旅行・観光業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年3月26日
旅行・観光業界における経費精算業務のよくある課題
頻繁な出張による領収書の紛失や破損
旅行・観光業界において、営業要員や添乗員などは出張や業務上の移動が多く、その際の交通費や宿泊費などの経費精算が発生します。
交通機関だけでなく、ツアー同行のための費用の精算等は、後日領収書に基づきなされますが、ときどき領収書の紛失や破損も起こります。特に、長期ツアーなどの場合には小さな経費の領収書紛失に気づかないこともありえるでしょう。これら煩雑な領収書の取り扱いをラクにする方法が求められます。
経費ルールの徹底が難しい
経費精算業務の多い旅行・観光業界においては、会社のルールとして、経費上限額や精算手続きが複雑な場合があります。
旅行・観光業界においても、接待交際費として申請するために、接待目的の明確化、飲食への出席者リストや領収書の添付などのルールがありますが、内容の重複や漏れなどが考えられ、なかなか一度に徹底するのは難しいものです。申請の時点で、システムでアラート機能があれば申請者も安心して申請処理ができます。
経費申請の内容チェックに時間がかかる
経費精算において、経費の申請だけでなく、承認に時間がかかる場合があります。特に、旅行・観光業界においては、経費が認められるかどうか承認の際に決まったり、海外出張の円換算に係るルールなど申請された経費の内容について検討を要したりするものもあるでしょう。
経費申請が遅くなると支払までの時間が長くなってしまい、従業員の次の活動への影響も考えられます。申請内容の確認がしやすいフローが求められます。
旅行・観光業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
ペーパーレス化推進ができるか？
ペーパーレス化を考える上では、「段階的に進める」こともポイントです。社内の書類をすべてを一気にペーパーレス化するのではなく、できるところから着手するのですが、旅行・観光業界は細かな経費精算の多い業種であるため、経費申請からのペーパーレス化というのも1つの選択肢でしょう。
その場合、将来を見据えて電子帳簿保存法の電子取引だけでなく、スキャナ保存の要件を満たしている経費精算システムの導入がよいと言えます。
ワークフローが自由に設定できるか？
経費精算システムにおいてワークフローを利用することにより、申請の進行状況をリアルタイムで追跡することができます。申請者、承認者、経理担当のどの立場においても、申請状況を現在の状況を確認できることは、手続きの透明性につながります。
旅行・観光業界においては精算が複雑なケースもあるので、ワークフローが自由に設定できて、かつ、チャットなどで問い合わせができるものがおすすめです。
申請ルールのチェック機能はあるか？
経費精算システムにおいて、日当などの会社のルールが分からなければ現地から申請するのは大変です。旅行・観光業界において、頻発する出張や現地滞在などにおいて、日当や宿泊費などの会社のルールが自動計算されれば、申請者も安心でしょう。
経費精算システムを導入する際には、会社のルールをどこまでシステムに取り込むことができるのかをよく確認する必要があります。
旅行・観光業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
沖縄JTB株式会社様の事例
システムの導入に際しては、トライアル期間に、営業の部署に協力を仰いで使い勝手を試しながら設定。
ある程度使い方が固まってきたところでマニュアルを作成して、申請者向けに説明会を設け、一斉にスタートするというステップで進めました。
株式会社極東電視台様の事例
経費精算のクラウド導入を考えた当時、4〜５社を検討しましたが、マネーフォワードのクラウド経費を選択したのは、細かな使い勝手が制作会社の業務に合っていると感じたからです。
プロジェクトごとの管理ができるため、番組単位での経費精算ができ、承認ルートもカスタマイズできる点が大きなポイントでした。
ミス・パリ・グループ様の事例
マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。
旅行・観光業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
旅行・観光業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
国土交通省の「令和4年観光の動向」によると、2022年の訪日外国人旅行者は約383万人です。新型コロナウイルスの拡大によって著しく旅行者が減少した2021年の約25万人と比較して、約358万人増加しました。2023年は大幅に回復基調となり、コロナ禍以降で最多を更新する年計2,500万人を突破しました。2016年の約2,400万人を超え、2017年の約2,800万人に迫る勢いです。
出典：国土交通省「令和４年観光の動向」
出典：日本政府観光局「報道発表資料」
国内の旅行需要も拡大傾向にあり、旅行業界はコロナ禍以前の活気を取り戻しつつあると言えるでしょう。2020年以降長く続いた低迷期は脱したものの、現在の旅行業界では人手不足が課題として挙げられています。人手不足を解消するためにも、労働力の効率化や業務効率を高めるツールの導入が求められています。