出張旅費規程を作って節税しよう

出張にかかる諸経費には、「交通費」「宿泊費」「食事代」のほか、場合によっては「休日手当」や「残業代」も含まれます。こういった諸経費については「出張旅費」とし、社内規程を作成しましょう。これを「出張旅費規程」とよびます。

出張旅費規程とは

出張旅費規程とは、出張にかかる諸経費の取り扱いを定めた条項です。ただし、「日当5,000円」「交通機関は鉄道・航空機のみ」など、内容や数値に法律上の明確な記載ルールがあるわけではありません。妥当額を自社で決めることができます。

出張旅費規程作成の利点

旅費日当は会社が役員や従業員に支払うものです。出張旅費規程を作成している場合には、この旅費日当が経費として扱われるため、節税効果があります。また、出張旅費規程を作成しておけば、出張のたびに日当計算をする手間が省けるだけでなく、社員の間で異なる日当を受け取る不公平感もなくなります。

作成時の注意点

忘れてはいけないのは、出張旅費規程は全ての社員が対象であることです。「役員のみ対象」とすることはできません。ただし、役職で額に差をつけることは可能です。

その場合、「役職の異なる社員が共に交通機関を使用する場合は、役職が上の社員にかかる規程を適用する」といった実務上の取り扱いも明記しましょう。また、無駄な出張費は抑えるために、出張に伴うアクシデントにも対応できるような規程を作成したり、例外規程も盛り込んだりすることも重要です。

出張旅費規程作成の手順

まずは、以下の3つの手順を行います。作成例を挙げながら説明しましょう。

1：目的を定義する

出張旅費規程作成をする場合は、会社として就業規則を定義し、ルールとして決めておく必要があります。

例：「この規程は、役員または社員が社命により出張する場合の手続きおよび旅費に関して定めるものである」「就業規則第〇〇条に基づき」という文言を入れても良いでしょう。

2：範囲を決める

出張旅費規程は全社員が対象です。どの範囲で出張旅費を経費として算入できるか、必要な要件を提示する必要があります。

例1：「本規程は、会社に勤務する全社員に対して適用する」

パートや準社員等、非正規雇用社員であっても出張する可能性がある場合は、その点も明記しておきます。

例2：「正社員以外の者であっても、所属長の承認を得ている場合は本規程に沿って処理できる。」

3：出張の定義を決める

一般的には移動距離で出張を定義することが一般的です。この定義のなかに、転勤に際してかかった「転勤旅費」を含めている場合もあるようです。

例：「勤務地を起点として、おおむね100km以内を「近出張」、それ以上を「遠出張」とする」

出張旅費規程作成時の費用項目について

出張旅費規程作成のためには、費用項目を設定しなければいけません。旅費と一言でいっても、いくつかの項目に分けられます。まずは、業務規程として旅費の種類とその内容について決定しなくてはいけません。例えば、「旅費」の区分は、「交通費」「日当」「宿泊費」「食事代」などで分けられます。

交通費について

交通費については実費支給となります。「鉄道」「船舶」「航空機」の3つが主な交通機関ですが、必要に応じて「バス」「タクシー」の項目も作成します。

複数人での出張や悪天候など想定外の事態に対応するため、例外規程を用意しておくと良いでしょう。そのほか、自家用車・社用車を使用した場合、ガソリン代や高速代などをどうするのか、また、事故・渋滞などにより車での業務遂行が難しくなった場合に公共機関の利用が可能なのか、といった点についても規程に含めることが必要です。

例1：「鉄道：「特急」「寝台」「指定席」の使用は所属長の承認を必要とする。」

例2：「船舶：管理職・役員は「1等級」、一般社員は「2等級」とする。」

例3：「航空機：航空機利用は500km以上の場合に出張交通費として認められる。ただし、緊急時など、所属長の承認を得ている場合には500km以下の距離であっても航空機の利用を可能とする」

例4：「タクシーその他の交通機関：やむを得ない場合、または所属長の承認を受けた場合には利用を可能とする」

宿泊費について

宿泊費も実費精算ですが、上限を決めておくと良いでしょう。

例：「1泊当たりの宿泊費は「役員 10,000円」「管理職 9,000円」「一般社員 8,000円」を上限とする」

日当の区割り

日当についても明確な基準がありません。会社として「常識的な額」を提示しましょう。以下に例を挙げます。

例：「一日の日当は「役員 5,000円」「管理職 4,000円」「一般社員3,000円」とする」

例：「遠出張の場合は日当規程に20％を加えた額を支給する」

出張が長期に渡る場合は、日当が高額になりますので、「出張日程が10日を超える場合、11日目からの日当は日当規程を50％に減額して支給する」などといった制限を盛り込むと良いでしょう。また、長期出張にありがちな「休日出勤」に関する賃金の取り決めも明記しておきます。

出張旅費規程を有効にする手続きについて

会社が制定した出張旅費規程を、実際に経費として社内で有効にするための手続き方法を定める必要があります。いくつかの事例を以下に紹介しましょう。

出張の申請・手続き

例：「出張を命じられたものは、あらかじめ所定の「出張申請書」に必要事項を記入し、所属長に承認を受けなければならない。」

旅費の仮払い手続き

例：「「出張申請書」の提出により、出張旅費の仮払いを受けることができる」

旅費の精算手続き

例：「出張先からの帰社後、5日以内に所定の「出張旅費精算書」を提出する」

例：社員は「出張旅費精算書」に必要な領収書の提出義務を負う。

まとめ

以上が「出張旅費規程」の作成順序となります。出張旅費規程を作るデメリットは、「作成の手間」という一点のみです。逆に言うと、作ってしまいさえすれば、節税対策となり、社員も安心して出張に行けます。現在、会社に出張旅費規程がなければ、事業拡大の前に準備しましょう。

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