農林業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年3月5日
農林業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
働き手、後継者の不足は多くの業界で共通の悩みですが、農林業においては特に顕著です。現場仕事が多いためリモートワークも難しく、転居が必要となることもあるため、新規就労のハードルは高いと言えるでしょう。
そのため十分な人手を確保を模索しながらも、業務フロー自体を見直し、既存の人的リソースで効率的に業務を実施することも重要な課題です。
業務の性質上、現場と事務の連携が取りづらい、もしくは兼務する場合でも効率的に業務を並行稼働しにくいため、契約業務をはじめとするバックオフィス業務のフローは特に効率化のニーズが高いと言えるでしょう。
また、全体的にレガシーな業界であり、取引先においてもDX化の導入や理解が遅れがちです。業務効率化にあたっては、取引先に負担をかけない形でのシステム等の導入が求められ、様々な方面に配慮する必要があります。
農林業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙文化が残っており、契約書の管理が煩雑になりがち
農林業は、取引先も含めて高齢の個人事業主などが多いレガシーな業界と言えます。そのため、契約業務においても従来の紙の契約書が好まれることが想定されます。
農林業は取引先が多くなりがちなため、紙の契約書の数が増えてくると物理的に保管するためにも場所の確保や管理のリソースが必要です。契約の更新、見直しなどにあたって膨大な量の紙の中から当該契約書を探すのにも手間がかかり、管理が煩雑になりがちです。
リモートワークに対応しておらず、人員確保が難しい
現在、コロナ禍の影響もありリモートワークが普及しています。しかし、農林業は農地や山林といった現場での仕事が主体となるため、リモートワークへの対応は一部のバックオフィス業務を除いて困難です。
農林業に従事するためには、現場の近隣への転居が伴うことが多く、新規就業へのハードルが高い業界と言えるでしょう。そのため、既存の人的リソースでの業務効率化が強く求められ、契約業務の効率化は急務なのです。
収入印紙や郵送代など、契約業務のコストを抑えたい
農林業は、大口の取引先と契約する場合を除いては、複数の取引先に製品を販売するモデルになりがちです。契約書数が増えてしまい、かかる諸費用も積み重なると膨大なものになりかねません。
農林業の仕入れもしくは販売の契約において印紙が発生するケースは限定的ですが、郵送のコストは新たな契約を紙で締結するたびに発生します。コスト削減においては郵送費を少しでも抑えるための取り組みが必須と言えるでしょう。
農林業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムの選定にあたっては、従来の紙の契約書もファイル化してまとめて管理できるものを選ぶことが重要です。全体としてDX化が遅れている農林業界においては、この先も紙での契約書の締結が多く想定されます。これまでの紙の契約だけでなく、今後、結ぶ紙の契約も含めてシステム上で一括で管理できることは農林業界の契約業務効率化に欠かせないと言えるでしょう。
契約業務をオンラインで完結
システム上で契約書の作成から契約の締結、保管まで全て1つのフローで対応できることも重要と言えるでしょう。農林業では現場と事務所が離れており、現場の業務中は事務に関われない、もしくは事務担当と連絡ができないことも珍しくありません。現場と事務の連携が取りづらい、もしくは業務を兼任する場合にも効率的に一貫して作業がしづらい環境だからこそ、システム上効率的に業務を進められることのニーズは高いと言えます。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
システムを用いて締結した契約書は、従来印紙が必要な内容であっても、課税対象とはならず印紙代は不要です。農林業において印紙が発生する取引は多くはありませんが、1回の取引は設備の導入など高額の契約になりがちなため、将来的な節約効果は大きいと言えるでしょう。電子契約の場合、オンラインのやり取りで完結するため郵送代も節約でき、契約件数が増えがちな農林業会においては長期的に大きなコスト削減が期待できます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
キューサイ株式会社
美容と健康に関する事業を展開するキューサイ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」により契約にかかる月間の工数を1/4以下にまで短縮されています。
契約業務に関しては、詳細なリーガルチェックから印紙の購入・発送といった庶務まで2名体制での対応の中、業務フローの効率化には大きな効果があったようです。
農林業界ではバックオフィス業務と現場の兼務も想定されるため、業務効率化に大きな効果が期待できます。
株式会社第一住建ホールディングス
不動産事業を幅広く手掛ける第一住建ホールディングス様は、社内のDX化推進の中で「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。紙文化が根強い不動産業界ですが、システム導入により離れた拠点間での承認もスムーズになり、業務効率化を実現されています。
業界的に締結先への浸透が懸念されていたようですが、利便性から広く受け入れられているようです。
同様に締結先の理解が課題になると想定される農林業界ですが、便利さを訴求できれば導入のハードルは低いかもしれません。
トヨタアルバルク東京株式会社
プロバスケットボールチーム『アルバルク東京』の運営元であるトヨタアルバルク東京株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により社内稟議のフロー効率化に加え、年間100万円単位での印紙代の節約に成功しています。
クラウド契約サービスの中でマネーフォワード クラウド契約を選んでいただいたのは、契約数による料金の変動がない課金システムです。契約の数が多くなりがちな農林業界においても、コストを抑えながら電子契約システムを導入いただける選択肢となるでしょう。
契約業務の効率化に関する参考資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
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