はじめての請求業務

請求業務とは？

請求業務とは、販売した商品やサービスの代金を回収するために行う一連の流れをいいます。
サービスや商品の販売は企業の売上に直接関わってきますが、企業間の取引では後払いが一般的です。
そのため、代金をしっかり回収するためにも請求業務は重要な役割を担っています。
また、サービスや商品の販売から代金の回収までには、複数の書類を発行します。

請求業務に関わる基礎知識

請求業務に携わるうえで知っておくとよい基礎知識をピックアップしました。

振込手数料の負担について

期日までに入金されているかどうかや請求金額と入金金額が一致しているかチェックを行います。
振込で支払う場合は手数料をどちらが負担するのか確認するようにしましょう。
当方負担と書いてある場合は、支払う側が振込手数料を負担します。つまり、請求書を受け取った側が負担します。
そのため、請求された額と手数料を合計した金額が引き落とされます。
一方、先方負担と書いてある場合は請求書を送った側が支払います。先ほどとは逆で、実際に支払う際は請求された金額から振込手数料分の金額を引いて振り込みます。

当方負担：請求された金額 ＋ 振込手数料
先方負担：請求された金額 － 振込手数料

※9-2-4.口座振込みをする場合＞振込手数料の負担をご参照ください。

請求書の送付時の注意事項

請求書などの信書は、メール便で送付してしまうと違法行為になってしまうため、使わないよう注意しましょう。なお、普通郵便で送る分には問題ありません。
また、請求書を送付する際は、ダイレクトメールやそのほかの郵便物との区別が容易につけられるように、封書に「請求書在中」と記載するのが請求書の送り方のマナーです。
封筒が横書き用の場合は右下に、縦書き用の場合は左下に「請求書在中」の記入をします。

インボイス制度について

消費税10％への引き上げに伴い、2023年（令和5年）10月1日よりインボイス制度が導入されることになりました。
通称「インボイス制度」と言われる新しい制度の正式名称は、「適格請求書等保存方式」です。
請求書には決まったフォーマット、というものはありませんが、インボイス制度を適用するには、インボイスの要件を満たしている必要があるので注意しましょう。

電子帳簿保存法について

2022年1月に「電子帳簿保存法」が改正され、PDFによる発行などの「請求書の電子化」が浸透しています。
ただし、請求書の電子保存は各事業者が各々自由なルールで行ってよいわけではありません。
「必ずPDFデータ化して修正されない形で送る」「請求書データのファイル名に送付側の企業名、取引年月日、金額を入れ、内容や保存期間がすぐに分かるようにする」など、あくまで電子帳簿保存法で定められた形式で行う必要があるので注意しましょう。

請求業務の基礎知識をもっと知りたい方はこちら