旅行業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

更新日：2024年5月14日

旅行業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

旅行業界は一般消費者を中心に顧客との契約の件数が多いことに加え、ホテル・旅館などの宿泊機関、バスや公共交通機関などとの提携においても多くの契約が想定されます。

契約書の数が多いことから、管理工数がかかることに加えて、紙の契約を中心とする場合、紙のコストも無視できません。さらに、提携先との契約においては、継続的取引も多いことから契約書に印紙税が発生するケースが多く、契約にコストがかかることも課題と言えるでしょう。

また、コロナ禍の落ち着きや円安の影響を受け、外国人旅行者の客足が戻っていることから業界全体として海外顧客を意識した取組も欠かせません。SDGsへの取組は国内でも重要ではありますが、対外的な目線を意識した場合、さらに重要となるため、環境に配慮した業務改善も欠かせないと言えるでしょう。

このようなコスト削減、業務効率化、SDGsへの配慮などを総合的にクリアする形での業務改善が求められます。

旅行業界では旅行パッケージを申し込みたい顧客との契約から、宿泊機関・公共交通機関との契約まで様々な契約業務が必要です。これらの契約を全て紙で実施した場合、紙代・印刷代がかかるだけでなく、SDGsの観点からも好ましくありません。

旅行業界の契約におけるペーパーレス化は紙の節約の効果が非常に大きく、コスト面からも環境への配慮の面からも、解決すべき大きな課題と言えるでしょう。

契約の数が多い旅行業界においては、契約のフローを効率化することで、契約業務全体の工数を削減することは非常に重要です。一方で、ホテルや公共交通機関など、旅行業界の連携先との契約は個別に締結されるケースも多く、具体的な内容が社内であれば誰でも閲覧できる環境は好ましくありません。

業務効率と内部統制強化を同時に実現する形での契約フローの見直しが求められるのが、旅行業界の業務改善の課題と言えるでしょう。

紙での契約書締結は、契約内容によっては印紙代が発生し、書類を送付するのに郵送代も発生します。旅行業界の場合、宿泊機関・公共交通機関と「継続的取引の基本となる契約書（7号文書）」を締結することも想定され、当該文書の印紙税は1件4,000円と定められています。

契約の件数が多いため、契約書の印紙税に発生する金額はトータルで考えると無視できないものであり、削減すべきコストと言えます。