業務を学ぶ
はじめての経費精算業務
経費精算業務の流れについて解説しています。
経費精算業務とは？
経費精算とは、従業員が業務を行ううえで支払った（立て替えた）費用を精算することです。
社員、経理担当それぞれの立場から、経費精算関連で行う業務は以下のように分かれます。
・従業員：業務で使った費用を申請し、払い戻してもらう
・経理担当：社員から申請された費用について、経費になるか確認、承認・仕訳後、払い戻し手続きを行う。
従業員から、使った費用について申請があった時点では「経費」になるかは判断できません。
経費にあたるかどうかを確認し、経費であると承認されたら払い戻します。
つまり、経費にあたらないと判断された費用は、払い戻しをする必要はありません。
経費精算の流れ
1.従業員が経費申請を行う
従業員が、出張や交通費など、業務でかかった費用で自らが立て替えた分について、会社に経費申請を出します。
経費申請には、いつ・どこで・何に使ったかを証明できるように、領収書が必要です。
経費申請は、「上長の承認を得て申請書類を提出する」「経理担当部署に直接提出する」などの社内ルールに基づき提出します。
経理担当者は全ての社員がスムーズに経費申請を提出できるように、社内ルールの制定と周知徹底が求められます。
考えられる社内ルールには次のようなものがあります。
・20万円以上の費用がかかりそうな場合は、購入前に仮払申請を行う
・立て替えた費用は1ヵ月以内に経費申請を出す など
2.決裁権限者が承認する
決裁権を持つ上長は、社員から提出された申請書類を確認します。
内容に問題がなく、適切な費用として考えられるなら承認し、経理担当へ提出します。
3.経理担当が承認をする
提出された経費申請書類と領収書を経理担当者が確認します。
経理担当者は、
・必要な領収書が全て揃っているか
・証憑に記載の日付・金額と、経費申請書類に記載の日付・金額が合っているか
・合計金額に間違いがないか
・定期代を支給している場合、定期区間内の申請がないか
などをチェックします。
4.会計処理をする
経理担当者が経費申請書類を元に仕訳を行います。
経費申請書類上に記載の用途に応じて、どの勘定科目で処理するかを判断し、仕訳を起票します。
5.従業員に払戻しをする
申請内容の最終承認が終われば、払い戻しです。
払い戻しは次の方法があります。
・現金で払い戻し
・規定日に振込（給与とともに振込む場合もあり）
経費精算業務の基礎知識
経費精算業務に携わるうえで知っておくとよい基礎知識をピックアップしました。
経費精算規定（ルール）作成について
社員の経費精算の公平性などを確保するためにも、社内で経費精算の上限や経費精算の基準など経費精算規定を作成するのが望ましいです。
領収書の取り扱いについて
領収書は、商品・サービスに金銭を支払ったことを証明するための公的な書類となるため、経費精算時に必要とされています。
領収書には、「題・日付・宛名・但し書き・金額・収入印紙・発行者住所氏名」の記載が必要です。
領収書を受け取った際は、これらがきちんと記載されているかを確認しましょう。
※支払金額が5万円以上の場合、収入印紙が必要です。また、クレジットカード払いの場合、収入印紙は不要です。
仮払金の経費精算の流れ
仮払金は、予想される経費の発生を見越して事前に従業員へ渡す現金を指します。
仮払金の支払いを行う場合、通常の経費精算のフローとは別に、仮払経費申請・承認や仮払経費過不足分精算のフローが発生します。
さらに、仮払金の支払い、仮払金の精算、仮払金過不足分の精算で会計処理が必要になりますので、処理に漏れがないように気をつけましょう。
交際費の経費計上の条件と注意点
交際費とは、会社の経営をスムーズにするために行われる、取引先との付き合いや交渉のために支払われる経費のことです。
中小企業の場合、交際費には一定の上限が設けられています。
そのため、一人あたり5,000円以下である飲食代など、交際費にしなくてもよいものは、交際費から除外する必要があります。
飲食代の経費精算申請が提出される場合には、参加人数を記載してもらうなど、一人あたりの金額が算出できるようにしておきましょう。
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