-飲食店向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・事例集
更新日：2024年2月13日
飲食業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
帝国データバンクの人手不足に対する調査において、2023年4月の段階で正社員・非正社員ともに人手不足が非常に深刻で、特に非正社員では飲食店の85.2％で人手不足との実態が報じられました。飲食店においては、パートやアルバイトなどの非正社員が全体の7割以上を占めるという特徴があり、他の業界に比べ人材不足においてはより深刻であると言えます。
参考：人手不足に対する企業の動向調査｜帝国データバンク
また、原材料や輸送費、光熱費の高騰に頭を悩ませている飲食店が大半であり、顧客離れの不安から、仕入の値上がり分を商品価格への上乗せに踏み切れないのが現状です。さらに、コロナ禍を契機に消費者を取り巻く社会環境や生活様式が大きく変化したことによる影響もあります。飲食業界においては、特に衛生面における業務量が増え、今までの業務フローに手数が加わりました。
このように少ない人材、高騰する仕入、新たなルーチンの中で、経営を存続させるための努力を続ける飲食店にとって、生産性向上、特にバックオフィス業務の効率化は避けて通れない課題となっています。
飲食店における請求業務のよくある課題
①紙と電子の請求書の混在だけでなく、多岐に渡るフォーマットで管理が煩雑
仕入れ業者から受領する請求書が多い飲食業界では、受領した請求書の管理にも手間がかかります。請求書の受領方法は仕入先によって異なり、紙の請求書をはじめ、メールに添付された請求書や仕入先のサイトからダウンロードする請求書などもあり、さまざまです。
インボイス制度に移行してからも、適格請求書は記載事項は決まっているものの、レイアウトやデータ・紙などの媒体は事業者の自由です。また、受領した請求書は一定期間の保存が必要なため、管理業務はますます煩雑になります。
②請求書の受取から支払まで手作業が多く、月末月初の業務負荷が大きい
飲食店の月末月初には多くの管理業務があります。棚卸のための食材カウント、給与関連のチェック、売掛金の集計などとともに支払業務も加わります。
支払業務も、月単位での支払いが大半のため一時に集中する上、仕入先に対して支払額、期日を約束していているため、ミスは許されません
人手不足の中で少数の経理要員が他の業務と支払業務を兼務している場合、月末月初は精神的にも負荷が高くなり、かつ、労働時間が増えやすくなります。
③表計算ソフトで請求書作成をしているので手間がかかる・ミスが発生しやすい
飲食業界において、特に請求書発行業務に時間がかかっているという実態もあります。Excelなどを使って請求書業務を手作業する場合、受注データ、出荷データや売掛金データなども合わせて管理する必要があります。
売上データや請求データは単独で存在するのではなく他のデータとつながっているため、どこかでミスをしてしまうと、後続処理にも影響を与えることが大半です。
表計算ソフトを駆使して上手くいくケースもありますが、担当者が変わると同じ処理を引き継ぐのが難しいケースもあるでしょう。
飲食店の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書受領業務や保管業務をなくしたい場合
受領請求書には、依然として紙の請求書も多く、相手先のことを考えるとすべて請求データで受領することは現実的ではありません。そこでBPOサービスが付帯しているシステムを選択すると、導入したシステムに合わせて、業務プロセスの一部分を委託できます。
「マネーフォワード クラウド債務支払のBPOサービス」では、紙の請求書のデータ化・システムへのアップデート代行・請求書明細の下書き入力代行・証憑のファイリングと保管業務の代行などが可能です。支払申請の下書き入力をアウトソースすることにより、会社では内容を確認し、支払業務のみに業務を減らすことができます。
③請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
飲食店向けマネーフォワード クラウド導入事例（無料）
飲食サービス・飲食小売業の企業様向けに、マネーフォワード クラウドの導入事例をピックアップしてまとめている資料です。
飲食業に携わる各企業様が、導入前にどのような課題に直面しており、導入によりどのような改善・効果があったのかを、企業担当者様のインタビューを元にご紹介しています。
中小企業から、IPO準備・中堅~上場企業まで対応している資料です。
飲食店を経営する企業様に参考となる請求書・経費業務の改善事例
請求書作成業務の改善例
一次産業の生産者を支援するdot science株式会社様は、創業当初より知人の経営者からのすすめで「マネーフォワード クラウド会計」と「マネーフォワード クラウド請求書」を導入しました。
創業時のメンバーにバックオフィス経験者がおらず、どう進めるか悩んでいたそうです。さらに発注先も多いため、請求書作成やその管理についても課題を感じていました。
経費精算業務の改善例
創業55年、約130の営業所や店舗を擁する中央フードサービス株式会社様は、ITサービスの積極的活用による生産性向上を進めてきました。
事業区分が多種多様である上、それぞれの業界での商習慣もあって経費精算処理における負荷が大きな課題となっていました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウド債務支払 BPOサービス
請求書の受取から入力までをデジタルとBPOで解決し決算処理を加速！
マネーフォワード クラウド債務支払 BPOサービスでは、システム導入でも残ってしまう経理部の負荷が高い業務を代行いたします。
飲食店が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
見積書 => 納品書 => 請求書 => 領収書といった変換が可能か
請求書発行側では一般に、見積書、納品書、請求書、領収書を順に発行します。同じデータを効率的に利用できる仕組みがないと、似たようなデータを何度も入力することになり、そのたびに転記ミスのリスクにさらされます。よって、元となるデータを利用して、異なる書式に変換できるシステムが理想的です。
また、顧客からの依頼によって、納品は分割して請求書はまとめて発行したり、納品書と請求書を同時に発行したりすることを求められる可能性があります。
このようにさまざまな状況があり、単純な流れの中だけでは済まないのが販売管理業務です。したがって、請求書発行ソフトにはこのような個々の取引を顧客の依頼に応じて束ねたり、分割したりできるシステムが望まれます。
従業員が直観的に使用しやすいUIかどうか
新たなシステムが導入されると、当初は従業員への教育が必要となります。この場合、教える側も教えられる側も直観的に操作できるように設計されたシステムかどうかは大きな問題です。
ユーザーの目に触れる画面表示やアイコンの配置などが担当者の操作に沿っていれば、新たな業務フローであったとしても流れがつかみやすいものです。そして、流れを可視化しておくことで、たとえ処理方法が以前と異なっていたとしても、操作者は安心して業務ができます。
請求書受領のノンコア業務をBPOで代行してもらえるプランがあるか
飲食店の店長や経営者が本来やるべき業務は管理業務です。ところが、人手不足が続く中ではバックオフィス業務まで管理職がせざるを得ない状況にある店舗では管理業務がうまく回っていきません。
管理職がこのような補助的なノンコア業務をする習慣になってしまうと、生産性の低下につながります。また、一人の従業員が現場とバックオフィス業務を兼ねることも同様です。
経営者がコアビジネスに集中する方法として、専門知識を有した業者に外部委託するBPOサービスの利用が挙げられます。システム導入時にノンコア業務を委託できるBPOオプションがあるかどうかは検討したいところです。