レジャー業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年3月26日
レジャー業界における経費精算業務のよくある課題
サービスの多様化にともなう経費処理の煩雑化
旅行者のニーズの多様化やテクノロジーの進化などの影響により、レジャー産業の提供するサービスも多様化しています。スポーツ観戦などでも、オンライン配信や観戦体験の付加価値向上などの新たな形態も見受けられます。
このような新たなサービスを生み出すためには、旅費交通費、広告宣伝費、接待交際費などの費用も増えるため、経費処理が煩雑になることがあります。
経費の集計値をすぐに確認できない
レジャー産業において新たなサービスを提供する場合、投資に対する回収可能性が重要になります。新たなサービスを推進する際には、事前調査や計画をしているものの、実際にはどの程度経費を使っているか、月次決算の結果を待たずに確認したいものです。結果が早期にわかれば軌道修正も早期に可能でしょう。
新たなサービスの認知度を上げ需要を十分に確保するために、できればリアルタイムで経費の状況を確認したいものです。
一気通貫したシステムではない
レジャー産業においては、スマホのアプリケーションやウェブサイトを活用した予約システムや観光情報の提供が進んでいます。これらの予約があった場合の課金や請求について一気通貫したシステムがあっても、社内経費についての精算がシステム化されていないと最終的な業績はすぐにわかりません。
多忙な営業要員などの経費も即データ化され、会計システムへの連携が容易な経費精算システムが望まれます。
レジャー業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
領収書をオンラインでチェックできるか？
レジャー産業の営業要員が経費申請した内容について、経理担当者が整合性を確認します。そこで、申請された経費データと添付された領収証などをオンラインでチェックできるかどうかは重要なポイントです。
インボイスとして利用する場合には、要件を満たしているか、不備がある場合の再発行は可能かなどを確認する必要があります。遠隔地であっても、すぐに営業要員に連絡を取ることによって事前にトラブル回避が可能になります。
スキャナ保存要件を満たしているか？
電子帳簿保存法に関して、スキャナ保存の要件を満たさずに保存されている領収書類については、原本の破棄ができません。レジャー産業のバックオフィススペースを考えると、将来的に立替経費にかかる領収書類のスキャナ保存を視野に入れたほうがよいでしょう。
そこで、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしている経費精算システムであるかどうかは要チェック項目です。
給与システムと連動できるか？
従業員の立替経費について、最終的な精算を給与振込と同時に行うことはよくあります。レジャー産業界におけるバックオフィスでも、支払回数を減らし、人手不足を補うために、経費精算データを給与システムに連携できるかどうかも要チェックポイントです。
その場合、旅費交通費などのデータは会計システムに、立替金の精算データは給与システムに、それぞれ連携できる経費精算システムを選ぶと便利でしょう。
レジャー業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
沖縄JTB株式会社様の事例
システムの導入に際しては、トライアル期間に、営業の部署に協力を仰いで使い勝手を試しながら設定。
ある程度使い方が固まってきたところでマニュアルを作成して、申請者向けに説明会を設け、一斉にスタートするというステップで進めました。
株式会社TVer様の事例
当初、当社では経理業務全般を紙面で行っていたことから、我々経理グループは月末から月初にかけて帳票を取りまとめるため出社せざるを得なかった状況にありました。
新型コロナウイルスの流行が拡大するなかで、会社として出社制限がかかり、業務体制の構築・業務改善の必要性に直面していました。
株式会社BitStar様の事例
経費の申請はシステム上で行えましたが、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があり、月末には従業員から提出された領収書の取りまとめ作業が発生していました。申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックも必要なため、そのための専任担当者を一人設けて対応するほどでした。
レジャー業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
レジャー業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
コロナ禍中、レジャー業界では非対面ニーズの増加から急速に窓口サービスのデジタル化が進みました。一方で、経理業務においては、予約システムとのシームレスな連携や一般消費者から企業クライアントまで幅広い顧客ニーズに合わせた請求システムが求められています。
コロナウイルスによる行動制限が緩和された2024年現在、観光需要の増加によりレジャー業界は著しい回復を見せています。観光庁の調査では日本人の国内旅行消費額は21兆8,802億円、前年比で27.5％増加しています。日本人国内旅行の1人1回当たり旅行支出は43,995円とコロナ前の2019年と比較しても伸長しており、レジャー業界は規模拡大に備えた対応が必要です。
出典：観光庁「旅行・観光消費動向調査」
今後レジャー業界の企業が業界規模に合ったスピード感で成長するためには、より連携能力と柔軟性の高い経費精算システムの導入を検討すると良いでしょう。