債務管理とは?重要性やメリット、実施のポイントを解説

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債務管理とは、自社で利用したサービスや購入した商品に係る代金支払義務(債務)を管理することを指します。債務管理を適切に行えば、自社の抱える債務の支払いを滞りなく実行でき、取引先からの信用向上にもつながります。この記事では債務管理の基本知識から債務管理実施のポイント、課題まで詳しく解説します。

債務管理の基礎知識

債務管理は企業の円滑な経営のために欠かせない業務です。では、そもそも債務とはどのようなものを指すのでしょうか。また、債権とはどう違うのでしょうか。まずは債務管理を理解する上で必要な基礎知識を把握していきましょう。

そもそも債務とは?

債務とは特定の人(債権者)に特定の行為や給付を行う義務を指します。例えば、自社で利用したサービスや購入した商品の代金支払いを行う義務、代金を支払った相手に物品の引き渡しや労働力の提供を行う義務が債務にあたります。

債権とはどう違う?

債権は債務とは反対に特定の人(債務者)に特定の行為や給付を要求できる権利を指します。例えば、自社の商品やサービスを提供した相手に代金の支払いを求める権利、代金を支払った相手に物品の引き渡しや労働力の提供を求める権利が債権にあたります。

債務管理とは?

債務管理とは、自社が抱える債務の把握から取引先をはじめとした債権者への代金支払いまでを管理する業務を指します。一般的に企業間の取引では即時現金決済ではなく、支払いサイトを取り決め期間中に発生した取引をまとめて後日請求する方法が取られます。そのため、債務管理業務では、将来的に支払うべき資金を確保しておくこと、支払いサイトや条件に応じて資金を滞りなく支払うことが重要となります。

債務管理実施の重要性とメリット

次に債務管理の重要性や実施によるメリットについて解説します。

支払い予定を把握できる

金銭的な不安のない、円滑な経営を行うためには、いつ、どこへ、いくらの支払いを行うかを把握しておく必要があります。支払い予定がわからなければ、資金繰りの対策を打てないからです。特に経営状況の厳しい企業の場合は、月単位、週単位、日単位でどのくらいの支払い予定があるか明瞭にしておくとよいでしょう。債務管理を行い、資金の流れが把握できれば、打てる資金繰り対策の幅も広がります。

支払い遅延の防止

債務を滞りなく支払うためには支払うべき代金額の明確化が必要です。取引先から請求書は届いたら、請求書の内容を鵜呑みにせず必ず以下のようなポイントを確認しましょう。

【適切な会計処理のためにチェックしたいポイント】

  • 納品されたものが注文内容と一致しているか
  • 納品書の内容と納品物が一致しているか
  • 返品、割引、割戻しなどの処理が適正に行われているか
  • 返品、割引、割戻しなどの連絡、申し送りが適正に反映されているか

債務管理をしっかりと行えば、支払いミスや不備などが減り、支払い遅延の防止が可能です。

取引先からの信用向上につながる

お金にルーズな人が信用されないように、お金にルーズな会社は取引先などからの信用を得られません。債務管理をしっかり行い、支払い義務のある代金を滞りなく支払うことは取引先からの信用向上に繋がります。
仕入先や外注先などビジネスにおける取引相手は多岐にわたります。自社業務の質を高め、スムーズにビジネスを行うためにも債務管理はとても重要です。また、取引先との強固な信頼関係が築ければ、商品やサービスに対する要求や交渉もしやすくなります。

債務管理実施のポイント

債務管理はどのように実施すればよいのでしょうか。中小企業庁の作成した「『経営力向上』のヒント~中小企業のための『会計』活用の手引き~」を参考に、具体的な実施ポイントについて解説します。

仕入先別買掛金台帳の作成

仕入先別買掛金台帳とは、月ごとの買掛金残高や増減を仕入れ先別に記録、管理する台帳です。台帳には支払い年月、支払先名、支払サイトや条件とあわせて、買掛金の前月残高、当月発生額、当月支払額、当月残高を記録します。仕入先別買掛金台帳を作成することで、各仕入れ先にどのくらいの買掛金が残っているかを明確に把握できます。

取引先別支払予定実績表の作成、支払日別支払予定額の集計

当月の支払額は取引先別支払予定実績表、支払日別支払予定額にまとめて管理しましょう。取引先別支払予定実績表には、支払い予定日、支払先名とともに、それぞれの総支払額と支払方法(振込、手形、相殺、現金集金、小切手など)別の支払額を記録します。
支払日別支払予定額は、出金記録と突合することで、支払漏れがないかの確認ができます。支払いが確認できた請求書に「支払い済み」などのハンコを押しておけば、重複支払いの防止にもなります。
発注や購買、支払いなどの仕入れ業務は、以下のようなミスや不正が起きやすい業務と言えます。

【仕入れ業務で起こりやすいミス、不正】

  • 仕入れ先からの過剰請求や二重請求による支払い過多
  • 仕入れ計上漏れによる支払金の不足
  • 請求書内容の確認ミス、相違点等が発生した場合の処理忘れ
  • 仕入値引きや返品などの処理ミス、処理忘れ

支払い時におけるミスや不正は健全な会社経営に打撃を与える可能性があります。会社規模に関わらず、債務管理を適切に実施し、ミスや不正が起きない体制を整えておくのが重要です。

