多店舗展開企業の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月28日
多店舗展開企業における経費精算業務のよくある課題
店舗間における精算ルールの統一性欠如
多店舗展開企業では、店舗ごとに経費の使用基準が設けられる場合があります。しかし、企業全体での経費精算ルールの統一性が欠けることで、同じ経費でも店舗によって承認基準が異なるケースも発生しかねません。
このようなルールの不一致は、従業員が経費精算を行う際の混乱を招き、申請ミスの発生につながる場合も多いです。また経理部門も、経費申請を効率的に処理することが困難になるため、業務遅延が生じやすくなるでしょう。
領収書の紛失リスク
多店舗展開企業の場合、地方店舗のスタッフは、本社オフィスや他店舗との打ち合わせのために外出する機会が多くなります。
外出に伴い、交通費や宿泊費などの経費が発生し、領収書の枚数も増加します。しかし、業務の忙しさから領収書の紛失やもらい忘れが生じやすく、経費申請の際に必要な証憑が揃わないケースも少なくありません。それによって経費精算の精度は低下し、経理担当者による確認作業の増加も招きやすくなるでしょう。
紙ベースによる経費精算プロセスの遅れ
多店舗展開企業では、経理部門が本社に集中している場合も多いため、地方店舗の場合には、経費申請から承認までのプロセスに時間がかかることがあります。
特に紙ベースでの運用の場合、地方店舗から本社へ領収書や申請書を郵送しなければならず、経費精算業務の大幅な遅延を引き起こすこととなります。また本社の経理部門もまとめて各店舗の経費精算業務にあたるため、特定の期間における業務負荷が大幅に増加することも多いです。
多店舗展開企業が経費精算システムを比較する際のポイント
経費精算ルールの統一と明確化
多店舗展開企業が経費精算システムを導入する場合には、企業全体で経費精算ルールを統一できるかどうか検証することをおすすめします。まずは全店舗が共通で適用可能な経費精算ルールを策定し、これをシステム上で的確に反映できるよう、カスタマイズ性の高いシステムを選びましょう。
明確なルールを統一適用することで、従業員が経費精算を行う際の混乱を防ぎ、経理部門の負担軽減と精算プロセスの効率化を図ることができます。
デジタル化による領収書管理の効率化
領収書の紛失リスクを軽減するには、証憑を入手してから精算するまでの日数を削減することが重要であり、経費精算システムによるデジタル化が効果的です。従業員が外出先でスマートフォンなどを用いて領収書をシステムにアップロードし、経費申請できる機能があれば、紛失リスクも軽減できます。
またデジタル化を通じて領収書の管理負担が軽減されるとともに、精算手続きが迅速化されるため、経理担当者の負担軽減にも有効です。
経費精算のリアルタイム化
多店舗展開企業においては、地方店舗と本社間でのコミュニケーションの遅れが経費精算の遅延を引き起こす一因となります。そのため経費精算システムを導入する場合には、当事者間で申請データを共有し、承認までのプロセスをオンライン上で完結できる機能が必要です。
また本社とのコミュニケーションもオンラインで行うことで、経費精算に関する情報をリアルタイムで共有でき、業務全体のスピードアップと透明性の向上が図れます。
多店舗展開企業の参考となる経費精算業務の改善事例
生活協同組合コープさっぽろ様の事例
導入を決めた当初は、紙での経費申請をなくすことに反対意見もありました。そこで、まずはシステム部と広報部で先行利用して社内での成功事例を作り、実効性の検証をしたうえで段階的に導入を進めていきました。
導入時のマネーフォワード社の支援はとても手厚かったです。正直、支援がなかったら安定したリリースはできなかったかもしれません。
詳しくはこちら
ミス・パリ・グループ様の事例
マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。
多店舗展開企業に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
多店舗展開企業がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
多店舗展開を行っている企業は、その規模と運営の複雑さから、独自の課題に直面しています。多店舗展開を行っている企業は、異なる地域や市場での運営に伴う統一されたブランドイメージの維持、効率的な在庫管理、各店舗間での情報共有の最適化、さらには地域ごとの消費者ニーズへの対応など、多岐にわたる問題を解決する必要があります。
また、企業全体でのコスト管理と効率化は、競争が激しい市場において持続可能な成長を達成するために不可欠です。
経費精算システムやその他のデジタルツールの導入は、多店舗を持つ企業にとって大きなメリットとなります。デジタルツールは経費報告のプロセスを自動化し、標準化することで、各店舗や部門間での経費処理の効率を大幅に向上させます。
経費処理の効率を大幅に向上できれば、従業員が経費報告に費やす時間を減らすことで、より生産的な業務に集中できるようになるでしょう。従業員が生産的な業務に集中できる環境は、作業中の安全にもつながります。
全国的に小売業の労働災害が増加しており、転倒や無理な動作、墜落・転落、切れ・こすれといった災害が多く発生しています。特に転倒と無理な動作の割合は高く、全体の5割近くを占めています。（2017年時点）
出典：厚生労働省「多店舗展開している小売業」
また、デジタル化された経費データの分析を通じて、企業全体の支出パターンを理解し、不要なコストを削減する機会を見つけ出すことができます。