出版業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

作成日：2024年6月4日

出版業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

出版業界は制作物・商品が紙媒体であることも多く、「ペーパーレス化」とはほど遠く思われるかもしれません。しかし、発行した制作物を保管する必要があることから、むしろバックオフィス業務などで発生する紙の量を減らすニーズは高いのです。件数が多く、1件あたりの紙の量が多くなることも多い契約業務についても例外ではありません。

また、出版業界の契約は著作権や利用範囲の確認など内容を適宜見直すニーズも高く、紙で保管しているだけでは検索性の悪さが業務リソースのひっ迫にもつながります。

出版業界の広告出稿の契約は契約から掲載まで時間がないケースもあり、迅速に契約を締結できなければ制作の現場に負担がかかるだけでなく、案件そのものの失注にもつながります。このような現場の負担増や機会損失を防ぐためにも、契約業務の効率化は欠かせないと言えるでしょう。

出版業界の契約業務において悩みがちなポイント

紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい

出版業界では、出版物をはじめ多くの紙を取り扱います。発行した紙媒体は紙のまま保管するニーズが高いため、スペースの確保が重要です。そのため、契約書などの他の書類については極力電子化し、保管スペースを取らないようにすることが望ましいでしょう。

現場で多くの紙を取り扱う業態だからこそ、バックオフィス業務は可能な限りペーパーレス化するニーズは他業種と比較しても高いのです。

契約締結までのフローを効率化したい

出版業界では、期日までに時間のない広告出稿の依頼を受けるケースも多く想定されます。契約締結までに時間を要すると、制作現場などの負担が大きくなるだけでなく、最悪失注につながりかねません。

契約フローの効率化は、契約業務に関わる関係者だけでなく、制作現場の業務負担軽減にもつながります。さらには、広告出稿の機会損失軽減にもつながるでしょう。

収入印紙代や郵送代を減らしたい

出版業界で締結する契約のうち、広告出稿に関する契約は「請負契約」に該当します。そのため、紙の契約書を締結した場合には、契約の金額に応じた印紙代が必要です。広告出稿は非常に高額な契約となることもあるため、広告収入が収益の中の一定を占める出版業界では大きなコストとなりえます。

また、契約件数が多いため、紙の契約書を郵送でやり取りする場合に発生する切手代などのコストも、積み重なると無視できないでしょう。

出版業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント

紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理

電子契約システムの選定においては、紙の契約書を電子契約とまとめて管理できることが重要です。紙の契約書を電子化し、システム上で管理できると、ペーパーレス化により保管スペースを削減できるうえに、内容の検索性も高くなります。
著作権や利用範囲の確認など、一度締結した契約書の内容を確認する必要性の高い出版業界においては、既存の契約書をいかに効率的に管理できるかも重要でしょう。

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契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結

システムの比較検討においては、契約書の作成から保管までの全フローをオンラインでワンストップ対応できるか確認しましょう。
契約から出稿まで時間のない案件においては、契約フローの中で時間がかかると現場の負担が増すだけでなく、売上にも影響しかねません。
決裁者が場所を選ばずに即座に内容を確認し、承認できる業務体制を確立することは、業務効率化だけでなく収益確保にもつながります。

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電子契約で印紙代や郵送費が0円に

電子契約システムで締結した契約は、内容を問わず印紙代を必要としません。紙の契約書を締結した場合に発生する広告出稿に関する請負契約も、電子契約であれば印紙代0円で締結できます。広告出稿の契約の費用は非常に高額となることもあり、印紙代の節約効果は非常に大きいと言えるでしょう。
加えて、電子契約の場合メール等Web上でのやり取りで完結できるため、郵送費もかけずに契約の締結が可能です。

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