支払期日の順守

取引先や世間からの信用力向上のためにも、支払い期日の順守は非常に重要です。
経営状態の芳しくない企業の場合、資金繰りの改善を図るための施策の1つとして、支払いサイトの長期化を検討しているところもあるかもしれません。
支払い猶予が延びれば、資金繰り対策が打ちやすくなり、自社の経営安定化が実現しやすくなります。しかし、既存の取引先との交渉は易しいものではありません。また、長期化の打診は取引先の信用不安を招くことにも繋がりかねません。支払いサイトが非常に短期間であるなど特殊な状況をのぞいて、支払いサイト変更は慎重に協議するべきでしょう。

債務管理実施における課題

債務管理をExcel台帳など手動操作で管理している企業も多いのではないでしょうか。ここでは、手動管理で起こりやすい課題や問題点について解説します。

管理が煩雑になりやすい

Excel台帳などで債務管理を行っている場合、管理を担当する経理部門全体でファイル共有をしているケースが多いでしょう。通常のExcelファイルは共同編集に対応していません。そのため、経理関係者個々人がそれぞれファイルを所持して管理する事態も起こり得ます。
また、保存場所を共有フォルダに指定していたとしても、共有フォルダ上に複数のファイルが生まれてしまう可能性があります。そのような状態になると、どのファイルが最新版なのかがわからなくなる危険性があります。
Excel台帳などによる手動管理では管理が煩雑になり、ミスや間違いが起こる可能性も高くなります。

複数拠点における一元管理が難しい

複数の拠点を有する企業の場合、各拠点の債務管理を本社経理部門がまとめて管理するケースが多いでしょう。本社経理部門はデータの一元管理のために各拠点で作成されたExcel台帳を集め、データ集計、加工を行う必要があります。また、Excel台帳の場合、データが最新であるかも一目で判断できないため、本社データと突合しながら正しいデータかどうかを確認しなければなりません。
データの正確性の判断や集計、加工には多くの労力がかかり、業務全体の効率低下を招く可能性があります。

適切に管理するためのスキルをもった人材や業務体制の構築が必要

将来の支払いに必要な資金を確保し、円滑な企業経営を行うためにも債務管理は欠かせない業務です。債務管理を行う人材には、債務の状況をしっかりと把握し、漏れなく管理する緻密さが必要となります。また、債務の支払い予定や支払い状況をまとめ、リアルタイムに把握できる業務体制の構築も不可欠です。

債権・債務管理システムを導入するメリット

手動管理による問題が積み重なると、債務や債権の管理が正常に行われず、資金繰りの悪化、企業の信用力低下に繋がる可能性があります。このような課題を解決するために導入を検討したいのが「債権・債務管理システム」です。ここでは、債権・債務管理システムを導入する具体的なメリットについて紹介します。

売掛金等の入金状況を即時に把握できる

債権管理システムを導入すれば、今まで手動管理を行っていた下記のような債権管理業務の自動化が可能になります。

  • 入金と同時にシステムが対応する売掛金の消込を実施。請求額と振込データの突合や売掛金明細と入金額の紐付け消し込み等の作業が不要に。
  • 取引先ごとの債権残高や未払金がスピーディーに把握できる。
  • 業務上発生するさまざまな債権(受取手形や前受金、立替金など)も一括で管理可能。

債権管理システムの導入は、債権権管理業務に係る業務の煩雑さの解消や、経理部門にかかっていた負荷の軽減、ヒューマンエラーや不正の防止にも繋がります。また、作業工数が大幅に削減されることで、人件費の削減ができる、経理人材が本来業務に割ける時間が増えるなどのメリットも見込めます。

スムーズな債権回収を実現

債権回収時には、取引先の現状(与信状況、債権残高、遅延状況など)に合わせ、個々に債権回収のための方針を決定し、請求督促を行っていく必要があります。
債権管理システムを導入すれば、これらの債権回収業務の効率化も可能です。債務者ごとの支払遅延状況が即時に表示されるのはもちろん、債権回収に係る書類も効率的に作成できます。また、回収不能となった債権の処理も、システム上で自動で行えます。

自社の債務状況を適切に把握できる

債務管理システムを導入すれば、今まで手動管理を行っていた下記のような債務管理業務の自動化が可能になります。

  • 取引先ごと、取引ごとに債務管理が可能
  • 残高や支払いサイト、利息などが一覧表示され、費用計上後の債務支払い状況が把握しやすい
  • 総合振込(FB)データの作成により、債務の確実な支払いを実行する体制が構築できる

システムで煩雑な作業を自動化すれば、支払い遅延によるトラブルや、将来の資金繰り悪化の可能性に気づけないといったリスクを回避できます。

複数拠点の債権債務の一元管理が可能

債権・債務管理システムを導入することで、各支社や支店の入出金状況が、本社管理データに即時反映されます。今まで拠点ごとに設けていた管理業務、回収業務を行う部署の設置が不要となり、全ての機能を本社に集約し、効率的な管理が可能となります。

まとめ

債務管理は、取引先からの信用力向上、自社の円滑な経営のために欠かせない業務です。一方で、作業が煩雑で管理が難しい、ヒューマンエラーや不正が起こりやすいなど多くの課題を抱える業務でもあります。
Excel台帳などの手動管理に限界を感じている方や、導入済みの会計ソフトに付帯する債権・債務管理機能では課題が解消されないという方は、ぜひ債権・債務管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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