放送業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年6月4日
放送業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
放送業界の大きな収入源の一つが、広告主（スポンサー）からの広告料です。放送中に流すコマーシャルは、同じ広告主であっても頻繁に内容が変わることが想定されます。契約書の数が多くなりがちなうえに、契約の参照が必要となるケースも多いことから、内容を容易に確認できるかは契約業務において重要です。
また、契約書を紙で締結する場合、保管のスペースが問題になるだけでなく、内容を確認するのにも時間がかかります。運用面で課題を抱えがちで、業務改善の余地が大きいと言えるでしょう。
さらに、期間限定のコマーシャルなど契約から放映の希望まで時間がないような契約もしばしば想定されます。契約のフローが煩雑で締結まで時間がかかってしまう場合、制作のリソースをひっ迫するだけでなく、納期起因の失注にもつながりかねません。
放送業界では常にタイムリー・スピーディーな対応が求められるため、契約業務の効率化は必要不可欠といっても過言ではないでしょう。
放送業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
放送業界での契約業務は、紙文化が根強く残っているケースも少なくありません。コマーシャル放映を依頼するスポンサーは、デジタル広告の広告主と比較して歴史のある業界・企業が多くなりがちであり、紙の契約書を好む傾向にあります。
しかし、紙の契約書は保管スペースを要します。新たな出稿において従来の契約書の内容を確認する機会も少なくないため、紙での業務は非効率でペーパーレス化のニーズは高いと言えるでしょう。
契約締結までのフローを効率化したい
放送業界における広告では、短期間に期間限定のコマーシャルを集中放映したいケースもあり、契約から放映までの時間が限られていることも少なくありません。
契約から放映までの納期が短い場合、制作部署・制作会社の稼働がひっ迫されるだけでなく、納期が実現できない場合は契約自体を失注するリスクもあります。全体の業務負荷削減、機会損失防止のためにも、迅速な契約締結を実現する必要があるでしょう。
収入印紙代や郵送代を減らしたい
放送業界のコマーシャルは高額なケースで1回の放映につき数十万円かかり、1件の契約の総額が数千万単位にまでなることも想定されます。広告の放映に関する契約は印紙税法上、「2号文書」の請負契約に該当し、契約金額に応じた印紙税が必要です。
また、契約書のやり取りに発生する郵送のコストも、スポンサーの数が増えるほどにかさむため、総額で考えると無視できるものではありません。
放送業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システムの比較検討においては、従来の紙の契約書も電子契約とまとめてクラウドで管理できることが重要です。放送業界のスポンサー契約においては紙での契約を望む業界・企業との取引も多いため、すぐに全てを電子契約に切り替えることは難しいことも想定されます。そのため、これまでの紙の契約書・これから締結する紙の契約書もシステム上で一括管理できるようにするなどの工夫で、管理工数を削減する必要があるのです。
契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
契約書の作成から保管まで、全てのフローをオンラインで完結できることも重要です。期間限定のコマーシャル、契約から放映の希望まで日がない案件において、契約の締結までに時間をかける余裕はありません。余裕をもってコマーシャル放映の準備を行うためにも、契約自体はオンラインでスムーズに締結し、映像の制作業務に入る必要があります。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で締結した契約は、契約の内容や金額によらず、印紙税が発生しません。高額な請負契約であるコマーシャルの放映といった広告出稿の契約も、電子契約で締結すれば従来かかっていた高額な印紙税を節約できます。また、電子契約の場合、メール等のやり取りで契約を進行可能です。これまで積み重なると無視できないコストであった郵送費もかけずに、契約を締結できます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社第一住建ホールディングス様の事例
幅広く不動産に関連する事業を手がける第一住建ホールディングス様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、契約業務を中心にペーパーレス化を実現しています。
紙文化が根強い不動産業界ですが、コロナ禍のリモートワーク移行の中で生産性が下がり、ペーパーレス化を実施しました。社内外での反対の声も想定される中でしたが、トップダウンの意思決定と社内コミュニケーションにより、導入後には大幅な業務改善に成功しています。
キューサイ株式会社様の事例
美容・健康領域で事業を展開するキューサイ株式会社様は「マネーフォワード クラウド契約」を活用することで、契約に要する1件あたりの平均時間を1/4にまで削減しています。
電子契約システムの導入により、法務担当者2名で主要な文言の確認から事務作業まで対応する業務負荷の高い環境を改善できました。その結果、1件あたり約62時間を要していた契約締結までの時間を平均15時間、最短30分にまで短縮しています。
株式会社M&A総研ホールディングス様の事例
完全成功報酬制のM&A仲介を手掛ける株式会社M&A総合研究所様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により契約コストを1/10にまで削減しています。
従来、業務効率化の観点から他社のクラウド契約システムを導入していましたが、1件の送信ごとに課金されるシステムでは、契約が増えるほどコストが増える課題を抱えていました。送信料0円の当システムに切り替えた結果、スムーズかつ低コストな契約フロー構築を実現しています。
契約業務の効率化に関する参考資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
