鉄道業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年4月25日
鉄道業界における経費精算業務のよくある課題
緊急時における経費精算の迅速性
鉄道業界では、定期的な保守・点検作業だけでなく、緊急時における適切かつ迅速な対応が求められます。
従業員が緊急対応にあたる際には、通常業務では発生しにくい支出も生じるため、精算プロセスが複雑になりがちです。たとえば特殊な工具や部品の購入など、現場の判断で行動しなければならないケースもあるでしょう。
現場での予期せぬ状況に対応するために立て替える経費に関しては、柔軟かつ迅速な承認フローの構築が重要です。
部門間での精算プロセスの調整
鉄道業界では、運行管理や保守、営業などの複数の部門が連携して業務にあたるケースが一般的です。また鉄道業以外にも不動産業などの事業を展開する場合も多く、組織全体での管理は容易ではありません。
部門や事業ごとの業務フローが異なる場合には、組織全体のコスト管理が困難になるだけでなく、従業員の混乱を招くケースも考えられます。一方で一貫した精算プロセスを構築できれば、社内のコスト意識の醸成にも役立つでしょう。
出張経費精算の煩雑さ
鉄道業界では、路線の点検や新規プロジェクトの調査など、従業員による出張が頻繁に行われます。出張に伴う経費精算は、交通費や宿泊費、交際費など多岐にわたるため、管理が煩雑になりがちです。
特にこれらの経費申請がまとめて行われるケースも多いため、経理部門の業務負荷も集中しやすく、残業時間が増えるリスクも高まります。また申請手続きまでに日数が空くことで、領収書の紛失などのトラブルも起こりやすくなるでしょう。
鉄道業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
迅速な承認フローの確立
緊急時での対応が求められる鉄道業界においては、経費精算システムの導入に関しても、非常時を考慮してサービスを選択しましょう。具体的には、緊急対応や保守作業で必要となる特殊な工具や部品の購入費用などに対して、迅速に処理できるフレキシブルな承認フローを設計することが求められます。
経費項目や状況によって異なる精算プロセスを用意することで、平時や緊急時を問わず、スムーズな経費精算を実現することが可能です。
経費精算ルールの統一
複数部門間での経費精算プロセスの調整には、組織全体で経費精算ルールを統一し、各部門が一貫した基準で経費を管理できるように整備することが重要です。そのためには、各部門の特性に応じたワークフローのカスタマイズに加えて、チャット機能などを用いて円滑なコミュニケーションを実現することも必要不可欠です。
また定期的なコスト分析を通じて、経費状況をモニタリングし、必要に応じて社内ルールの改善に取り組みましょう。
スマホアプリの活用
出張経費精算の煩雑さを解消するためには、従業員が出張先からでも容易に経費申請できるスマホアプリの活用が効果的です。営業社員など、外出や出張の機会が多い場合でも、スキマ時間を活用して経費申請できれば、労働効率の向上にも役立つでしょう。
またアプリを通じ、経費発生の都度、手軽に申請できる環境を構築することで、経費精算業務の平準化につながり、経理部門にとってより効率的な業務フローを実現することが可能です。
鉄道業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
沖縄JTB株式会社様の事例
システムの導入に際しては、トライアル期間に、営業の部署に協力を仰いで使い勝手を試しながら設定。
ある程度使い方が固まってきたところでマニュアルを作成して、申請者向けに説明会を設け、一斉にスタートするというステップで進めました。
生活協同組合コープさっぽろ様の事例
導入を決めた当初は、紙での経費申請をなくすことに反対意見もありました。そこで、まずはシステム部と広報部で先行利用して社内での成功事例を作り、実効性の検証をしたうえで段階的に導入を進めていきました。
導入時のマネーフォワード社の支援はとても手厚かったです。正直、支援がなかったら安定したリリースはできなかったかもしれません。
鉄道業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
鉄道業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
鉄道をはじめとした公共交通機関は、人々の移動手段として必要不可欠なものです。しかし、運輸業を担う就業者は高齢化が進んでおり、55歳以上の就業者が32.1％を占めている一方で29歳以下の就業者はわずか11.9％です。将来的な人材不足が危惧されるなか、労働生産性も全産業の平均を下回っており、生産性の向上と業務効率化が急務である業界と言えるでしょう。
（出典：国土交通省「令和5年版国土交通白書」
生産性向上のための方法の1つとして、経費精算システムの導入が有効な手段です。経費精算システムでは、社外にいる社員でもスマートフォンやタブレットからリアルタイムで経費報告を行えるため、経費精算のプロセスが大幅に簡略化されます。入力の手間が省けることにより、本来の業務に割ける時間が増え、運輸力の向上にもつながるでしょう。また、システム内でのデータ管理により、経費の正確性が向上し、経理部門の負担も軽減されます。