-教育業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
教育業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
教育業界は現在、さまざまな変化が進んでいます。その中で、特に注目すべきはデジタル技術の進歩や遠隔学習の普及です。これにより、教育機関は新しい教育手法に柔軟に適応する必要があります。総務省の2020年の調査によると、遠隔・オンライン教育を受けた大学生の割合は半数を超えています。
出典：総務省「データで見る遠隔・オンライン教育の状況」
また、学生の多様性への対応も課題となっています。異なる学習スタイルやニーズに対応するためには、個別のサポートやカスタマイズが必要で、これには追加のリソースと時間が必要です。
教育機関が膨大なデータを管理し、適切な分析を行うためには、業務の効率化が欠かせません。教育機関では、生徒の進捗データや教育効果を把握し、それに基づいて教育プログラムの改善を行うことが求められています。しかしながら、これらの業務は手作業での処理が主体であることが多く、労力と時間がかかります。
業務効率化の方法としては、テクノロジーの導入やデジタルツールの活用、データ駆動の意思決定の促進などが挙げられます。これらの方法によって、より効果的で効率的な教育の提供が可能になれば、教育機関は変化する環境に柔軟な対応がとれるようになるでしょう。
教育業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】請求書受領後の管理が難しい
教育業界においては教育内容により、教材費、施設使用費から水道光熱費等、数多くの請求書を受領します。しかし、請求書受領後の業務フローが統一されていなかったり、処理の属人化が問題視されたりすることがあります。
さらに、インボイス制度対応や源泉税などの処理がある場合には、受領した個々の請求書の管理が複雑になります。
【受領】支払に関するリスクがある
教育業界において受け取った請求書の管理が十分でない場合、支払遅延のリスクが生じます。また、支払締日を設けても申請や承認が遅延し、その都度個別に支払処理を実施すると、作業時間が増えてしまいます。
請求書の受領から支払処理までの業務フローは極力例外がないことが望ましいと言えるでしょう。
【発行】種々の請求対象への対応が必要
教育産業において、メインとなる請求は生徒に対する授業料や教材費の請求が一般的ですが、別途施設使用費や講師などに対する研修費の請求などもあります。その場合、請求サイクルや請求パターンが他と異なることがあります。
そのため、請求書発行処理を効率化するためには、請求書の種類や内容を整理し、パターン分けをしてシンプルな流れにすることが重要です。
【発行】ユーザーごとに割引や返金などへの対応が必要
教育産業においては、生徒の退会や休学に対して未受講分の授業料などの返金が発生することがあります。このためには、発行した請求書や入金情報を参考に、返金ルールに従って処理することになります。
このように、請求書発行に伴った支払処理の発生もありますので、発行した請求書については発行日なども含め一元的な管理が必要です。
教育業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
教育業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善事例①
ランサーズ株式会社様では、紙ベースの承認申請によるミスリスクと修正作業が増加してしまっていた・リモート勤務に対応できない紙ベースの申請・承認フローがあったという課題がありました。
現在では、紙ベースでの業務から脱却し、業務効率化とペーパーレス化により、業務時間の30％以上を削減に成功されています。
請求書受領業務の改善事例②
株式会社スクー様では、他のクラウド請求書作成サービスを利用していましたが、そのサービスの利用料金の値上げが決まり、さらに請求書の発行枚数の料金テーブルが当社の発行枚数とマッチしておらず、他社への移行を検討し始めました。
価格、発行上限枚数、機能面と多角的に比較した結果、「マネーフォワード クラウド請求書」を選ばれています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
教育業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
紙、FAX、指定サイトでのダウンロード等、請求書の受領形態が多様化しつつあります。教育業界において、様式の異なる請求書を受け取ったとしても、請求書の入力方法を標準化することで、誤入力を防止することができます。請求書の様式にこだわらず、入力項目、入力順序などのルールを設けることもリスク回避策として有効です。
さらにこれらの入力ルールを設けた上で、紙やFAXの請求書のデータ化やシステムへのアップデートを代行するサービスが利用できると、社内においては入力されたデータをチェックすることから着手できます。請求書を受領し、支払処理を行う場合に重要なことは入力ではなく、データの正確性です。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
塾などの教育現場においては、請求先の変わりやすさが挙げられます。社内研修などであれば固定的な請求先が決まっていることもありますが、生徒は年度ごとに入れ替わるため請求先の管理を徹底する必要があります。
請求漏れや誤請求を防止するためには、個別の請求先のメンテナンスだけでなく、請求書ソフトにCSVアップロードによる請求先登録機能があると効率的です。
さらに、通常月には請求書の自動作成機能が使えると、発行漏れ防止に効果を発揮するとともに、属人化を防ぐこともできます。