玩具業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月28日
玩具業界における経費精算業務のよくある課題
販売チャネルの多様化による事務作業の増加
玩具業界では販売チャネルが多様化し、ECサイトやカプセル玩具（ガチャガチャ）などの販売も増えています（出典）。玩具業界のバックオフィスにおいては、事務処理が増えても、人手不足の影響で人員増強が難しいこともあります。
事務処理において手作業が多いと、ミスやトラブルが発生しやすいだけでなく、データ分析や意思決定に時間がかかります。その結果、財務データを次のビジネスチャンスに活かすことが難しくなってしまうでしょう。
領収書の枚数が多く、紛失や破損もある
カプセル玩具などの販促においては、いくつものスーパーやモールを回るような細やかな営業が必要となります。事務所まで領収書を持って帰り、忘れないうちに経費精算の申請をするとなると、入力だけで時間がかかってしまうでしょう。
紙の領収書は紛失や破損の心配もあるため、取り扱いや保管にも気を使います。最悪、領収書の紛失で経費精算が認められないときに、営業要員が自腹で支払う可能性もあり得るのです。
不正請求のリスクがある
玩具業界では、季節的な需要や新商品の発売時期など需要の増減に対して柔軟に対応するために、一時的な労働者を活用することがあります。
その場合、新たな営業要員が社内ルールをよく呑み込めずに、承認ルートを間違ったり、個人的な支出など精算の対象でないものを会社の負担として請求したりするリスクもあります。承認ワークフローが確立していれば、このような不正な請求を未然に防げるでしょう。
玩具業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
申請者、承認者、経理担当の皆が使いやすいものであるか？
玩具業界においては玩具の安全性を重要視し、ユーザー目線での開発が求められます。経費精算システムの導入にあたっても、従業員、承認者、経理要員など社内の多くの人が利用するシステムという点でユーザー目線での考え方が重要です。
どの立場においてもシステムが直感的で使いやすいかをよく確かめましょう。経費申請は直観的で簡単にできるか、管理者の承認機能や経理部門の使い勝手など、ユーザーエクスペリエンスが重要です。
法令改正の都度悩むことはないのか？
競争が激しい玩具業界では、継続的なイノベーションが求められます。新しいアイデアや技術を取り入れた開発が行われ、新たな視点に立つことが求められるのです。
経費精算システムなどにおいても、大きな流れは変わらなくても、法令改正などに適宜対応し、改正後には即時利用できるシステムでなければなりません。電子帳簿保存法への対応などについて要件をクリアしているかどうかは確認しましょう。
以前に聞いたことのあるシステムか？
玩具業界では、人気キャラクターやアニメなどのライセンス商品が大きな役割を担っています。このようなブランド力を持つ商品であることで消費者からの信頼が得られます。
手に取って見ることのできないシステムにおいても、ある程度は利用者が以前に聞いたことのあるブランドは安心できます。熟知するほどでなくとも、利用者の多くが一度は聞いたことのあるブランドの製品であれば、システムへの信頼度は高くなるでしょう。
玩具業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
サンラリー株式会社様の事例
以前は経費精算を紙で行っていたため、課題が山積みでした。例えば経費を申請する際、従業員が自社システムで申請書類を作成して印刷し、領収書を添付して関係者に回覧します。上長による承認のほか、営業事務側、経理側でも内容チェックを行っており、複数の工程を跨いでいたためとても煩雑でした。
株式会社モルテン様の事例
マネーフォワード クラウド経費の導入前は、自社開発したワークフローシステムを用いて、紙ベースでの経費精算を行っていました。
以前は、従業員が申請書を作成・印刷したものに領収書を貼付して提出し、各拠点の担当者が小口現金で精算をしていたのです。
株式会社ワーク・ライフバランス様の事例
課題は経費の件数が多いことでした。外出がとにかく多く、交通費はもちろん、打ち合わせの合間にカフェに入って作業します。その際にカフェ代やランチ代の補助等で経費申請します。国内出張も多く、オフィスに出社できるのは月に5日程度、という事がよくあるので月の経費精算の数は非常に多いです。
玩具業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
玩具業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
国内における玩具の市場規模は拡大しており、日本玩具協会によると、2022年の玩具販売額は過去最高を記録し、前年と比べて100％を上回っている状況です。販売額が伸びる要因として、カードゲームやプラモデル、フィギュア、カプセル玩具などの需要増が挙げられます。
出典：一般社団法人 日本玩具協会「玩具市場規模データ」
拡大を続ける玩具市場にも課題が存在します。需要の多様化や新興市場への対応が求められる中、製造から販売までのサプライチェーンが複雑化しており、これに伴う経費管理の難しさが増しています。また、デジタル技術やインタラクティブな要素を取り入れた玩具が求められ、これに対応するためには迅速な製品開発や導入と同時に、製品開発に多くの経費がかかります。
これらの課題に対処するためには、業務効率を高めるツールの導入が重要です。経費精算システムは、製造や物流、販売の各段階で発生する経費をリアルタイムで把握し、適切なコスト管理を支援するでしょう。