ガス業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年3月26日
ガス業界における経費精算業務のよくある課題
現場作業に伴う経費申請の煩雑さ
ガス業界においては、パイプラインの設置やメンテナンスなどのフィールド作業が多いため、外出先で発生する交通費や宿泊費などの支出が多く、従業員による経費申請手続きが頻繁に行われます。
これらの経費申請には領収書やレシートの管理が必要であり、特に紙ベースで手続きを行う場合には、申請プロセスが煩雑になりがちです。
さらに現場の作業員が事務作業に慣れていない場合、経費精算の遅れやミスが発生しやすくなるでしょう。
緊急対応時の経費管理の難しさ
ガス業界では、ガスの漏洩や機器の破損が発生した場合など、緊急対応が必要になる事例も少なくありません。
それらの緊急時には、現場ごとの状況に応じたスピーディーな対応が求められるため、経費の適切な管理や精算手続きを後回しにせざるを得ないケースも多いです。
通常時と異なり、緊急時には経費申請や承認フローにも特別な対応が必要となるケースもあるため、社内における柔軟な経費精算プロセスの構築が課題となります。
安全規制に関連する研修費用の管理
ガス業界では、安全規制に準拠した定期的な研修や教育が必要です。これに伴う研修費用や参加費、交通費などの経費申請も頻発するうえ、まとまった人数が参加するケースも多く、経費精算件数が増加しやすくなります。
特に新しい安全基準の導入時には多数の従業員が研修を受ける必要があるため、経費精算が煩雑になりかねません。これらの経費精算業務が繁忙期と重なる場合、経理担当者の業務負荷が過大となるリスクも高まります。
ガス業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
現場作業に対応したシステムの選択
ガス業界では現場作業に伴う支出が多いため、現場からでも申請手続きが可能な経費精算システムを選択することが重要です。
システム選定の際には、現場作業員が容易に使用できるよう、領収書のスキャン機能やモバイルアプリの有無も確認しましょう。外出先からでも申請手続きが可能であれば、経費申請の遅延解消や経費精算業務の平準化にも役立ちます。
またシステム導入時には社内研修を実施し、社内での習熟度向上に努めましょう。
緊急時の柔軟な処理機能
ガスの漏洩や機器破損などが発生した際には、平時の経費申請プロセスでは対応できないケースも想定されるため、経費精算システムには柔軟性も求められます。
たとえば通常の承認フローを迂回する緊急承認プロセスの設定や、特定の条件下での自動承認機能など、緊急時にも迅速に経費精算を行えるようなシステム設計が必要不可欠です。
加えて緊急時における経費申請ルールを明確にし、あらかじめ従業員に周知することも重要です。
研修関連経費の管理機能
ガス業界では外部研修などに参加する機会も多いため、研修の種類や参加者数に応じて適切に費用管理ができる経費精算システムが必要です。
予算管理機能を活用すれば、研修費用やその他の経費項目を自動で集計・管理し、経費の発生状況をモニタリングするなど、経営管理に役立てることも可能です。
また研修費用に関連する経費精算プロセスを自動化することで、経理部門の作業負荷を軽減し、労働生産性の向上にもつながるでしょう。
ガス業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
沖縄JTB株式会社様の事例
システムの導入に際しては、トライアル期間に、営業の部署に協力を仰いで使い勝手を試しながら設定。
ある程度使い方が固まってきたところでマニュアルを作成して、申請者向けに説明会を設け、一斉にスタートするというステップで進めました。
株式会社藤井大丸様の事例
老舗百貨店である株式会社藤井大丸様では、バックオフィスの自社開発システムではテレワークができないことや、財務諸表の作成に労力や時間がかかっている点が課題の1つでした。
請求書・経費関連では「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
ガス業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
ガス業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
ガス業界は2017年4月に「小売全面自由化」されたことで、既存の都市ガス会社のガス管を利用して新規参入業者もガスを供給・販売できるようになりました。2022年には都市ガス大手3社（東京ガス・大阪ガス・東邦ガス）の導管部門が法的分離され、現在は自由化が完成した状態となっています。
電力・ガス全面自由化により開放された市場規模は、電力が約8兆円（需要家数は約8,500万件）、都市ガスが約2.4兆円（需要家数は約2,600万件）です。
出典：経済産業省 資源エネルギー庁「エネルギーシステム改革の進捗」
「小売全面自由化」によってガス業界の垣根がなくなった現在、ガス事業会社は事業の多角化を促進し、電力会社やガス会社といった競合相手との競争を乗り越えなくてはいけない状況です。
こうした課題に対処するには、業務効率化が欠かせません。たとえば、経費精算システムなどのデジタルツールを導入することで、経理業務の自動化と効率化を図れるほか、運用コストの削減も期待できます。経費精算システムは申請から経理処理まで効率的なペーパーレス運用ができるため、場所を選ばずに申請・承認、スムーズなデータの確認が可能です。