印刷業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月28日
印刷業界における経費精算業務のよくある課題
経費処理に時間も労力もかかる
印刷会社の経費には、営業活動で発生する交通費、接待交際費、消耗品費などから、バックオフィスで管理する修繕費、水道光熱費、広告宣伝費まで多数のものがあります。
経費申請システムがない場合、多忙な営業要員は経費締日の間際になって、まとめて申請することも少なくありません。経費申請においては、経理部門で細かな確認も必要であり、処理をするためには時間も労力もかかるでしょう。
人手不足で業務の属人化が進む
人手不足は印刷業界でも問題となっており、バックオフィスでの属人化は否定できません。しかし、経理処理の順序、スキルなどが特定の担当者に依存すると、業務の標準化が進まず、業務効率が低下することがあります。
業務の引継ぎがうまくいかなかったり、現担当者のペースで処理が進んだりもします。さらに、属人化に陥ると業務の可視化が進まず、不正や不祥事などのリスクも高まります。
承認プロセスが不透明
経費承認において社内には何らかのルールが存在しても、中小企業の多い印刷業界においては、明文化された経費承認プロセスが明らかになっていないケースもあります。
そのため、申請者が承認に必要な書類を把握しきれていなかったり、不正な経費を申請してしまったりすることもあり得るでしょう。結局は、申請者も承認者も経費申請にかかる手間や時間が増加し、業務効率が低下してしまいます。
印刷業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
スマホとの連携機能はあるか？
出張などの機会が多い印刷会社の営業要員には、法人カードや電子マネーの明細をそのまま経費として登録できる経費精算システムが便利です。
スマホアプリが利用でき、新幹線やホテルなどのサービスとも連携でき、領収書データが自動的に収集できれば経理要員は経費の入力から解放されます。
また、紙のレシートでの運用からペーパーレスに切り替える際、電子帳簿保存法の要件を満たす経費システムの導入をおすすめします。
人為ミスのアラートはあるか？
印刷会社においても、会議費や接待交際費となる経費は確認事項が多く、神経を使う勘定科目です。
出席者の確認や領収証の添付などに矛盾や重複がないかなど、条件によるエラー・アラートを表示する機能は、申請する営業要員だけでなく、承認者や経理要員にとっても便利でしょう。
入力ミスが減るだけでなく、承認者や経理要員での差し戻しが軽減され、処理速度が速まります。
スキマ時間に承認もできるか？
印刷会社の営業要員が社外でも経費申請できるシステムは便利ですが、さらに承認機能も併せて搭載されているかをチェックしましょう。
申請者、承認者ともに社内には不在であっても、アプリ内に経費申請と承認の機能があれば、外出先から申請・承認処理まで完了しておくことによって、帰社後の事務から解放されます。
外出先のスキマ時間を有効活用できる経費精算システムの利用により、経費締め日になって慌てることはありません。
印刷業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社文響社様の事例
以前は経費精算に、外部のシステムではなく自社でGoogle Appsを使って申請を行う方法をとっていました。紙の領収証を添付して申請をする必要があり、紙は紛失しやすいというデメリットがありますから、現場からは管理が面倒という声が上がっていました。経理側としても、提出された紙の領収証を会社で1件ずつチェックする必要がありました。
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
株式会社ワーク・ライフバランス様の事例
課題は経費の件数が多いことでした。外出がとにかく多く、交通費はもちろん、打ち合わせの合間にカフェに入って作業します。その際にカフェ代やランチ代の補助等で経費申請します。国内出張も多く、オフィスに出社できるのは月に5日程度、という事がよくあるので月の経費精算の数は非常に多いです。
印刷業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
印刷業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
印刷業界は仕事の幅が広く、休日や夜間に連絡をとるなど業務時間外に働くこともあり、フレックスタイム制を採用している企業が増えています。このような状況は人手不足が要因の1つと考えられています。
また、出版印刷などの需要が減少しており、経済水産省の「印刷産業における取引環境実態調査」によると、事業者数が需要減を上回り、出版を中心に印刷出荷市場は年率-1.5％で縮小している状況です。紙の出版市場も年率-5.3％で縮小傾向にあります。
出典：経済水産省「令和元年度 戦略的基盤技術高度化・連携支援事業（印刷産業における取引環境実態調査）」
印刷業界はこのような状況を受けて、人手不足を補うためアウトソーシングを進めています。また近年は、電子書籍などネットを介して読めるものの需要が高まっており、情報のデジタル化を進める企業も増加しています。
業務のデジタル化においては、経費精算システムの導入も検討されています。印刷業界では紙やインクなどの原材料が主要なコストです。これらの価格は市場の変動に左右され、経費が急激に変動する可能性があります。経費精算システムなど業務を効率化するツールを取り入れることは、持続可能な経営にもつながるでしょう。