経理システム導入の「かんどころ」|連載 #5 システムは使いたおそう

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『経理システム導入の「かんどころ」』は、経理業務のデジタル化をテーマに掲げ、プロジェクト推進のコアとなる考え方や進め方について5回の連載でご紹介します。
本連載は、会計・経理・人事のBPO※1およびコンサルティングサービスを25年以上行っている、CSアカウンティング株式会社 代表取締役の中尾先生にご担当いただきました。

第5回では、システム導入後の効果検証のタイミングや手法に焦点を当ててお話します。せっかく導入したシステムを、しっかり使い倒すためのポイントを確認して、経理業務のデジタル化を推進していきましょう。

※1:BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略称。業務の一部または業務プロセスの全体を外部委託するアウトソーシング形態を指します。

▼経理システム導入の「かんどころ」シリーズ記事
連載 #1 ゼロベースで理想の経理像を描いてみよう
連載 #2 プロジェクトメンバーが成功を左右する
連載 #3 クリアな目標設定でシステム選定をスムーズに
連載 #4 経理業務のデジタル化はマスタ設定が鍵
連載 #5 システムは使いたおそう(本記事)

導入がゴールではない!投資効果は必ずチェックしよう

既存システムからのデータ引継ぎを終え、マスタ設定や権限設定など細々した作業がひと段落。「よしこれで終了」……と、満足してしまっていませんか?

システムの選定や導入がゴールとなってしまい、最初に掲げた目標が達成できたかどうか確認していない企業は案外多いものです。やはり、経理業務のデジタル化をテーマに掲げて、「経理の残業時間を〇時間削減」などと目標設定した企業は、導入後に必ず費用対効果を測定していただきたいと思います。「やりっぱなし」はどんな業務でもよくありません。

たとえ、導入後の課題解決が道半ばだったとしても、「これは現在進行形で対応中」という社内認識を作っておくべきです。そうでなければ、当初の目標がうやむやになり、結果として導入した意味がなくなってしまいます。

また、導入時のマスタ設定をないがしろにして、一部の集計をアナログなExcelなどに戻してしまうケースも見られます。マスタ設定をいじるのが面倒だからといって、つい従来のやり方で業務を行ってしまうと、いつまでたってもシステム活用が進みません。せっかくのシステム投資を無駄にしないよう、投資効果の確認にも注力していただきたいと思います。

効果検証のタイミングは予め決めておくのが理想的

システム導入プロジェクトを立ち上げる段階で、導入後の効果検証を行う日付を決めておくのも良いでしょう。

先に振り返り日を決めておくことで、漏れなく投資効果の確認が可能になります。なお、一度振り返りを実施したら、その後の効果検証の頻度は半年に1回程度でも問題ありません。

効果検証の方法としては、取り組み前後の変化がはっきり分かる定量的な目標を設定しておくのがおすすめです。

例えば、業務削減時間などは計測がしやすく、費用対効果を測る指標として代表的です。他にも、「〇〇の機能を用いて連携を行う」など、「連携できた・連携できていない」の二択で確認できる指標も、振り返りがしやすいでしょう。

効果検証のタイミングで、最初に描いた通りの運用になっているか、ぜひ確認してみてください。

運用時のポイント

システムの運用を開始してみると、さまざまな悩みにぶつかると思います。最後に、システム活用を推進するための運用ポイントをご紹介します。

システムバージョンアップの見落としに注意

クラウド型のシステムは、頻繁にバージョンアップがあることを忘れてはいけません。

導入当初に実装を予定していなかった機能も、数ヶ月後には利用可能になっている場合もあります。「このシステムでは〇〇ができないはず」と思い込んで、システムのパフォーマンスを生かしきれていない企業は多いので、導入後もベンダー担当者と定期的にコミュニケーションすることをおすすめします。

システムの初期設定が落ち着いてプロジェクトが一度解散してしまうと、どうしても日常に意識が戻ってしまいます。すると、システムの最新情報を見落としやすくなるため、プロジェクト解散の前に「月に一度はバージョンアップ情報を確認する」「毎月、締め日後はベンダーからのお知らせメールを一通り読む」など、ルール化しておくのもおすすめです。

例外は安易に認めないこと

システム活用が始まると、なかなか新システムに慣れない従業員も出てきます。従業員のために良かれと思って、「今回は特別に従来のルールを適用します」と例外を認めていませんか?

