債権管理システムとは？内容や導入のメリット、おすすめのシステムも紹介！

債権管理システムは、取引における債権を管理するシステムです。法人の取引においてサービスや商品を引き渡し時にその場で支払をされることはあまり多くないでしょう。多くが各社の与信に基づき設定した期間を経て、代金が支払われます。このように将来的に得られるお金のことを債権と言います。経理業務の効率化を期待できる債権管理システムの特徴について見ていきましょう。

債権管理システムとは

企業には多くの債権があり、人力で管理するのは困難と言えます。また、取引条件も複数あれば更に煩雑になるでしょう。このような煩雑な業務を管理をできるのが債権管理システムです。すでに使用している社内のシステムと連携ができるものが多いため、経理業務全体の効率化も図れます。さまざまな業種や規模の企業で導入されているシステムです。

債権管理システムでできること

債権管理システムでできることはたくさんあります。債権管理システムを提供している企業も数多くいるため、すでに導入している既存のシステムに合わせて必要な機能だけを導入したり、経理に関連するシステム全体を新たに見直したりなど要望に合わせてパートナー企業を探すことも可能です。自社の状況に合わせて、最適なシステムを選びましょう。一般的な債権管理システムでできる機能ご紹介していきます。

債権の一括管理

自社の債権に関する業務を一括で管理可能です。取引先に関する情報や取引内容、勘定科目などの必要な情報を保管します。入金日や取引先、社内の部門ごとなど条件設定を指定し、未回収予定を簡単、確実に可視化できます。

入金の消込

システムで管理されている債権について、入金の消し込みが可能です。現金や受取手形、小切手などの情報管理も可能です。システムによっては銀行データを自動取得できるものもあり、債権との突き合わせが簡単になります。

債権回収のサポート

健全なキャッシュフローを維持するためには、債権回収を漏れなく、確実に行う必要があります。債権管理システムでは、確実な回収のサポートをしてくれます。未回収の売掛金を支払期限や状況から検索が可能です。支払期限が過ぎた債権を担当者に知らせる機能や、取引先への書類発行を行う機能まであるので、債権回収がスムーズに行えるでしょう。

債権管理システムを導入するメリット

債権管理システムを導入するメリットを紹介します。

会社の財務状況が明確になる

債権管理システムを導入することで正確な入金予定と金額が管理できます。会社の財務状況が明確化することで、経営判断が適切に行えるよう役立つことでしょう。

債権の回収率が上がる

さまざまな債権のデータを管理するだけでなく、債権ごとに必要な書類を作成したり、管理したりできるので債権の回収手段の幅が広がります。また、未入金の管理、督促もシステマチックできるため、未回収の債権が迅速に解決できます。

トラブルや間違いを防げる

どうしてもヒューマンエラーは起こります。取引先、入金日、金額などの間違いは、取引によっては大きなトラブルを引き起こす場合があります。また消込作業を人力で行うことで、誤った未入金連絡を取引先にするリスクも起こりえます。お金に関する内容は非常に繊細で、企業の信用問題になります。

人の手による単純な計算間違いや入力ミスなどを防げ、正確な処理が行えることは取引先からの信頼にもつながるのです。

業務の効率化を図れる

人間による手作業で各種債権管理業務を行う場合、ミスを防ぐために見直しやダブルチェックなど人手と時間が必要になります。しかし、債権管理システムを導入すれば自動で計算や集計などを行えるので、確認の手間が省け、担当者の業務の負担や人件費そのものを減らせるでしょう。

債権管理システムの選び方

債権管理システムを選ぶときのポイントを紹介します。導入費用やランニングコストだけで選ぶと、導入後にトラブルが起きてしまうこともあります。債権管理システムの選び方のポイントを押さえて、最適なものを選びましょう。

必要な機能があるか

債権管理システムの機能をまず確認しましょう。新たな投資になるため、経理部門で困っている課題が解決できるのか何を解決したら良いのか、を社内で話し合っておきましょう。その上で必要な機能を備えるシステムの候補を上げていくと良いでしょう。

利用しやすいか

債権管理システムを導入する部署や、担当者のスキルに合わせて、使いやすいものを選ぶ事が重要です。債権管理システムは誰でも使える簡単な操作のシステムもあれば、経理や簿記の知識のある人が細かく設定をして使用できるタイプもあり、それぞれ、設定や仕様が異なります。

また、海外との取引で債権債務を管理する場合は、為替の情報が設定できる債権管理システムが必要です。利用する部署や担当者の能力、状況に合わせた機能をもつものや、設定ができるシステムを選びましょう。

現行のシステムと一緒に使えるか

現在使用している社内の他システムと連携ができるかも重要なポイントです。連携できないと結局入力し直し、などの作業が発生し、工数が減らない可能性もあります。

また各地に支店があったり、グループ会社や子会社が多かったりする企業で債権システムを導入する場合は、各支店や子会社と債権債務のデータがどこまで共有できるのかも確認しておきたいところです。

債権管理システム導入がおすすめの企業は

債権管理システムは、業務を明確にして回収漏れを防ぎ、効率化をはかれる便利なシステムで、多くの企業が活用したり導入を検討したりしています。

今までの会計システムを使っても大まかな債権管理はできますが、売掛金の入金なのか、前受の入金なのか判別できない、個別の取引先ごとの債権の管理はできるけれど、一つずつの取引の債権を、選別するのが難しいなどの問題点がありました。

債権管理システムの導入がおすすめなのは、次のような企業です。

・回収予定の債権や未回収の債権の把握をして回収漏れを防ぎたい
・一つの取引先ごとではなく一つの取引ごとの情報を管理したい
・経理または営業担当者の業務の負担を減らしたい
・コストを削減したい

今後、経理の電子化が進むにつれて、大企業だけではなく中小企業でも債権管理システムを使うところが増えるでしょう。「導入を検討しているが、自社のシステムとうまく連携するのか心配」という場合は、システムの体験版やデモを用意しているところもあるので、お試しで利用してみてから本格的な導入を検討してはいかがでしょうか。

まとめ

債権管理システムは、売掛金に関するさまざまな管理が行える利便性の高いシステムです。使用する部署ごとに必要な設定ができ、債権回収率を向上させ業務のミスを防いで効率化を図れます。

自社で使う既存のシステムと連携もできるので、必要なシステムのみを導入することも可能です。必要なシステムが備わっているか、利用者が使いやすい設定ができるかなどを検討して債権管理システム選ぶといいでしょう。