事務機器メーカー向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年3月5日
事務機器メーカーが契約業務の効率化を進めるべき理由
事務機器は業種や会社の規模を問わず、全ての法人顧客からの需要があります。そのため、事務機器メーカーが締結する契約の数は多くなりがちで、内容も多岐にわたります。
事務機器の中でも高額な商品の場合、継続的な利益を上げるために赤字で本体の納入をするなどの経営判断も関わるため、契約は結んで終わりではなく、内容を適宜把握・確認できる必要があります。そのため、契約業務を効率化し、かつ適切に管理することへのニーズは非常に高いと言えるでしょう。
また、特注品の開発や機器の設置業務など、業務の一部の中で契約書に収入印紙が必要な契約も想定されます。当該業務の契約金額は、業界の取引の中では高額なケースとなりがちなため、連動して上がる印紙代についても無視できないコストとなりかねません。業務効率化に加え、このようなコストを削減することも同時に求められるでしょう。
事務機器メーカーの契約業務において悩みがちなポイント
紙の契約書と電子契約が混在している
事務機器は業種を問わず広い事業者で必要とされるため、顧客の特性も大きく異なります。DX化が進んでおり、いち早く電子契約を導入する企業がある一方、従来からの紙の契約書を好む企業も想定されるでしょう。
結果として、契約が増えるごとに紙の契約書も電子契約書も増えていき、どの契約をどちらの形式で締結しているかも含めて管理が煩雑になるような課題も想定されます。
契約数が多く、収入印紙や郵送代がかさみがち
事務機器は低価格から中価格帯の商品が多く、企業にとって必需品であるため結果として契約の数は多くなりがちです。
単なる販売であれば不要ですが、機器の取付やオーダーメイドの機器製造は請負契約に該当し、紙の契約書には収入印紙を貼る必要があります。契約の数が増えてくると、トータルの印紙代も膨大になるでしょう。
さらに、紙の契約書のやりとりに必要な郵送コストも契約の数を考えると無視できるものではありません。
社内の申請・承認フローが煩雑になりがち
事務機器の中でも複合機などの比較的大型・高額の機器の場合、リース契約したり赤字で販売したりしてランニングコストで回収するなど複雑な判断が絡むケースがあります。そのため、社内での契約の稟議は慎重に行う必要がありますが、一方で短納期での対応を求められることも少なくありません。
迅速かつ慎重に内容を検討するために、煩雑になりがちな申請・承認フローを効率化することが求められます。
事務機器メーカーの契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
事務機器メーカーでの電子契約システムの導入にあたっては、システム上で紙の契約と電子契約をまとめて管理できることが求められます。自社がシステムを導入しても、取引先の状況によってはすぐに完全なペーパーレス化を実現するのは困難でしょう。電子契約と紙の契約の同時並行での管理に苦労しないためにも、双方をシステム上で一括管理できることが重要です。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で有効な契約書を締結できれば、印紙代は発生しません。電子契約は印紙税法の課税文書とはみなされないため、内容や金額を問わず印紙代は不要です。特注機器の開発の場合、高額な印紙代が発生することも想定されるため、事務機器メーカーにおける印紙代削減効果は意外にも多いことが期待できます。電子契約はメール等オンライン上でやり取りが進められるため、これまで要していた郵送のコストについても削減が可能です。
契約業務をオンラインで完結
システム上で稟議の起案から承認、契約書の作成、締結から保管まで完結することも重要です。全てをオンライン上で進められることにより、リモートワークや出張の中でも手続きが迅速に進められます。全国の顧客を相手にする事務機器メーカーでは、出張や地方拠点と本社での拠点間対応なども多く想定されるため、時間、場所を問わずフローを進める必要性は高いと言えるでしょう。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
キューサイ株式会社
「ウェルエイジングカンパニー」を標語に青汁やヘルスケア、スキンケア事業を展開するキューサイ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、契約業務にかかっていた業務工数を月間45時間以上削減されました。
500人規模の会社ながら、契約業務に関わる社員は2名という業務負荷が高い体制でしたが、システムの導入で業務を効率化することで、人員を増やすことなく大幅な業務効率化に成功しています。
事務機器メーカーの契約も内容が多岐にわたり、担当者の業務負荷が高いことが想定されるため、業務効率化の効果は高いことが予測できます。
ファミリーイナダ株式会社
世界中で愛されるマッサージチェアを製造・販売するファミリーイナダ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」により業務効率化に加え、年間で10万円以上の印紙代の削減に成功しています。
基本契約1件につき4,000円発生していた印紙代が削減できることで、年間単位でも目に見えるコスト削減効果が見られました。
事務機器メーカーの契約では全ての契約で印紙代が発生するわけではありませんが、ときに高額な印紙代を要する契約も想定されるため、コスト削減効果の恩恵は大きいと言えるでしょう。
株式会社第一住建ホールディングス
不動産業界での事業を幅広く展開する株式会社第一住建ホールディングス様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により高い水準でのペーパーレス化を実現しています。紙文化が根強い不動産業界において、DX化、ペーパーレス化の浸透は当初懸念されていたようですが、操作性の良さやサポート体制を評価いただきました。
当初は電子契約に難色を示していた顧客も、導入してみると利便性が高く受け入れてもらえるケースも多かったようです。
事務機器メーカーでも、一部顧客の紙文化からの脱却にハードルが想定されますが、脱却は意外と容易に進む可能性があります。
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