請求書とはどのような書類？

請求書とは、商品やサービスなどの対価の支払いを請求する際に発行する書類です。請求書の書式には決まりはなく、後述する項目を含んでいれば、どのテンプレートを使っても問題ありません。 請求書を発行するタイミングや送付方法も様々です。 月に1回だけの取引の場合には、取引が発生したら即日に請求書を発行しても問題ありません。月に何度も取引が発生する場合には、月末に1ヶ月分の取引額をまとめて請求するのが一般的です。 請求書は印刷して郵送しても良いですし、PDFファイルをメールなどで送付しても問題ありません。 請求書について、詳しくは下記の記事を参考にしてください。 請求書の書き方パーフェクトガイド

請求書への記載事項

請求書を作成する場合には主に下記のような項目を記載します。

• 交付先の事業者名
• 請求する側の会社名または個人名
• 請求日と支払い期日
• 振込先の口座情報率
• 取引内容と税率

それぞれどのような項目か、簡単に見ていきましょう。

交付先の事業者名

請求書には必ず、請求書の交付を受ける事業者名を記載します。宛先が法人の場合も、個人の場合もあります。

請求する側の会社名または個人名

請求書には請求する側の会社名または個人名を書かなければいけません。 誰から請求書が届いたのかわからなくなることを防ぐためです。請求書には、請求する側の住所や電話番号も記載した方が親切でしょう。

請求日と支払い期日

請求書には、請求日と支払い期日も記載します。 いつ発行した請求書なのか、いつまでに支払わないといけない請求書なのかわかるようにしなければいつまで経っても支払ってもらえない場合があるので気をつけましょう。

振込先の口座情報

請求書には振込先の口座情報も記載すべきです。口座情報が無い場合、請求書を受け取った会社が請求金額を振り込めないからです。 振込先の口座情報を記載する場合には、振込手数料はお客様負担でお願いする旨も記載した方が良いでしょう。銀行振込をする場合には、振込手数料がかかるケースが多いです。振込手数料をお客様負担でお願いしたい旨を記載しておかないと、手数料を引かれて振り込まれるケースがあるため気をつけましょう。

取引内容と税率

請求書には、取引内容と税率を記載しなければいけません。どんな商品を納めたのか、どんなサービスを利用したのかをわかるようにして、それぞれの税率も記載した方が親切です。 特に食品などの販売を行っている会社では、軽減税率が適用される場合があるため商品ごとで税率を記載した方が良いでしょう。

適格請求書（インボイス）に記載が必要な事項

2023年10月1日から導入される適格請求書等保存方式（インボイス制度）によって、課税事業者が仕入税額控除を受ける場合は、制度に対応した適格請求書（インボイス）の交付・保存が求められるようになります。 インボイスとは、具体的に下記の要件を満たした請求書のことを指します。

1. 適格請求書発行事業者の、氏名または名称および登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）
4. 税率ごとに合計した対価の額および適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

インボイス制度について、詳しくは下記の記事で解説しています。 インボイス制度とは？2023年導入までに消費税免税事業者がとるべき対応をわかりやすく解説

エクセルで請求書を作る際に気をつけること

エクセルテンプレートを使って請求書を作成・印刷する場合、下記のような点に気をつけるようにしましょう。

• 宛先を間違えていないか
• 数式があっているかどうか
• 印刷した場合に見切れていないか
• 必要事項がきちんと入力されているか

それぞれ簡単に説明します。

宛先を間違えていないか

請求書を発行する場合、エクセルのテンプレートを使い回すケースがよくあります。その場合、宛先を間違って違う取引先名で発行してしまうことも考えられます。宛先の間違いに気づかず請求書を発行してしまうと、問題になりかねません。 テンプレートを使い回す場合は、宛先を入力していないテンプレートをベースに作成するようにしましょう。

数式があっているかどうか

エクセルを使って請求書を作成する場合、数式を使って表計算することになります。しかし、数式が間違えていたり消えていたりすると合計金額の計算を間違えることになります。 エクセルで請求書を作成する場合は、電卓で計算も行い、金額間違いがないように気をつけましょう。

印刷した場合に見切れていないか

請求書を印刷する場合、印刷の選択範囲を間違えてしまうと本来印刷しないといけない内容が印刷されず見切れてしまう場合があります。このようなことが無いように、印刷した後は見切れている箇所がないかしっかり確認するようにしましょう。

必要事項がきちんと入力されているか

請求書を作成する際に、必要事項が抜けていることもよくあります。請求内容の記載忘れや、税率表示が抜けているケースなどもよく見かけます。気づかずに送付してしまうと、取引先にも手間をかけてしまうので、請求書を作成・送付する際は十分に気をつけましょう。