-生保・損保業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年2月13日
生保・損保業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
生命保険業界では、デジタル化が進み、オンライン販売やデジタルサービスが拡大しています。顧客体験の向上やデータ分析・人工知能の利用が進み、持続可能性への取り組みも強化されています。
出典：オリックス株式会社「技術が変える保険業界の未来 - MOVE ON!」
生命保険業界の課題は、デジタル技術の進展による市場の変化に対応することです。顧客はよりデジタル化されたサービスを求め、保険商品の選定から契約までをスムーズに行いたいと考えています。
また、顧客とのコミュニケーションの向上と顧客ニーズの変化に素早く対応することも課題として挙げられます。顧客が抱えるリスクやニーズは多岐にわたり、これらを的確に理解し、適切な保険商品やサービスを提供することが求められています。
上記の課題に迅速かつ効果的に対処するため、同業界では業務の効率化が重視されています。デジタル化による業務プロセスの改善や顧客向けのデジタルサービスの提供は、保険契約の簡素化と効率的な契約処理を実現します。また、顧客との円滑なコミュニケーションを実現するためには、CRM（顧客関係管理）システムの導入や、オンラインプラットフォームを活用した顧客サービスの充実が必要です。
生保・損保業界における請求書受領業務のよくある課題
属人化しやすい
生保・損保業界では、メイン業務である「保険金」請求以外にも、一般の購買においてさまざまな請求書を受け取ります。
保険関連の請求書と一般の経費請求書は、異なるプロセスや規則に基づき、それぞれの種類や形式に対し処理の一貫性が求められます。メイン業務において担当者の属人化が見られる場合、一般の購買活動においても属人化が見られることがあります。
業務フローの適正化が求められる
生保・損保業界のバックオフィスにおいて、一般的な経費についての請求書を処理する際、各部門から申請という形式で請求書が回付されます。
その際、申請部門で申請をまとめがちになり、締め処理直前になって承認待ちが増えることがあります。この理由としては、承認の段階ごとに決裁権限が異なるような複雑な承認フローや、承認基準の不透明化も考えられ、業務フローの適正化が課題となっているケースがあります。
生保・損保業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書受領業務や保管業務をなくしたい場合
受領請求書には、依然として紙の請求書も多く、相手先のことを考えるとすべて請求データで受領することは現実的ではありません。そこでBPOサービスが付帯しているシステムを選択すると、導入したシステムに合わせて、業務プロセスの一部分を委託できます。
「マネーフォワード クラウド債務支払のBPOサービス」では、紙の請求書のデータ化・システムへのアップデート代行・請求書明細の下書き入力代行・証憑のファイリングと保管業務の代行などが可能です。支払申請の下書き入力をアウトソースすることにより、会社では内容を確認し、支払業務のみに業務を減らすことができます。
③請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
生保・損保業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領・経費精算業務の改善例
老舗百貨店である株式会社藤井大丸様では、バックオフィスの自社開発システムではテレワークができないことや、財務諸表の作成に労力や時間がかかっている点が課題の1つでした。
請求書・経費関連では「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
請求書受領業務の改善例
株式会社ガイアドリーム様では、取引先からメールや郵送、FAXなどのさまざまな形式で請求書を受け取るため、電子帳簿保存法への対応に悩んでいました。
元々導入していたストレージサービスにはOCR機能がなかったため、スキャンした請求書については、取引先や金額などの情報を手入力しなければならず、非効率な業務体制に陥っていたそうです。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウド債務支払 BPOサービス
請求書の受取から入力までをデジタルとBPOで解決し決算処理を加速！
マネーフォワード クラウド債務支払 BPOサービスでは、システム導入でも残ってしまう経理部の負荷が高い業務を代行いたします。
生保・損保業界の企業様が
請求書受領に関するソフトを導入する際のチェックポイント
保険会社において、一般の経費等に係る債務管理を強化するためには、処理のブラックボックス化や属人化の排除が重要です。紙の請求書は早期のデータ化や、承認フローの見直しによる手順短縮などが求められます。そのためには、AIやRPAなどの技術を活用し、支払処理までの自動化を支援する債務管理システムがよいでしょう。
また、入力の自動化や外部入力サービス付帯の債務管理システムを選択すると、無駄な作業や手間を省いて、業務の効率化を促進することができます。債務管理システムで支払処理の手前まで確実に実行できることがわかれば、それ以降の処理について、代行会社を利用して進める選択肢も出てくるでしょう。