-新聞業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
新聞業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
新聞業界は急速に変化しており、これにはデジタルメディアの普及、広告収益の変動、読者の嗜好の変化、競争の激化などが影響しています。デジタルメディアの進化により、オンラインニュースの普及が進んでおり、これに合わせて新聞もデジタルプラットフォームでの情報提供が求められています。
出典：日本新聞協会「デジタル特別委員会を設置 新聞協会」
広告収益の変動に対応するためには、新たな広告モデルやデジタル広告の戦略が必要です。読者の嗜好が変化している中、速報性や情報の深堀りが求められ、競争が激化しています。
デジタル時代において、新聞業界が競争力を維持し、読者に適した情報を提供するためには、業務効率の向上が不可欠です。具体的には、迅速な情報提供を可能にする効率的な情報収集・制作プロセス、デジタルメディアへの適応、読者エンゲージメントの向上、新たな収益モデルの構築が含まれます。デジタル時代において、柔軟性と効果的なテクノロジーの活用が求められ、これらの要素が新聞業界の未来を切り拓く鍵となるでしょう。
新聞業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】印刷・配送業者からの請求書処理
新聞業界では、日々の新聞印刷や配送に関わる多数の業者と取引を行うため、経理担当者は取引先から受領するさまざまな請求書を正確に処理しなければなりません。
特に新聞業界においては、印刷部数や配送地域に応じて請求内容も異なるため、社内での請求書の精査と承認プロセスが複雑になりやすく、バックオフィス業務の負荷を圧迫させる要因となります。
【発行】多種多様な広告収入や購読プランによる複雑化
新聞業界では、新聞広告による収益も大きな収入源として挙げられます。
新聞社は多くの広告主と取引を行っており、広告のサイズや掲載期間、特別料金などに基づいた正確な請求処理が必要となります。特に大規模キャンペーンの場合は取引数も増えるため、請求書の発行も複雑化しやすくなるでしょう。
また近年では、購読プランの多様性や特典付きのプロモーションなどを行うケースも多く、請求業務もより一層煩雑になりかねません。
【発行】電子版購読に関する請求プロセスへの対応
デジタル化の発展に伴い、新聞業界でも紙媒体から電子化の流れが加速しています。
新聞社の多くは電子版購読サービスの提供を開始しており、それによって顧客に対する請求手続きも多様化しています。
特に電子版購読サービスの開始によって、従来は紙ベースで請求書を発行していた新聞社でも、電子請求書へ切り替えるなどの対応が求められており、購読プランに応じた請求プロセスの整備が必要不可欠といえるでしょう。
新聞業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
新聞業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善例
株式会社ガイアドリーム様では、取引先からメールや郵送、FAXなどのさまざまな形式で請求書を受け取るため、電子帳簿保存法への対応に悩んでいました。
元々導入していたストレージサービスにはOCR機能がなかったため、スキャンした請求書については、取引先や金額などの情報を手入力しなければならず、非効率な業務体制に陥っていたそうです。
請求書受領・経費精算業務の改善例
老舗百貨店である株式会社藤井大丸様では、バックオフィスの自社開発システムではテレワークができないことや、財務諸表の作成に労力や時間がかかっている点が課題の1つでした。
請求書・経費関連では「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
新聞業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
新聞業界に属する企業が請求書受領ソフトを導入する場合には、取引先から受領する請求書の読み取り機能や、会計ソフトとの連携機能を有するサービスを選択し、社内のバックオフィス業務の効率化に取り組むことが重要です。
印刷・配送業者からの請求書を自動的にスキャンし、請求データを抽出して一元管理する機能を活用すれば、印刷部数や配送地域に応じた請求内容の精査と承認プロセスを効率化でき、経理担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
また会計ソフトとの連携機能を有するソフトを導入することで、エリアごとの販売部数やコストを把握でき、地域における利益状況をリアルタイムで捕捉するなど、経営判断を行う際にも効果的です。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
新聞業界に属する企業が請求書発行のためにソフトを導入する場合には、多種多様な請求内容にも対応可能なサービスを選択しましょう。
新聞社によっては、さまざまな事業者からの広告収入や購読オプションに基づいた請求書の発行が必要となるため、顧客ごとにカスタマイズされた請求書の発行が求められるケースも少なくありません。
また電子版購読に対応したサービスを展開する場合には、請求書のデータ発行を希望する読者も多いため、PDFなどによる一括発送機能のある請求書ソフトを導入することで、発送業務を自動化することが可能です。
請求書ソフト導入を機にペーパーレス化へ移行できれば、印刷コストや発送工数の削減にも役立つでしょう。