自動車業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月29日
自動車業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
自動車業界は今後、環境に配慮した製品開発や自動運転などの最新技術も含め、さらなる技術競争の激化が予想されます。開発分野での発展を続けるためにも、契約業務を含めたバックオフィス業務の効率化は不可欠と言えるでしょう。
自動車業界の取引先は、ディーラーや歴史ある部品メーカー、最新のIT技術を扱う企業など多岐にわたります。技術競争が激しい業界でもあるため、契約に際しては極めて機密性の高いNDA条項が含まれることもあります。
ひとえに契約業務と言っても、契約書の内容は多岐にわたり、複雑な内容も含まれます。そのため、契約業務の重要性は他業界と比較しても高いと言えるでしょう。契約の内容を正確に吟味するためにも、業務フローなどの部分を効率化することで、業務全体の負荷を軽減することは重要な課題です。
自動車業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
自動車業界での契約において、社内稟議は非常に重要です。例えば、最新技術などに関する非常に機密性の高いNDAを締結する可能性もあり、極めて慎重な判断が求められるケースもあります。
稟議そのものを慎重に行う必要がある分、少しでもスムーズに契約業務を進めるためには、業務フローの効率化が必須と言えるでしょう。
②電子帳簿保存法に対応したい
2024年1月1日より電子帳簿保存法が改正されました。これまで認められていた電子契約書の印刷による原本保存ではなく、原則として電子ファイルの保存が義務付けられています。
自動車業界の取引先は業界や企業によりDXへの対応レベルの差が大きい傾向にあります。電子契約への導入そのものに苦労するケースがある一方で、法改正への対応を懸念されることも想定されるのです。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
自動車業界では部品メーカーやディーラーなど様々な相手との取引があり、契約書の数も増えがちです。紙の契約書を郵送する場合、取引先が多いと、郵送代が積み重なり膨大になりかねません。
また、部品や完成品の運送に必要な運送契約における契約書を紙で締結した場合、課税文書に該当するため収入印紙を添付する必要があります。運送業務の契約に発生する印紙代も、数が増えると無視できないコストになるのです。
自動車業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムでは、システム上締結した契約書だけでなく、紙の契約書についても電子化することで一元管理が可能です。自動車業界の契約書はNDA条項などで時に膨大な量となるため、紙での保管には手間やコストがかかる場合もあります。しかし、電子契約システムで保管すれば、膨大な内容の契約書でも保管場所を必要とせずデータとして管理が可能です。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約によって締結した契約は印紙税法上の「課税文書」に該当しません。そのため、運送業務をはじめ、従来印紙代が必要であった契約書は契約の金額によらず印紙代を0円にすることができます。また、電子契約の場合、メール等を通じて郵送コストをかけずにやり取りし、契約の締結が可能です。そのため、従来かかっていた郵送費もかけることなく契約を簡潔することができます。
電子帳簿保存法にも対応できる
電子契約システムを導入していれば、改正後の電子帳簿保存法に対応した契約の締結、保管が効率的に実施できます。自動車業界との関連業界の中でもDX化が進んでいる企業との取引においても、懸念を与えることなく電子契約を進めることができます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
キューサイ株式会社
「ウェルエイジングカンパニー」として広く美容・健康事業などを扱うキューサイ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」導入により契約業務の大幅な時間削減（月間対応時間75%以上減）に成功しました。
従来2名体制で対応し、1件に1週間を要することもあった契約業務をDX化により最短30分、平均1.5日にまで短縮しています。
ファミリーイナダ株式会社
マッサージチェアを製造・販売するファミリーイナダ株式会社様では、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により業務工数とコストを同時に削減することに成功しています。
従来の課題であった煩雑な申請の手続きを簡略化すると同時に、電子契約の導入で年間10万円程度の印紙代の節約にも成功。NDA文書も含めた契約業務にシステムを活用いただいています。
契約業務の効率化に関する参考資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
