領収書とはどのような書類？

領収書は金銭または有価証券の受取書を指し、商品を購入したり、サービスを受けたりした際に「対価（金銭）を支払った」ことを証明するための書類です。飲食店での飲食代、百貨店での商品購入代、公共交通機関の運賃などを支払った際に発行されます。

領収書と表記されていなくても、金銭の授受が完了した事実を証明するものであれば「レシート」「請求書」「納品書」なども領収書として扱えるケースもあります。

領収書が必要になるタイミングは確定申告時で、法人の場合は申告後7年間、個人事業主の場合は白色なら5年間、青色なら7年間の保管義務があります。
また、領収書を作成する際には書式に具体的な決まりはなく、どんなテンプレートを使っても問題ありません。

ただし作成時には「宛名」「日付」「金額」「但し書き」「発行元」を記載しなければならない点に注意が必要です。

領収書と大きく関係してくるのが収入印紙ですが、5万円未満は非課税、5万円以上100万円以下は200円からと印紙税がかるので、該当する場合は忘れずに貼り付けましょう。

領収書は紙とデジタルのどちらで発行しても構いません。デジタルの領収書の場合は一般的にフォーマットをPDF形式とすることが多く、紙の場合は内容がハッキリとわかるよう印刷する必要があります。

領収書についての詳しい内容は下記記事に記載されていますので、ぜひ参考としてご覧ください。

領収書とは？領収証・レシートとの違いや書き方を解説！

領収書に記載が必要な事項

税法で定められた事項を記載しなければ「領収書」とみなすことができないため、作成時には注意が必要です。領収書に記載が必要な事項は以下のとおりです。

• 日付
• 宛名
• 但し書き
• 金額
• 発行者の住所氏名
• 売上金額
• 収入印紙

ひとつずつ見ていきましょう。

日付

まず日付に関してはお客様や消費者からお金を受け取った日時を間違いなく記す必要があります。月と日だけではなく、西暦や和暦からしっかりと記載するようにしましょう。

宛名

宛名は基本的に苗字もしくは会社名＋様と書くのが好ましいですが、お客様から「上様」と指定された場合はその形式で記載しても構いません。

ただし、上様と記載されていても領収書として効力を失うことはありませんが、宛名が書いていない領収書に関しては税法上無効となってしまいますので、必ず埋めるようにしましょう。

但し書き

但し書きは提供した商品やサービスによって記載を変える必要があります。

例えば、レストランで飲食代を支払ってもらったら「飲食代として」と書き、百貨店で買い物をして商品の代金を支払ってもらったら「商品代として」と記載します。

取引した内容により臨機応変に変更するようにしてください。

金額

金額は消費税を入れたものを記載し、必要に応じて「,」や「円」「¥」マークを使用します。また、内訳欄も作成し税抜金額と消費税額に分けて記載します。

発行者

発行者の住所氏名はサービスを提供した店舗や企業名、住所、電話番号などの連絡先を記載します。

収入印紙

最後に収入印紙ですが、こちらは5万円以下のサービスの際に作成した領収書では不要ですが、5万円以上で最低200円、最大200,000円の収入印紙を貼らなくてはなりません。サービスの金額に応じて、正しい金額で対応しましょう。

領収書作成時に定められた書式はありませんが、印刷するにしてもデジタルで作成するにしても、必要最低限の記載事項と書き方をマスターしておくと簡単に作成できます。

エクセルで領収書を作る際に気をつけること

紙ベースや手書きで作成した領収書に比べて、エクセルでは短時間で作成できる上、誰もが読みやすい活字で印刷されるため、非常に効率的かつトラブルが起こりづらいです。しかし、手書き時に比べてより注意しなければならない点が、領収書に必要な事項を漏れなく記載できているかという点です。

ご紹介したように領収書には、日付・宛名・但し書き・金額・発行者の住所氏名・収入印紙を記載しなければならず、これらが記載されていなければ領収書としての効力はありません。エクセルに限らず、どんな形式・書式の領収書であってもこれだけは必ず遵守するようにしてください。

また、見やすく保管もしやすいよう、エクセルを印刷する際はA4サイズが好ましいとされています。

まずはページレイアウトでa4サイズに指定し、必要事項を記載していきますが、この時に全て同じ大きさの文字サイズに設定してしまうと非常に見づらくなってしまいます。

誰が見てもわかるように「領収書（タイトル）」は一番大きくして、宛名や金額は目立つよう太字にするなどの工夫が必要です。

さらに、エクセルの特性を生かして関数を記載しておくと、より記入が楽になるでしょう。一度数式を入力しておくと、内容や金額を変えるだけで消費税額や合計金額などを自動的に、正確に計算できます。

この時に注意したいのが数式を間違いなく確実に入力すること、そして数式が崩れていないか逐一確認することです。

数式が崩れてしまうと、当然全体の金額も変わるので、便利な機能だからこそミスなく設定しておく必要があります。

エクセルのテンプレートや領収書の作成方法はインターネット上に多く掲載されており、ダウンロードが可能なものもあります。初めてエクセルで領収書を作成するのであれば、使いやすいものをダウンロードしてそこから事業内容やサービス提供内容に合わせてアレンジしても良いでしょう。