金属業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

作成日：2024年2月29日

金属業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

金属業界において、業務のデジタル化は大きな課題の一つです。特に中小企業は、デジタル化が進んでいない会社も少なくありません。紙ベースの契約書を使って契約を締結する場合、各部門のリーダーや管理職、役員など、さまざまな人に決裁をもらうために書類を回覧しなければなりません。決裁者が出張などで不在の場合、なかなか押印してもらえずに契約までに時間がかかってしまうこともよくあります。

例えば製品を販売する際に売買契約の締結が遅れると、その分だけ納品も遅れてしまうことになります。設備の導入や資材の仕入れ、外注に仕事を依頼するという場合、契約が遅れると、生産活動が滞ってしまうことにもなりかねません。

会社全体の生産性を上げるためにも、従業員の負担を減らすためにも、契約業務のデジタル化は急務といえます。

金属業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント

①社内稟議のフローを効率化したい

社内稟議の遅れは売上や生産性の低下に直結しかねません。紙ベースの契約書の場合、決裁者が不在で契約の締結まで数週間かかってしまうケースはよく見られます。

また、金属業界に限らず製造業は事務所や工場が広大な敷地ということもあるため、図面や伝票など部門間でさまざまな書類が行き交い、紙の契約書が紛失してしまうリスクもあります。

②電子帳簿保存法に対応したい

電子帳簿保存法の改正によって、2024年1月よりパソコンで作成した領収書や請求書、契約書などの証憑書類は電子データのまま保存しなければならないというルールに変更されました。また、紙の契約書はスキャナ保存が可能ですが、スキャンする手間がかかります。

今回の電子帳簿保存法の改正によって金属業界においても電子契約に切り替えているメーカーが増えています。

③収入印紙代や郵送代を減らしたい

紙ベースの契約書は、さまざまなコストが発生します。例えば、印紙や郵送、さらには印刷用の紙やインクといった費用、作成と管理にかかる人件費などのコストが絡みます。これらのコストは契約1件ずつの切り口で見るとわずかに思えるかもしれませんが、月単位や年単位で考えると膨大な費用になるでしょう。

また、工場の生産性を上げるためにさまざまな工夫をされているメーカーも多いですが、バックオフィスは改善が進んでいないケースも散見されます。

金属業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント

紙の契約書と電子契約をまとめて管理

会社で電子契約を導入しても、契約業務を100％電子化できるとは限りません。取引先や顧客の都合で紙ベースの契約書で契約を締結する必要があるケースも出てきます。電子と紙ベースの両方を管理するとなると、かえって担当者の手間が増えてしまうこともあるでしょう。
「マネーフォワードクラウド契約」であれば電子契約書とスキャン保存した紙の契約書の一元管理が可能なため、管理も容易になり、必要な契約書がすぐに検索できるようになります。

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電子契約で印紙代や郵送費が0円に

電子契約で締結することは課税文書の作成には当たらないため、印紙税の納付義務はありません。契約書を郵送する必要がないので、郵送費も不要です。さらに、紙やインクなどの消耗品費、契約書の作成や発送、その管理にかかる人件費も削減できます。
まずは紙ベースの契約書から電子契約に置き換えるだけでも、バックオフィス業務にかかる経費を削減でき、生産性や効率化を実感しやすいでしょう。

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電子帳簿保存法に対応できる

契約書を電磁的に作成・保存する場合は電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。記載する項目や書類の視認性、タイムスタンプの有無など、さまざまな条件を満たさなければならず、フォーマットを作成するだけでも手間がかかります。
「マネーフォワードクラウド契約」であれば効率的に電子帳簿保存法に対応できます。

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電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例

食品・ヘルスケア・スキンケア事業：キューサイ株式会社様の事例

ヘルスケア、スキンケアを展開されているキューサイ株式会社様では、契約業務を担当する社員が2名しかおらず、非常に業務が忙しく、契約書の押印が完了するまでに1週間かかっていたというケースもたびたび発生していました。「マネーフォワードクラウド契約」で契約業務を電子化することで契約事務にかかる時間を1/4にまで削減。1週間かかっていた契約業務が平均1.5日、最短30分で完了できるという業務体制の構築に成功されました。

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