
『経理システム導入の「かんどころ」』は、経理業務のデジタル化をテーマに掲げ、プロジェクト推進のコアとなる考え方や進め方について5回の連載でご紹介します。
本連載は、会計・経理・人事のBPO※1およびコンサルティングサービスを25年以上行っている、CSアカウンティング株式会社 代表取締役の中尾先生にご担当いただきました。
第2回では、経理業務のデジタル化プロジェクトのメンバー選定や導入準備でおさえたい基本事項をご紹介します。プロジェクトの成功に欠かせないメンバー選びの注意点や、プロジェクトの準備となる現状把握の方法をぜひチェックしてみてください。
※1:BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略称。業務の一部または業務プロセスの全体を外部委託するアウトソーシング形態を指します。
▼経理システム導入の「かんどころ」シリーズ記事
連載 #1 ゼロベースで理想の経理像を描いてみよう
連載 #2 プロジェクトメンバーが成功を左右する(本記事)
連載 #3 クリアな目標設定でシステム選定をスムーズに
連載 #4 経理業務のデジタル化はマスタ設定が鍵
連載 #5 システムは使いたおそう
目次
経理業務のデジタル化を全社公認のプロジェクトにしよう
連載コラム第1回目では、ゼロベースで理想の経理の姿を想像し、現実とのギャップから課題整理や目標設定を行うステップをご紹介しました。自社の課題や目標が明確になったら、いよいよプロジェクト開始となります。
まずは経理部署単独のプロジェクトにせずに、全社公認のプロジェクトにすることをおすすめします。社内公認のプロジェクトにすることで経営陣の認知度が高まるとともに、予算を確保しやすくなり、会社全体を巻き込めるのが大きなメリットだからです。
メンバー選定が最重要と心得よう
全社公認のプロジェクト化に加えて最も重要なことは、プロジェクトメンバーの選定です。プロジェクトメンバーの選定を誤れば、プロジェクトが失敗に終わるといっても過言ではありません。そのくらい、メンバー選びは重要なステップと認識していただきたいのです。
まず、プロジェクトメンバーは経理・会計部署以外の社員も含めることが大切です。経理部の社員だけで構成すると、「何のためにやるのか」があやふやになってしまう可能性があるでしょう。また、経理単独で動いてしまうと「経理部の都合でシステム導入をして、経理担当者の業務だけが楽になるプロジェクトとなんでしょ?」と勘違いされるケースも少なくありません。
しかし、経理業務を効率化して精度を高めることは、全社的にもメリットがあります。少し視野を広げてみると、営業部門が日々行う見積書・請求書や毎月の経費申請、購買部で行っている経費申請などは、すべて経理業務とかかわるものです。これらを効率化することは、会社全体の生産性アップにつながります。
これを踏まえて、一歩引いた目線で社内を眺めながら、経理業務に関係する部署のメンバーを候補としてリストアップしていただきたいです。
組織構成は最大7名が目安
個人的な意見になりますが、理想の組織構成はマックスで7名がよいでしょう。ただし、関連部署から1人ずつ適当に選んで、数合わせで7名にしようという意味ではありません。
また、経理や会計業務の関係者の意見をたくさん集めたいと思う方もいるかもしれませんが、これ以上人数を増やしすぎると、働かなくなる人が出てきます。そのため、多くても7名程度を目安にしていただければと思います。
メンバー構成の具体例は以下のとおりです。
- プロジェクトリーダー:1名
- 経理・会計業務に精通している現場担当者(「抵抗勢力」はケースバイケース):1~3名
- ITリテラシーが高い情報システム部の人や、知的好奇心が高い人など:1名
- 関連する事業部門の人(社内を納得、説得させるため):1~2名
全社公認のプロジェクトであれば、当チームが社長や役員直下となることが想定されます。経営陣がプロジェクトのオーナーとして深く関与することで、企業全体の業務改善を目的化できるのがメリットです。
