電車代の経費精算に領収書は必要？

会社員であれば、業務のために立て替えた経費の精算には領収書が必要とされています。個人事業主であっても、事業のために使ったお金を事業の必要経費に算入するのであれば領収書が欠かせません。

経費精算に領収書が必要とされる理由

仮に領収書を添付せずに社員の申告だけで経費精算をすれば、実際に立て替えた金額より多く請求したり、立て替えてもいない経費を請求したり、社員が不正を働く可能性は否めません。会社の経費精算で領収書の添付が求められるのは、会社の中での牽制の目的が強いといってもよいでしょう。

また個人事業主の場合では、使った経費の金額や目的を証明するものが残っていなければ、税務調査を受けたときに経費の内容を調査官に説明できず、損金や必要経費への算入が認められない可能性があります。

このような事情から、会社員の経費精算や個人事業主の必要経費の計上には領収書が必要とされています。

電車代の領収書

業務上の外出で電車を利用した場合の電車代の経費精算にも領収書があることが望ましいのですが、領収書の発行方法は鉄道会社によってまちまちなのが実情です。

きっぷを買った場合の領収書

新幹線や有料特急など長距離の電車代については、窓口できっぷを購入することが一般的なので、窓口で領収書を発行してもらうことができます。自動券売機できっぷを購入する場合でも、領収書が発行できる機種があります。

近距離の電車代は自動券売機できっぷを買うことが一般的です。一部の鉄道会社では領収書が発行できる自動券売機を導入していますが、領収書の発行は窓口に申し出るように案内している鉄道会社もあるなど、対応はまちまちです。

(出典：きっぷの購入方法｜東急電鉄)

ICカードへチャージした場合の領収書

近年、都市部を中心に、きっぷの代わりに電車代として使用できるICカード(Suica、PASMO、ICOCA、TOICAなど)が普及しています。これらのICカードは、一定の金額をあらかじめチャージしてから使用します(一部のICカードにはクレジット機能により後日請求されるものもあります。ただし、PiTaPaは使用した分が後日請求されます)。

ICカードへチャージするときに領収書をもらっておいて、一括して電車代として経費精算すれば、出かけるたびに精算する必要がなく合理的にも思えます。しかし、ICカードにチャージした額を、一括して経費精算することはおすすめしません。

ICカードは、仕事での外出にも私用での外出にも区別なく利用できます。また、鉄道で使えるICカードは、ほかの電子マネーのように、自動販売機やコンビニエンスストアなどでの買い物にも使うことができます。したがって、ICカードへのチャージ金額を一律に業務経費として精算すると、業務経費ではないものが混ざる可能性があるのです。

電車代の精算には出金伝票を使う

領収書のない電車代の経費精算には、出金伝票を使います。これは、業務経費としていくら使ったかを申告するものです。会社によっては交通費精算書といった様式がある場合もあります。いずれにしても、年月日、訪問先、乗車区間、運賃などを記載しておくとよいでしょう。

出金伝票を使えば、現金できっぷを買った場合でも、ICカードを使った場合でも、社員の申告によって経費を精算することができます。このとき、電車代が不正に請求されていないか、金額の真偽を確認する必要がありますが、インターネットの運賃検索サイトなどで調べることができます。

また、出金伝票は、自動販売機で買った飲み物や祝儀・香典などの慶弔費についても使うことができます。

会議などで急に人数分の飲み物が必要になったときは、オフィスにある自動販売機で購入することもあります。そのようなときに、領収書をもらうことはできません。また、祝儀や香典などを手渡すときに、先方に領収書を発行してもらうこともできません(一部例外の地域もあります)。

このようなときも、出金伝票に必要事項を記載することで、経費精算に使うことができます。会社によっては交際費明細書などの様式がある場合もあります。ただし、いつ、何の目的で支払ったかを明らかにすることが必要です。慶弔費であれば、招待状や会葬御礼の手紙などを残しておくとよいでしょう。

個人事業主の場合も同じく、領収書がない電車代や自動販売機での買い物、慶弔費などは、出金伝票に支払い内容を記録しておきます。支払った理由に正当性があれば、必要経費として認められます。

まとめ

立て替えた経費が正しいものであるかどうかを確認し、不正な請求を牽制するために、経費精算に領収書をつけることが習慣になっています。しかし、何が何でも領収書が必要というわけではありません。

領収書がない電車代や自動販売機での買い物、慶弔費などは、出金伝票や会社指定の様式に記入することで、経費精算することができます。その場合は、何に使った経費であるかがわかるように記録しておきたいものです。

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