-食品メーカー・卸企業向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・事例集
更新日：2024年2月13日
食品業界が抱える課題と業務効率化の必要性
食品メーカーや食品卸など、食品業界に携わる企業は、外部からのさまざまな影響を受けやすい経営環境にあると考えられます。
日本全体での少子高齢化や人口減少により、食品需要の変化にも迅速に対応しなければなりません。
さらに近年は輸入原材料や輸送費の高騰が相次いでおり、それらのコスト増加分を販売価格に反映できないケースも多いため、業界内での利益減少の一因となっています。
財務省が公表する「年次別法人企業統計調査（令和4年度）」によると、食品製造業の売上高が約45.4兆円であるのに対し、営業利益は約0.8兆円であり、営業利益率は約1.9％に留まっています。
全産業での営業利益率が約4.0％であることから、食品業界における利益構造の課題が伺える調査結果といえるでしょう。
参考：年次別法人企業統計調査（令和4年度）｜財務省
そのような業界に身を置く食品メーカーや食品卸にとっては、バックオフィス業務を効率化することによって労働生産性を高め、自社の収益性向上に取り組むことが重要です。
食品業界における請求業務のよくある課題
①仕入れの請求書や販管費の請求書など、多数の請求書が存在する
食品の製造においては、さまざまな原材料の調達が必要であることから、製品の種類に比例して仕入先も増加する傾向にあります。
自社が発行する売上請求書だけでなく、仕入先などが増えることによって受領する請求書も増加するため、請求業務の負担が拡大する原因にもなりかねません。
さらに請求書の形式も紙媒体に加え、近年ではPDFなどの電子データが混在するケースも多いため、請求書の管理・保管に関しても効率的な業務フローの整備が難しくなっています。
②紙・エクセルなどで作成し、郵送するケースもまだまだ多い
長年にわたって日本の「食」を支える食品製造や食品卸、食品流通業に関しては、歴史のある企業が多いことが特徴です。業歴の長い企業では、さまざまな業務フローがすでに体系化されている一方で、かえって新たな取り組みが社内で浸透しにくいケースもあります。
そのような背景から、食品メーカーや食品卸では請求書を紙やエクセルで作成し、取引先に対して郵送しているケースも多いです。
取引先が多いほど、請求書作成や郵送作業の負担も雪だるま式に増えるため、担当者の業務負担増加の原因になってしまいます。
③軽減税率・標準税率の複数税率に対応しないといけない
食品業界特有の悩みですが、現行の消費税法では、標準税率である10％の消費税に加え、飲食料品などを中心に適用される軽減税率8％が存在します。消費税の納税額を正しく計算するためには、標準税率と軽減税率の適切な分類が必要不可欠であり、これを担当者が手作業で行う場合には事務負担の増加につながるでしょう。
1枚の請求書において、軽減税率の対象となる原材料の仕入だけでなく、梱包費や輸送費などの標準税率の対象となる項目が含まれるケースも多いため、請求業務や会計処理でのミスが発生しやすくなります。
食品業界における請求書関連の課題解決策
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
食品業界の請求業務の改善事例
請求書受領・経費精算業務の改善例①
製菓・製パンメーカー向けに食品香料や原材料の製造販売、輸入販売を行う株式会社ナリヅカコーポレーション様では、紙やエクセルを中心に行う経理業務に課題を抱えていました。
各拠点から、紙媒体で経費精算の申請書や請求書を本社へ郵送・一括処理しており、経理業務にタイムラグが発生していました。
請求書受領・経費精算業務の改善例②
株式会社オカフーズ様では、従来から「マネーフォワード クラウド会計」を利用していたものの、経費精算や支払請求書の管理は他のシステムや表計算ソフトを使用していました。
このような社内体制では業務間でのシームレスな連携ができず、経理部の業務負担が増加する一因となっていたそうです。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
食品業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
インボイス制度の要件を満たした請求書の簡単作成
インボイス制度の導入によって、2023年10月1日以降に適格請求書を発行する場合には、自社の登録番号に加え、税率ごとに合計した消費税額を記載しなければなりません。インボイス制度開始後は、適格請求書における消費税の端数処理に関するルールも変更されるため、食品業界に属する企業はより一層正確な請求書の作成が求められます。
したがって請求書ソフトを導入する場合には、インボイス制度で求められる記載要件を満たした請求書を簡単に作成できることが重要です。適格請求書の要件を満たさない場合には、取引先に迷惑をかけてしまうケースも考えられるため、インボイス制度に対応可能なソフトかどうかを必ずチェックしましょう。
取引先・品目の自動入力
毎月の請求書作成業務においては、得意先に対して特定の製品を同じ単価で継続的に販売するケースも多く、これらを請求書作成の都度手入力するのは効率的ではありません。特に食品メーカーや食品卸企業の場合には、継続取引を行う固定客を抱えるケースも多いため、過去に発行した請求書の取引情報をスムーズに呼び出せることが、請求業務の効率化につながります。
また請求書ソフトに取引先や品目などの自動入力機能が備わっていることで、バックオフィスの業務効率化だけでなく、人為的ミスの削減も期待できるでしょう。
郵送やメール送付の効率化
一般的に取引先が増えるほど請求書の枚数も増加するため、手作業によって郵送やメール送信を行う場合には、送付業務の負担やミスの発生リスクが大きくなります。
請求書ソフトの中には、請求書の作成機能だけでなく、作成した請求書の郵便代行やメール送信サービスが設けられているため、面倒な発送作業の負担を軽減することが可能です。また請求書ソフト導入を機に、請求書を紙媒体から電子発行に一本化することで、社内のペーパーレス化が促進され、印刷や郵送などのコスト削減にも役立つでしょう。