なお、若手や新卒メンバーを加えて「若者の意見も反映させよう」と考える方もいるかもしれませんが、業務経験が前提となるようなテーマを扱う場合、実務的な意見を求めることは難しいでしょう。ただし、先々の社員育成目線で新卒メンバーを入れることは問題ありません。
メンバー選びのお悩み「こんなときはどうする?」
プロジェクトメンバーの全体像はイメージできたものの、実際の現場ではメンバー選びの悩みは尽きないものです。ここでは、メンバー選びに関するよくあるお悩みと解決策をご紹介したいと思います。
「抵抗勢力」の人を受け入れるべきか
プロジェクトメンバーを選定する際に、そもそも経理業務のデジタル化に反対していたり、後ろ向きな意見を持っていたりする社員を入れるべきか、悩む方は多いです。
例えば、「Excelや手書きの書類に慣れているからシステムを入れたくない」など、「現状維持派」を貫く社員は少なくありませんよね。結論、この判断はケースバイケースとなりますが、当該社員がキーパーソンであれば、私はメンバーに入れたほうがよいと思います。
経理担当者が1人で業務を担っており、独自にカスタマイズし続けたExcelで経理業務を行っているケースはよく見られる光景です。この場合、「せっかくここまでExcelを作り上げたからやり方を変えたくない」「システムよりもExcelのほうが柔軟に対応できるし効率がよい」と、変化を拒む可能性が高くなります。企業が経理担当者に長年業務を丸投げだった場合は、なおさら経理担当者の意見を否定しづらくなるものです。
いずれにせよ、経理担当者が全情報をもっていてブラックボックス化しているならプロジェクトにアサインするのが望ましいと思います。
見方によっては、経理業務のデジタル化を進めることで、結果的に長年経理業務を担当していた社員から仕事を奪い、システムに置き換える形となります。そのため、プロジェクトメンバーから故意に外してしまうと、かえってハレーションが起きる可能性もあります。ケースバイケースとはいえ、慎重な判断を行っていただきたいです。
社長や社員はどこまで巻き込む?
企業規模によっては、最終決裁権限がすべて社長となる場合もあるでしょう。この場合、「社長をどう巻き込めばいいのか」と悩む方もいるかもしれません。
社長や取締役をプロジェクトに関与させるには、外部にサポートを求めることもおすすめです。例えば、私たちCSアカウンティングが客観的な立場で、プロジェクトの重要性をお伝えすることは可能です。
社長を巻き込むメリットとしては、部門単位でメンバーを集めるよりも部門横断の全社公認プロジェクトにしたほうが、一定の予算と責任がつくことが挙げられます。公認プロジェクトにすれば社長への報告も必然となるため、会社全体を巻き込みやすくなるでしょう。
あわせてチェック!メンバー選びのポイント
続いて、メンバー選びの際に意識していただきたいポイントを2つお話します。
人数合わせで選ばないように注意
プロジェクトメンバーを組成する際は、関連部署から1人ずつメンバーを選定すればOKというわけではありません。繰り返しになりますが、ただの人数合わせでメンバーを選ばないよう注意していただきたいです。
経理・会計以外の関連部署から多様なメンバーを選定することは、「なんでシステム選定のときに〇〇の機能を導入しなかったの?」「うちの部署の意見も聞いてほしかったのに!」などと後出しで言われないようにすることが目的の1つです。
後出しにならないよう関連部署からまんべんなく選定すること、デジタル化の意義を理解しているメンバーを入れること、人数合わせで適当に選ばないことが大切です。
折れない人・継続できる人・やり切れる人を仲間に入れよう
メンバー選びの際は、「折れない人」「継続できる人」「やり切れる人」という軸で、メンバーの適性をチェックしてみるのもよいでしょう。
経理業務のデジタル化プロジェクトは、一般的に半年程の中長期スケジュールで進行します。途中で社内から反対意見が出たり、通常業務が多忙になったりした場合でも、折れずに走り続ける力が必要不可欠です。
