コンサル業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
コンサルティング業界における経費精算業務のよくある課題
①Excelで行っているケースが多い
コンサルティング業界においては、プロジェクトなどで発生する経費の管理をExcelで行う企業も珍しくありません。Excelによって経費管理や経費申請手続きを行う場合には、入力手続きの手間が発生し、間接業務の工数が増加することで、会社全体の労働生産性が低下する原因になります。
また手作業で入力を行う場合には、入力ミスが発生するリスクも高まるため、経理担当者や上長の業務負担も増加しやすくなるでしょう。
②交通費入力に手間がかかっているケースも
コンサルティング業界では、クライアント訪問や出張の機会が多いため、交通費の精算手続きを頻繁に行わなければなりません。交通費の経費申請を手作業で行う場合には、毎月の業務量増加の一因となるだけでなく、定期区間の入力ミスが発生するなど、承認作業も煩雑になりがちです。
また手間のかかる業務は後回しにされやすいため、経費精算業務にタイムラグが発生する原因にもなるでしょう。
③申請～承認までのワークフローが非効率になっている
事業規模が拡大するにつれて、組織体制が複雑化し、さまざまな業務の承認プロセスが多段階化しやすくなります。経費精算業務に関しても、部門長や経理担当者、経理部長、経営陣などが確認するケースもあり、非効率な業務体制に陥る企業も少なくありません。
またシステムを導入していても、手入力や紙ベースによる業務が削減できない場合もあり、経費精算業務の効率化が思うように実現できない事例も多いです。
コンサルティング業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
①ICカードからの交通費入力機能があるか
クライアント訪問や出張の多いコンサルティング業界において、経費精算システムを導入する場合には、入力作業を削減できるかどうか確認することが重要です。ICカードとの連携機能を持つシステムを導入すれば、手入力による煩雑な作業を削減できるうえ、入力ミスの発生リスクも軽減することが可能です。経路に基づく運賃の自動計算機能なども含め、自社の業務体制に適した機能の有無を必ずチェックしましょう。
②汎用的（カスタマイズできる）ワークフロー機能があるか
組織によって、経費申請から承認までのプロセスは多少なりとも異なるため、自社の業務体制にマッチしないシステムを導入しても、十分な成果は得られません。したがって経費精算システムを導入する際には、自社のワークフローに沿った運用が可能かどうか慎重に検証しなければなりません。経費申請のフォーマット変更など、カスタマイズ性に優れたシステムを導入すれば、ワークフローに合わせた運用を実現しやすくなるでしょう。
③仕訳入力と給与合算の自動化機能があるか
経費精算システムを導入する場合には、会計や給与計算システムなどとの連携可否についてもチェックしましょう。システム間連携ができない場合には、手作業で会計や給与計算システムへの入力が必要となり、余分な手間や入力ミスのリスクが発生してしまいます。システム間連携が可能なシステムを選ぶことで、Excelによる管理も不要となり、バックオフィス業務の効率化に貢献するでしょう。
コンサルティング業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
セブンセンスR&D株式会社様の事例
2021年冬頃より「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド経費」などの複数のサービスを利用しています。マネーフォワード ビジネスカードを導入し、経費用カードとして従業員に渡しているので、立替金が減って従業員個人の負担が軽減されました。また、バーチャルカードを発行できるおかげで、経費部門ごとにカードを分けられるようになりました。
Ascent-Business-Consulting-株式会社様の事例
導入前はエクセルで経費精算をしていました。エクセルでの管理の場合、全ての作業プロセスにおいて間違いが発生するリスクがありました。 経費申請する従業員も計算を間違えることがありますし、経理が経費申請データを取りまとめる際にもファイルが複数にわたるため作業漏れが発生したりしていました。
株式会社BitStar様の事例
経費の申請はシステム上で行えましたが、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があり、月末には従業員から提出された領収書の取りまとめ作業が発生していました。申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックも必要なため、そのための専任担当者を一人設けて対応するほどでした。
コンサルティング業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
コンサルティング業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
日本のコンサルティング業界は、経済のグローバル化とDX化の進展などにより、市場規模の拡大が進んでいます。特にDX需要の拡大が継続すると考えられており、コンサルティング業界全体の市場規模は2026年には8,700億円に達すると予測する声もあります。ITコンサルティングや経営戦略策定、M&Aアドバイザリー、人材育成など、クライアントからの多様化するニーズに応えるため、コンサルタントのサービス内容も多岐にわたっています。
しかしインターネットの普及やAIの台頭によって、専門性の高い情報へのアクセスが容易になりつつあるため、コンサルタントはより高い専門性と有益なサービス提供が必要不可欠です。このような競争の激しい環境下では、プロジェクトごとのコスト管理や収益性の把握が重要であり、そのためには経理業務の効率化が欠かせません。経理業務の自動化とデジタル化によって、財務データの透明性を高め、戦略的な意思決定をスピーディーに行うことができるでしょう。
またバックオフィス業務全体の効率化を実現することで、コンサルタントは貴重な時間をより高付加価値のサービスに投入でき、より競争力のあるサービスの提供が可能となります。