鉄道業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年5月14日
鉄道業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
鉄道業界において契約書が課題となりがちなのは、貨物輸送契約を受注する際および各種の工事を発注する際でしょう。
乗客や貨物を目的地まで輸送する運送業務は課税文書1号に該当するため、紙の契約書を締結する際には印紙税が発生します。旅客輸送で契約書の締結は一般的ではありませんが、金額の大きい貨物輸送契約においては荷主から契約書の締結を求められることもあるでしょう。
また、鉄道業界においては多くの請負工事（1号文書に該当）の発注が必要です。車両、線路、駅をはじめとする各種設備の増設や改修は業務の遂行において欠かせません。メンテナンス、改修は断続的に必要となるため、契約書の数、金額ともに膨大になりがちです。
このように鉄道業界においては業務を受注するにあたっても、工事を発注するにあたっても、多くの契約を必要とし、契約金額も高額な傾向にあります。そのため、管理工数の削減や1件あたりのコスト削減が欠かせません。
鉄道業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
鉄道業界では貨物運送契約の受注および工事請負契約の発注において契約の締結が求められる場合があります。貨物運送契約は、多くの顧客に対して断続的に発生する性質の契約です。
また、工事請負契約も定期的に必要な上、内容によっては1件の契約書の記載内容も多いため、都度契約を締結していると契約書締結に必要な紙の数は膨大になりかねません。
紙代削減や環境への配慮からも、契約業務のペーパーレス化は必須といえるでしょう。
契約の管理コスト・工数を減らしたい
紙の契約書の枚数が増えてくると、管理するための場所や人員のコスト・確認の工数も無視できません。貨物運送契約、工事請負契約ともに一社との断続的な取引となりがちなため、過去の契約の確認が必要なシーンも想定されますが、内容を確認するために該当する契約書を探すだけでも時間を要してしまいかねません。
このような契約業務に付随する無駄なコスト・工数を削減することも、重要な課題です。
収入印紙代や郵送代を減らしたい
鉄道業界の契約で課税文書に該当する貨物運送契約、工事請負契約などの契約書の印紙代は契約書に記載の金額によって変動します。特に、工事請負契約においては大規模な工事であれば契約金額も高額なため、印紙も高くなってしまうのです。
また、貨物運送契約は顧客の数が多く、工事請負契約は1件の工事でも多くの業者と契約することもあります。
そのため、契約書をやり取りするための郵送代も無視できるものではありません。
鉄道業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
電子契約システムでは契約書の作成から保管までワンストップでWeb上で対応できることが重要です。鉄道業界の契約書は件数が多くなりがちで、かつ1件の契約の文章量もときに膨大となります。契約書の作成から保管までに関わる工数が他の業界と比較して相対的に高い傾向にあるため、全ての手続きをオンライン上で完結させることにより、業務工数を削減することが求められます。
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システム上で作成した電子契約書だけでなく、紙の契約書もクラウドで一括管理できることも重要です。鉄道業界では製造業、建設業など紙の契約書を好むレガシーな業界も多く想定されます。システム導入後、紙での契約を継続せざるをえない場合においても、ファイルとしてシステムに取り込むことで一括管理できれば管理工数は大幅に削減します。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で結んだ契約書は、課税文書として扱われません。そのため、記載の内容や金額によらず、印紙代をかけずに契約を締結することができます。件数が多い貨物運送契約、1件の金額が大きい工事請負契約、いずれのケースにおいても印紙代の削減効果は非常に高いものと言えるでしょう。また、電子契約はメール等でやり取りし、Web上で締結まで完了できるため、これまで発生していた郵送代も0円にすることができます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社第一住建ホールディングス様の事例
様々な不動産事業を展開する株式会社第一住建ホールディングス様では、マネーフォワード クラウド契約の導入により課題であったペーパーレス化を実現されました。
不動産業界は歴史ある企業、レガシーな企業も多く紙文化が根強い業界です。電子契約の導入においても高いハードルがありましたが、根強い社内コミュニケーションにより導入を実現しました。実際に導入してみると、社内外から電子契約の利便性を高く評価されているようです。
株式会社FAプロダクツ様の事例
最新技術のつながりによる新たな価値・産業の創造を目指す株式会社FAプロダクツ様では、マネーフォワード クラウド契約の活用により契約業務全体のDX化に成功しました。
従来の業務体制では複数のツールを使用していたため情報の連携が取れない点や、紙の契約書の管理にも課題がありました。
電子契約の導入により、業務フローを一元化、契約書の管理コストも下がりながら、業務の俗人性も解消され、高い成果が出ています。
トヨタアルバルク東京株式会社様の事例
プロバスケットボールチーム「アルバルク東京」のクラブ運営元であるトヨタアルバルク東京株式会社様では、マネーフォワード クラウド契約によって年間100万円以上の印紙税を節約できました。
業種柄、スポンサー契約、業務委託契約など契約の件数が多いことから、紙ベースでの契約では多く発生していた印紙税が、電子契約の導入により不要になっています。さらに、ワークフローの効率化も同時に実現しました。
契約業務の効率化に関する参考資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
