-ドラッグストア・薬局向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
ドラッグストア・薬局の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
ドラッグストア業界は現在、価格競争が激化しています。オンライン販売や大手スーパーマーケットとの競争が激しく、価格のみならず、商品の差別化や提供サービスの向上が求められています。また、医薬品においては価格規制が厳しく、マージンの確保が難しい状況です。
一方で、昨今の健康意識の高まりにともない、オーガニック・自然派食品への需要が増加しています。世界規模で見てもオーガニック・自然派食品の需要は増加しており、2020年時点で約1,290億ドルの売上を記録しました。2001年と比較して108億も売上が上昇しています。業界が需要の増加に対応するためには、商品ラインナップの充実や取り扱い商品の質の向上が必要です。
出典：農林水産省「有機食品市場 世界の状況」
顧客のオンラインショッピングの増加も課題の1つです。医薬品や日用品など一部の商品はオンラインでの購入が容易であることから、実店舗の来客が減少することが懸念されています。また在庫管理や販売データの分析において、ITシステムの活用も求められています。
ドラッグストアがこれらの課題に対応するためには、戦略的な商品選定やオムニチャネルの展開、情報システムの導入が必要です。システムの導入においては、環境の変化に柔軟な対応をとれる人材の確保も必要となります。
ドラッグストア・薬局における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】多様な商品サプライヤーからの請求書の管理
ドラッグストアや薬局では、医薬品や健康食品、美容製品など、さまざまなカテゴリの商品を扱っています。
各商品サプライヤーからの請求書は、取引条件や価格設定が異なるため、これらの請求書を一元管理し、社内での承認手続きを経て振込み処理が完了するまでには、まとまった日数を要するケースも多いでしょう。
【発行】レセプト業務の煩雑さ
調剤薬局などでは、処方箋に基づく薬剤費の保険請求を行わなければなりません。保険者に対して保険請求をするための明細書を「レセプト」といい、調剤事務においてレセプト作成業務は大きなウエイトを占めます。
患者数に比例して作業量が増加するうえ、保険種別や薬剤の種類を正確に反映しなければならず、入力ミスが頻発しやすい業務といえるでしょう。
【発行】さまざまな顧客への請求書発行
ドラッグストアや薬局では、一般消費者に対する商品販売だけでなく、医療機関や介護施設などへの販売も行っています。
これらの顧客層が拡大するにつれて、請求書の発行枚数が増加するだけでなく、取引先ごとの入金管理も正確に行う必要があるため、経理担当者の業務負荷が増加する要因となるでしょう。
【発行】オンライン販売との連携
近年、オンラインでの医薬品や健康関連商品の販売が増加しており、オンライン注文に応じた請求書の発行と、デジタル決済システムとの連携が求められます。
特にオンライン注文のキャンセルがあった場合や、返品に伴う請求書の修正・再発行業務が煩雑になりやすく、請求書発行業務の負荷増加につながりやすくなります。
ドラッグストア・薬局の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
ドラッグストア・薬局の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善例
放射線治療や薬物療法を中心に、切らずに治す「低侵襲がん医療」に特化した医療法人社団神戸低侵襲がん医療センター様は、紙媒体で受領する請求書の支払いをエクセルで管理していました。
また、仕訳入力も手作業で行っており、非効率な業務体制に課題を感じていました。
請求書作成業務の改善例①
株式会社ワーク・ライフバランス様では、請求書の発行は会計事務所に依頼していたため、送付したデータに間違いがあると修正してもらい再発行する手間が発生したり、取引先を待たせてしまったりと問題点がありました。
さらに月末には、税理士と当社各部門の責任者6名が集まって、紙で出力した請求書を確認する作業もありました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
ドラッグストア・薬局の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
ドラッグストアや薬局が請求書受領ソフトを導入する場合には、取引先から受け取る請求書の一元管理や、振込みまでの工数削減が可能かどうか検討しましょう。
医薬品や健康食品、美容製品など、多様な商品サプライヤーからの請求書を効率的に処理するためには、請求書のデジタル化と一元管理が重要です。紙の請求書をデジタル化し、一括して管理する機能があれば、請求書の形式にかかわらず、一貫してオンライン上で業務遂行が可能となります。
オンライン完結することで、請求書管理や承認プロセスの迅速化、振込み処理までの時間短縮が可能となるだけでなく、手入力に伴うミスの発生リスクを減少させ、バックオフィス業務の効率化を期待できます。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
ドラッグストアや薬局が請求書発行ソフトを導入する場合には、請求書作成の自動化や他システムとの連携が可能かどうか確認しましょう。特にドラッグストアや薬局では、レセプト業務に加え、医療機関や介護施設などのさまざまな顧客層への請求書発行が必要となります。
そのため取引先や品目登録によって、顧客ごとの契約条件や料金プランに基づいた請求書の自動生成機能や、顧客ごとの入金管理が可能なサービスを選択することが重要です。
さらにオンライン販売との連携機能を備えることで、電子決済システムとのシームレスなデータ連携が可能となり、オンラインでの注文変更やキャンセルに伴う請求書の迅速な修正や再発行を実現できます。