精密機器業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

作成日：2024年3月5日

精密機器業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

精密機器は、顧客の機械やシステムの中でも基幹の部分を担うことも多いです。そのため、既存製品の販売だけでなく、顧客からの特注での生産、オーダーメイドでの納品もしばしば想定されます。
特注の商品生産の契約においては、売買契約ではなく請負契約として扱われるため、契約書は課税文書に該当します。契約の金額に応じた収入印紙の添付が必須です。精密機器は高度な技術を要するため、契約の金額が高額になり、連動して印紙代も高くなるケースが想定されます。このコストは積み重なると膨大なものになってしまうのです。

また、契約書において技術面などで非常に機密性の高い情報を扱うことも珍しくなく、契約書の保管や管理にも課題を抱えるケースも想定されます。

このような諸費用や管理の手間などのコストを抑えるためにも、契約業務の効率化は必須と言えるでしょう。

精密機器業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント

①社内稟議のフローを効率化したい

精密機器業界における契約は高度な技術的内容を含むことが多く、慎重な検討を行う必要があります。一方で、取引先の要件や競合他社の存在を考えると、契約に時間をかけられるとは限らない側面もあるのです。

稟議の内容自体に十分な時間を取りながらも、契約自体をスムーズに進めるためには、社内稟議のフローを効率化し、業務そのもののリードタイムを短縮することが不可欠と言えるでしょう。

②電子帳簿保存法に対応したい

2024年1月1日以降、電子帳簿保存法の改正により電子契約は真実性の要件と可視性の要件を満たしたものを原則としてデータ保存することが義務付けられています。

精密機器業界においては取引先のDX化が進んでおり、法改正への対応についても高い精度で理解し、対応を求められる可能性があります。

③収入印紙代や郵送代を減らしたい

精密機器業界においては、製品を顧客からの特注で生産するケースも珍しくありません。その場合は印紙税法上の2号文書に該当し、契約書には印紙が必要となります。精密機器の特注生産は時に高額な契約となるため、比例して印紙代のコストもかさみがちです。

また、多数の顧客とやり取りをする場合、契約書のやりとりにかかる郵送代も無視できないものとなるでしょう。

精密機器業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント

紙の契約書と電子契約をまとめて管理

電子契約システムでは、従来の紙の契約書を電子契約書とまとめて管理することが可能です。精密機器業界の契約書はときに高度な技術的条項を含むため、1件の契約書が膨大な量となることも想定されます。
紙の契約書を電子化してシステム上に保存することにより、管理・保管のコストが下がるだけでなく、検索等で必要な文書を探すことも容易になるでしょう。

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電子契約で印紙代や郵送費が0円に

電子契約システムで締結した電子契約は、金額や内容を問わず印紙代が発生しません。電子契約書は印紙税法の課税文書とみなされないためです。契約書の印紙代が発生しないのは大きなコストメリットといえるでしょう。
また、オンライン上で完結する電子契約システムを活用することで、紙の契約書で発生していた郵送費も0円にすることが可能です。

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電子帳簿保存法にも対応できる

電子契約システムにより作成した電子契約は、電子帳簿保存法の法改正の要件を当然に満たしています。
精密機器業界では契約書に技術的な内容を含むことも多いため、改正法対応への適応を指摘される懸念もあります。しかし、システムのことを説明すれば足りるため、悩みを抱える必要はありません。

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