

ーー最後に、あらためて『マネーフォワード クラウド契約』導入の感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

岩崎：今後の使い方としては、過去の契約書がまだ利用していたストレージサービスの中に残っている状態なので、この過去契約書も全てクラウド契約上で管理していきたいと考えています。また、今はSlack上で行っている法務相談も、案件管理機能での運用に移行することで、クラウド契約上で契約業務を完結できるようにしたいと思っています。

川島：プロダクトを提供する企業の法務担当者という目線では、“『マネーフォワード クラウド契約』を一緒に育てていきたい”という気持ちです！プロダクトチームと法務部が連携する機会も増えているので、実際の現場である私たちがしっかり使いこんでフィードバックしたり、法務部の仕事や法務担当者が気にするポイントなども伝えていけたらなと。
このツールを使うたくさんのバックオフィス業務担当仲間の業務もラクになるところは個人的にやりがいでもあるので、クラウド契約がより良いプロダクトに成長できるよう、一緒に考えていきたいと思います。

ーーこれからもユーザー企業の従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。ありがとうございました！

（株式会社マネーフォワード：https://corp.moneyforward.com/）