また、企業全体のプロジェクトとなるため、関連部署との連携・コミュニケーション力も欠かせません。ときには周囲を説得し、情報収集や資料作成など複数のタスクを抱えることになります。可能な限り、当プロジェクトに対する意志をもった人を集めていきましょう。
メンバー選定が終わったら現状の文書化を進めよう
メンバーが無事に決まったら、現状把握のために業務体制やフローを文書化するステップに進みます。今の業務のやり方について細かく文書化することで、メンバー同士の目線あわせが可能になります。
また、プロジェクトが進む方向が脇道にそれないようにするためにも、現状把握は不可欠です。知らず知らずのうちに進行がずれてしまわないよう、導入準備のタイミングで文書化して認識合わせをしておきましょう。下図はその一例です。
現状把握:文書化の具体例
【お客様への請求フローの整理】
担当者:経理部長Aさん
対象社員:営業部部長、営業社員3名、事務員1名
<請求書作成の流れ>
- 営業3名がそれぞれExcelで請求書を作成、または事務員に依頼して作成
- Excelのフォーマットはバラバラ
- Excelを紙で出力して、営業社員と営業部長の押印、社判を押す
- 営業部長が不在のときは、事務員が営業部長の印鑑を利用していた(要改善)
- 担当者によっては、上長承認を得ずに担当者が直接請求書を作成 / 送付している(要改善)
- 月末までに発行した請求書データを事務員が集めて、経理部長に連携。ただし、毎月漏れが発生したり、締め日後に報告があったりする(要改善)
<使用ファイル>
- Excel
- 印刷した請求書
- PDF化した請求書データ
<使用ツール>
- メール(事務員から経理部長に連携する際は、PDFデータのフォルダをメール添付で送付)
<聞き取り調査>
- 営業社員:Excelで作成する時間がないから事務員に全部依頼したい
- 事務員:営業部長が不在のことが多い、営業社員が請求書作成すると計算ミスが多い
- 経理部長:期日通りに請求書データが集まらない、後から印刷した請求書を手渡ししてくる社員がいる
- 期日後の修正が恒常的にあるので、月次決算を決まったタイミングで締めることができない月が多い
文書化をしたらシステム導入に向けて無駄を見つけよう
現状業務を文書化していくと、想像以上にイレギュラーな業務処理をしていることに気付くと思います。
例えば、上記の文書化例では、本来は営業部長が押印すべきところを事務員が勝手に営業部長の印鑑で押印してしまうローカルルールがあると気付きました。また、各担当者が属人的にExcelを作成していたり、期日通りに請求データが回収できなかったりして、経理業務を圧迫していることに気付きます。
これらのローカルルールやイレギュラー対応を洗い出し、「何を残して、どの業務を変えるのか」を整理していきましょう。
なお、経理業務は文書化やマニュアル化されておらず、担当者の頭の中で管理している場合が多いです。そのため、文書化は骨の折れる作業になりますが、1ヶ月〜2ヶ月を目標に進めることをおすすめします。場合によっては「今回は経費申請の業務フローだけ」「今回は固定資産管理の見直しだけ」と、テーマを絞っても差し支えないでしょう。間延びしてプロジェクトメンバーの士気が下がらないよう、注意したいものです。
まとめ
第2回目のコラムでは、経理業務のデジタル化の導入準備編として、プロジェクトメンバー選びのコツや文書化の流れについてお伝えしました。メンバー選びは悩ましいものですが、中長期的にプロジェクトを動かす大事なメンバーとなりますので、ぜひ本記事を参考に選んでみてください。
▼経理システム導入の「かんどころ」シリーズ記事
連載 #1 ゼロベースで理想の経理像を描いてみよう
連載 #2 プロジェクトメンバーが成功を左右する(本記事)
連載 #3 クリアな目標設定でシステム選定をスムーズに
連載 #4 経理業務のデジタル化はマスタ設定が鍵
連載 #5 システムは使いたおそう
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