始めのうちは慣れないルールとシステムによって、システム導入前よりも業務時間がかかってしまう場合もあるでしょう。しかし、ここですぐに諦めて「今回だけExcelを使おう」「今回だけ従業員のイレギュラーを認めよう」と例外を作ると、システムの浸透がどんどん遅れてしまいます。

請求書は勝手に部署で発行しない」などと一度ルールを定めたら、しっかり社内周知をして厳格な運用を行いましょう。ここでぐっとこらえることで、最初に掲げた目標達成に一歩近づけるはずです。

守りの視点も忘れないこと

「守り」の情報管理も重要です。
例えば、プロジェクト初期に、必要以上のメンバーに権限を付与している場合があります。マスタの設定のために人手が足りないということで、職位をそれほど気にせずに権限を付与してしまうのだろう、と想像します。

導入まではある程度致し方ないと思いますが、運用段階に入ったら、然るべき人に然るべき権限を付与するようにしてください。

導入時に特別に付与した権限を、運用が始まってもそのまま変更していないという企業もたまに目にします。経理部門から他部門に異動をしても経理部門の際に設定した権限のまま、というケースも見受けられます。

経理情報は企業の重要な重要資産ですので、定期的に権限設定を確認することも地味ですが重要な業務です。

経理業務のデジタル化は「はじめの一歩」を丁寧に

ここまで5回にわたり、経理業務のデジタル化について、基本となる考え方や必要なステップをご紹介してきました。連載途中で繰り返しお伝えしてきましたが、デジタル化のプロジェクトは、最初の準備が最も重要です。

まっさらな状態で経理の理想像を描き、現実との差分から課題を特定していくこと。そして、「自社が実現したいこと」を定めて、全社公認のプロジェクト化を行うこと。このステップさえ丁寧に取り組んでいれば、おのずと選定すべきシステムが絞られますし、マスタ設定のポイントも定まってきます。

逆に、はじめの一歩がうまく踏み出せないと、プロジェクトが途中で頓挫する可能性が出てきます。経理・会計部門だけの問題ではなく、全社に関わる問題として共通認識を持ってスタートすることで、プロジェクト成功にぐっと近づけるでしょう。

経理・会計部門から会社のデジタル化と成長を実現しよう

とはいえ、言うは易く行うは難し、です。導入準備で現状の業務を文書化する工程や、マスタ設定のステップは手間がかかるため、Excelで対応したほうが早いんじゃないか…と感じる方もいるかもしれません。

率直に言って「面倒くさい」作業もたしかにありますが、少し踏ん張って、単に”使う”のではなく、”使いたおす“という意識で取り組んでいただければ、きっと業務効率は大きく変化するはずです。

システムはどんどん進化していて、今は情報システム部など専門部門が関与しなくても設定できるくらい、昔よりも初期設定は簡素化しています。はじめに掲げた「実現したいこと」を思い出しながら、ぜひトライしてみていただきたいです。

経理業務のデジタル化が進めば、業務効率化が進み、浮いた時間をより付加価値の高い業務に費やすことが可能になります。ご自身のキャリア形成や会社全体の成長を見据えて、経理・会計のバックオフィスからデジタル化を推進していきましょう。

▼経理システム導入の「かんどころ」シリーズ記事
連載 #1 ゼロベースで理想の経理像を描いてみよう
連載 #2 プロジェクトメンバーが成功を左右する
連載 #3 クリアな目標設定でシステム選定をスムーズに
連載 #4 経理業務のデジタル化はマスタ設定が鍵
連載 #5 システムは使いたおそう(本記事)

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