損保業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月28日
損保業界における経費精算業務のよくある課題
経費が多い損保代理店営業
保険商品の販売を担う損保代理店においては、自動車保険、火災保険、傷害保険、賠償責任保険などを取り扱っており、全国に約16万店の代理店があります。（参考）
損保代理店の営業要員は、保険の継続更新・新規契約などをメインとした顧客へのアプローチが中心業務です。そのため、交通費、接待交際費、研修費などの経費が頻発します。したがって、精算すべき経費が非常に多く、帰社後のデスクワークが煩雑になりがちです。
損保会社では代理店新設のための営業も
損害保険商品の開発を担う損害保険会社においては、損保代理店の販売実績が保険会社の営業要員の成績につながります。また、代理店の新設や他社代理店との乗り合いも重要な業務の一つです。
したがって、損害保険会社の営業要員は、代理店の管理業務や代理店開拓業務のための活動も多く、出張費や交通費、接待交際費などの経費が発生します。広域に活動するため、帰社後の経費精算を確保する時間があまりないのが現状です。
ICTに明るい担当者が少ない
損保代理店の活動形態は、法人も個人もあって規模も様々です。少人数のため、PCや通信などICTに詳しい担当者が少ない代理店もあります。
経費精算システムも「PCに詳しい人がいない」「PCに詳しい人は営業で忙しい」などの理由で導入を先延ばしにしている代理店もあるでしょう。クラウド型の経費精算システムは、導入のハードルがそんなに高くなく、導入メリットが多いことを周知していない点が主な理由として挙げられます。
損保業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
スキマ時間を有効活用できるか？
損保代理店の営業では、顧客訪問から帰社すると訪問メモやメールの確認、顧客情報の更新、提案書等の作成、申込書の処理や社内報告書の作成など業務が多岐に亘ります。そのため社員自身の立替経費の精算はどうしても優先度が低くなりがちです。
そこで、経費精算は訪問時などのスキマ時間を有効活用できるシステムを利用することをおすすめします。移動中でもスマホなどから簡単に経費精算処理ができるかどうかを確認しましょう。
ワークフローをカスタマイズできるか？
損保会社の営業には、代理店から連携された保険事故の調査や確認などがあり、社内において対応することが求められます。経費申請においても必要な承認者と連携して支払につなげますが、システム化においては、会社や部署に合わせてワークフローを自由に設定できるものがよいでしょう。
承認者が在席でなくても必要な書類がクラウド上にあれば承認は得られます。さらにチャット機能などがあると、細やかな対応ができます。
システム導入のサポートはあるか？
小規模な損保代理店においてシステムに強い人材が不在な場合でも、システムの設定方法や進め方をいつでも問い合わせできるかどうか事前にチェックしておきましょう。
導入後においても、決算時や法令改正時などにおいて経費精算システムのサポート体制が整っていると安心材料になります。システム自体に大きな差を感じられないときは、サポートの手厚さがシステム導入の決め手になることもあります。
損保業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
セブンセンスR&D株式会社様の事例
2021年冬頃より「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド経費」などの複数のサービスを利用しています。マネーフォワード ビジネスカードを導入し、経費用カードとして従業員に渡しているので、立替金が減って従業員個人の負担が軽減されました。また、バーチャルカードを発行できるおかげで、経費部門ごとにカードを分けられるようになりました。
株式会社ユーザベース様の事例
マネーフォワード クラウド経費の導入前は、社員1名ずつにエクセルファイルを用意し、経費精算の情報を入力してもらい、経理が申請社員分のエクセルファイルを1つのファイルにまとめて、仕訳入力が可能な形式に加工・集計していました。また、経費内容の確認から経費精算額の確定、仕訳入力完了まで、経費精算作業に3～4日はかかっていました。
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
損保業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
損保業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
自然災害の増加やコロナの流行は、損保業界のビジネスモデルにとって大きな課題の1つです。実際、家計火災保険の保険金支払額は2018年に8000億円を超えており、その後は減少傾向にあるものの、未だに2017年以前を上回る数字となっています。
出典：金融庁「2023 年 保険モニタリングレポート」
保険金支払い額の増加は損保会社の財務に対する大きな負担となっており、デジタル戦略を取り入れた業務効率化や人材配置の最適化は急務です。
業務効率化への一手として必要なのが経費精算の効率化です。従来の手作業による処理からデジタル化へとシフトすることで、損保会社は請求書の処理時間を大幅に短縮できます。また、情報のデジタル化により、経費に関する情報の正確性が向上し、不正使用の防止につながる他、データの分析も可能です。コスト削減の機会を見つけ出し、より効果的な経営戦略を立案できるでしょう。
経費精算プロセスの最適化を通じて、損保会社はより迅速に市場の変化に対応し、顧客サービスの質を向上させることができるでしょう。