固定資産管理システムを選ぶ上で「履歴管理」機能はなぜ重要？

固定資産管理システムにおける履歴管理機能とは、取得履歴や異動履歴、除売却履歴等を管理し、その情報をいつでも参照できる機能を言います。

企業が所有する固定資産については、少なくとも1年以上の管理が必要です。履歴情報を利用すれば、各資産の状況を把握できるだけでなく、資産の効率的な利用やリスク管理につながるでしょう。

さらに、履歴管理により会計監査等に適切な証跡を提示できるため、コンプライアンス対応においても重要な役割を果たします。

マネーフォワード クラウド固定資産の「ログ」機能

マネーフォワード クラウド固定資産には、履歴管理機能として「ログ機能」が搭載されています。監査用ログ画面において、次の記録が確認できます。

・誰が
・いつ
・どの固定資産に対して
・どんな操作を行ったか

ログを確認できるのは監査者だけでなく、システム管理者・経理担当者・総務担当者も閲覧可能です。履歴情報は、ユーザー・資産名・資産コードで絞り込むことができ、ログの保持期間にも制限がないためすべてのログが参照できます。

参考：「ログ」画面の使い方｜マネーフォワード クラウド固定資産サポート

マネーフォワード クラウド固定資産で「異動履歴」も確認

固定資産の管理上、異動履歴の管理は業務、会計・税務等に大きな影響を与えます。
例えば、償却資産税の申告先は市区町村ごとに異なるため、利用箇所に変更等があればシステム上も移動させることが必要です。また、固定資産減損は会社の評価そのものにも影響するため、実施した経緯が必要となります。

マネーフォワード クラウド固定資産では、異動履歴として次の7つの操作が可能です。

・事業供用開始登録
・移動
・除却
・売却
・減損
・分割
・資産種類訂正

参考：固定資産の異動・異動の取り消し｜マネーフォワード クラウド固定資産サポート

マネーフォワード クラウド固定資産は「監査」権限を割り当て可能

マネーフォワード クラウド固定資産には、ユーザーに割り当て可能な権限として、システム管理者、経理担当者、総務担当者、一般利用者、監査の5種類があります。

各権限について行える操作が次のように割り当てられています。

・◎：入力・編集・削除が可能
・〇：入力・編集が可能
・△：閲覧が可能
・×：使用不可

それぞれの権限について、会社の状況に合わせることも可能です。

参考：ユーザーの権限（ロール）には、どのようなものがありますか？｜マネーフォワード クラウド固定資産サポート

そもそも固定資産管理システムとは？導入するメリット

企業において固定資産とは、単なる物理的な存在ではなく、事業継続に不可欠な存在として「長期的に」保有される資産であると言えるでしょう。

それぞれの固定資産は、取得後、耐用年数に応じて減価償却費として費用配分され、処分されるという管理上のライフサイクルを持っています。このライフサイクルにおいて現物資産の維持管理を行い、かつ、会計や税務と連動させ、監査に応えるためには時間も労力も必要です。

そこで固定資産管理システムにおいて情報を「一元化」しておくことにより、事業における個々の業務、財務、税務、内部統制等の際に必要な情報をいつでも取り出すことが可能となります。

したがって固定資産管理システムの導入においては、さまざまな固定資産がもつ情報を一元化・集約化できることが最大のメリットであると言えるでしょう。その意味で、固定資産管理システムは保有する固定資産の価値を最大化するために必要なツールとも言えます。