繊維業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月29日
繊維業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
繊維業界の現場では日々さまざまな契約が取り交わされています。例えば、繊維メーカーでは原料の仕入先や輸入代行業者、卸先、提携会社、流通会社、外注先、工場で働く大勢の社員やパートタイマー従業員などと契約を締結しなければなりません。卸売会社は数多くある繊維メーカーや販売店と契約を締結、販売店に関しても卸売業者や場合によってはメーカーと契約を締結したうえで事業を行っています。
また、卸売会社、販売店においても従業員を雇い入れる際には契約を結んで雇用します。こうした契約にかかる労力やコストは非常に膨大です。
繊維業界のトレンドは変化しつづけており、消費者のニーズも変わっていきます。契約業務を効率化は、市場の変化に迅速に対応し、競争力を保ちながら持続可能な成長を遂げる上で重要な要素だと言えます。
繊維業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
契約業務は意外と時間がかかります。契約書の作成から申請、締結まで数週間かかることも珍しくなく、保管にも手間がかかり、スペースも必要です。「管理職の決裁をもらうために社内を回っている」「上司が出張で全然ハンコをもらえない」という経験がある方もいることでしょう。
バックオフィスの業務改善の足がかりとして、社内稟議のフローの効率化はまず優先的に取り組むべき課題といえるのです。
②電子帳簿保存法に対応したい
電子帳簿保存法が改正され、電磁的に作成された契約書は電子データのままで、紙ベースの契約書はスキャナで保存をすれば電子データとして保存できるようになりました。ただし、電子契約書が証憑書類として認められるためには、いくつかの要件を満たす必要があります。
今、繊維業界では電子契約書にまつわる仕組みの構築やフォーマットの作成などで苦慮されている会社も少なくないので、電子帳簿保存法に対応できる体制づくりが必要といえるでしょう。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
紙ベースの契約書を作成する場合、種類によっては収入印紙を購入し、貼付しなければなりません。また、郵送や消耗品、人件費などのコストもかかります。月単位や年間単位で見れば、費用も非常に膨大なものとなります。
特に契約を締結する機会が多い繊維業界では、契約書を電子化することで大きなコストダウン効果が見込め、その分を設備投資などに充てることで生産性の向上にもつながります。
繊維業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
契約業務をオンラインで完結
電子契約では決裁もオンラインで可能です。決裁者はパソコンなどから契約書の内容を確認して押印できるため、担当者が契約書を持って社内を回る必要はありません。契約までの時間も大幅に短縮することが可能です。「マネーフォワード クラウド契約」であれば、最短数分で契約の締結が完了します。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約書の作成は、印紙税法の課税文書の作成にはあたらないため、印紙税は不要です。さらにオンラインで契約を締結すれば紙の契約書を郵送する必要がないため、郵送費もかかりません。送信料・保管料が0円の「マネーフォワード クラウド契約」では、契約にかかる大幅なコスト削減効果が期待できます。
電子帳簿保存法に対応できる
電子帳簿保存法に対応し契約書を電子データで作成・管理することで、大幅な業務効率改善が可能となります。ただし、電子契約書が証憑書類として認められるためには、さまざまな要件を満たさなければなりません。「マネーフォワード クラウド契約」は電子帳簿保存法に対応しているので、効率的に制度対応を行えます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
ゲームソフト買取、ECサイト運営、フード事業：株式会社ジェイフード様の事例
ゲーム・トレカの専門店「ドラゴンスター」の運営やゲームソフトの買取、ECサイトの運営、飲食事業を手掛けられている株式会社ジェイフード様。出張で決裁者の不在が多いために押印が滞っていた、紙の契約書の管理・検索に手間がかかるといった課題を持たれていました。トライアルを経て「マネーフォワード クラウド契約」を導入。電子契約によって時間や場所に捉われず契約業務をできるようになり、紙契約などにつきものの製本作業などの工程も削減できたとのことです。
マッサージチェアの製造・販売事業：ファミリーイナダ株式会社様の事例
マッサージチェアの製造・販売を行うファミリーイナダ株式会社様は印紙代や郵送代などのコスト削減や契約締結の効率化を目的として「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。電子契約に切り替えたことによって年間10万円以上のコスト削減に成功。これまで時間がかかっていた契約締結も最短5分で完了できるようになりました。
ヘルスケア、スキンケア事業：キューサイ株式会社様の事例
ヘルスケアやスキンケア事業を展開されているキューサイ株式会社様。社員500名規模の大企業ですが、契約業務の担当者は2名体制であり、慢性的に業務がひっ迫し、押印完了まで1週間程度かかっていたという課題があったとのことです。「マネーフォワード クラウド契約」導入後は契約業務にかかる時間を月62.7時間から15時間に削減。さらに、契約締結までの所要時間が平均1.5日、最短30分にまで短縮されたという成果が出ています。
契約業務の効率化に関する参考資料
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