百貨店向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年5月14日
百貨店が契約業務の効率化を進めるべき理由
百貨店の運営には、多数の業者との契約が欠かせません。出店先だけでも、常駐のテナント、短期間のみ出店するテナント、1日～数日のイベントに出店する業者など様々な業態が想定され、契約の内容も契約形態、取引先ごとに異なります。また、店舗の運営に欠かせない、清掃、警備、会場設営など様々な業種との業務委託契約も必須です。
また、百貨店は複数の拠点を持ち営業しているケースも少なくありません。特に全国展開している場合、地方の店舗で起案した稟議を本社が承認する場合など、タイムラグが発生してしまいがちなことも課題の一つと言えるでしょう。
百貨店自体の取引先には、歴史のある伝統的な企業も多く、紙文化が根強く残っていることも、上記の課題により発生するコストやタイムラグを膨らませます。時代のニーズの変化とともに、変化を強いられる百貨店の運営において、契約業務のコストを削減することは欠かせないと言えるでしょう。
百貨店の契約業務において悩みがちなポイント
社内稟議のフローを効率化したい
複数の営業拠点を持つ百貨店の場合、拠点と本社間で社内稟議に時間を要することも想定されます。特に地方の店舗と都心部の本社間で紙の契約書のやり取りをする場合、郵送のタイムラグも課題です。
百貨店の営業は全店舗一律ではなく、各拠点が独自性を持ち、地方ならではのフェアを開催することも想定されます。拠点ごとに発生する各種の契約に時間がかかる場合、業務効率がよくないだけでなく、機会損失にもつながりかねません。
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
百貨店ではテナントな委託先の業者など他業種の多くの業者との契約が発生します。それぞれの契約を従来通り紙の契約で実施していると、紙代や印刷費用がかさんでしまうでしょう。コスト面だけでなく、昨今のSDGsへの取組も重視される風潮の中、紙の大量利用は対外的な目線としても好ましくありません。
一般消費者の目に触れず、かつ従来大量の紙を使用している契約業務は真っ先にペーパーレス化すべき分野の一つです。
契約業務のコストを抑えたい
契約業務には様々なコストがかかります。例えば、紙の契約書を管理・保管するのにもスペースや人件費といったコストが発生してしまうのです。
また、内容によっては契約書に収入印紙を貼る必要があります。例えば百貨店の場合、館内の清掃や警備などの業務委託を継続的に行う場合「7号文書」に該当し、1通4,000円の印紙代が必要です。さらに、契約書を郵送でやり取りする際の郵送費も、契約数が多いだけに無視できません。
百貨店の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システム選びの一つのポイントとして、紙の契約書もまとめてクラウド上で管理できることも重要です。百貨店は様々な業界との契約が必須であるため、クラウド契約にスムーズに移行できない契約先があることも想定されます。そのような場合でも紙の契約書を電子化し、電子契約と同様にシステム上で一括で管理できれば、契約書の保管のコストや内容の確認に要する手間などを大幅に削減できます。
拠点をまたぐ稟議もオンラインで完結
稟議の起案から承認まで、システム上でオンライン完結できることも重要です。百貨店の場合、地方の拠点と本社が離れてることも多く想定され、オフラインでのやり取りが生じてしまうとコミュニケーションコストやタイムラグが発生しかねません。オンラインで完結できるシステムであれば、地方で起案した稟議を本社で検討、承認ができ、拠点はそのまま取引先との契約に移行できるため、非常にスムーズです。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で締結した契約は、内容によらず印紙税法の「課税文書」にあたらないため、印紙代は不要です。百貨店の運営に欠かせない業務委託の継続的取引の契約においても1通4,000円の印紙代を必要としません。また、電子契約はメール等、オンライン上のやり取りで完結できるため、郵送のコストも不要です。契約の件数が多い百貨店にとって、郵送費は積み重なると膨大となってしまうため、節約効果は大きいと言えるでしょう。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社平プロモート様の事例
テクニカルイラストの専門企業である株式会社平プロモート様は、マネーフォワード クラウド契約の導入によって契約業務・管理業務の効率化に成功しました。
従来の紙中心の契約業務では、契約締結まで時間がかかりすぎることや、Excelでの台帳管理の煩雑さに限界を感じていました。
システムの導入により迅速な契約が実現すると同時に、クラウド上での一元管理によって過去の契約の管理工数も大幅に削減できています。
Dr.ルルルン株式会社様の事例
フェイスマスクの製造・販売を手掛けるDr.ルルルン株式会社様は、マネーフォワード クラウド契約の活用により顧客との契約のペーパーレス化を実現されています。
元々は紙を中心とした契約をしていましたが、各消費者との紙の契約はやり取りや管理が煩雑であることが課題でした。
そこで電子契約を導入し、顧客および取引先との契約をオンライン化したところ、一元管理とペーパーレス化に成功し、契約業務を大幅に効率化できました。
税理士法人TOTAL様の事例
税理士業務だけでなく、トータルで中小企業の経営サポートを行う税理士法人TOTAL様は、マネーフォワード クラウド契約によって多拠点でも効率的な契約業務を実施できています。
従来の契約フローでは、各契約において拠点と本社の間でのやり取りが必要で、双方に業務負荷がかかっていました。
リモートワーク対応の中で電子契約を導入することによって、拠点ごとに独自のワークフローを構築し、効率的な契約体制への移行に成功しました。
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