薬品業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月29日
薬品業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
医療の発展、高齢化社会の進展によって、薬品業界の需要は変わらず続いています。国内での医薬品市場は2015年以降、年間10兆円を超える規模で推移しています。
また、薬品業界は法令による厳しい規制を受けているという点も特徴的です。薬品は身体や生命に重大な影響を与え得るものですので、製品などを規制なしで流通させるわけにはいきません。契約業務においても、規制内容を考慮した内容で契約書を作成する必要があるなど、手間がかかります。
しかし、契約業務に時間や人員を割き過ぎては事業を発展させていくことが難しくなってしまいます。特に市販薬と異なり、処方薬に関しては薬価制度に従わなければならず、自由に価格を上げることもできません。
そして、どの薬を取り扱うにしても利益率の観点で余計な経費を削減することが重要であり、そのためにも契約業務の効率化は重要な取り組みといえるでしょう。
薬品業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
薬品業界では、新薬の開発や発見など、高いレベルで事業が展開されています。必要に応じて自社業務を外部の専門業者へ委託したり、その内容を見直したり、またグローバル企業との協業やM&Aなど、大きな決断にも向き合うこともあるでしょう。
その際の契約業務は責任も重く、厳格なフローに沿って進めることになります。
②電子帳簿保存法に対応したい
新薬市場における業務のスピードアップを図るには電子化が不可欠です。ただし、重要書類の電子化にあたっては電子帳簿保存法への準拠が欠かせません。何をしないといけないのか、どのように保存するかなど、やるべきことの整理も必要です。
ただデータを保存すれば良いということではなく、法令への深い理解が求められるため対応に困るケースもあります。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
薬品業界では研究開発にも莫大な費用が必要です。そのため、削れる経費は削る必要があります。契約業務においては、紙ベースでのやり取りがまだ残っている場合、収入印紙代や郵送代が発生し、手間もかかるうえにコストも発生してしまいます。このコストをどう減らしていくかを考えることも重要なのです。
薬品業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
契約業務をオンラインで完結
薬品関連の企業は海外市場に進出する例も少なくありません。さまざまなエリアの顧客とスムーズに取引をするには電子化が重要であり、全てのフローをオンラインで完結させられると効率化がさらに図れます。そのため、電子契約システムの導入にあたってのどこまでオンラインでできるのか、という点に着目すると良いでしょう。
電子契約システム導入によるコスト削減
薬品の開発には時間とコストが必要です。電子契約システムの導入によって時間や手間に関する問題は大きく改善されるでしょう。しかし、コストがかかり過ぎてはシステムの維持ができません。契約書の電子化により印紙代や郵送代は0円にできますが、料金体系にも着目して、比較検討を進めることが大事といえます。
電子帳簿保存法に対応できる
契約書の電子化にあたっては電子帳簿保存法の準拠が必要です。業務の負担を電子契約システムでカバーできることが望ましいでしょう。最新の法令にいち早く順応できるシステムを選定し、法改正があった場合でも自社で調査などを行う手間を削減できる体制にしておきましょう。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
契約の証跡管理や期限切れ予防を実現
株式会社テックドクター様は、ウェアラブルデバイスや医療機器から得た情報を活用する、データ医療を提供する企業です。契約書のレビューや証跡を残せる体制ができていないという現状があり、ワークフロー機能で押印証跡を残していきたいとの理由で「マネーフォワード クラウド契約」を導入しています。
契約システムにワークフロー機能が付随されていることで別途ワークフローツールを入れる必要がなく、全体のコストを抑えつつ契約業務の効率化が実現されています。また、期限アラート機能の活用により契約期限を見逃しが回避できるようになったという効果も得られています。
工数の大幅削減で従業員の負担を改善
キューサイ株式会社様は、スキンケア事業やヘルスケア事業などを手がける企業です。従業員数が500名に対し契約業務を担う人材が2名しかおらず、大きな負担がかかっていました。そこで電子契約システムの導入による省力化を図り、従量課金制ではなく金額が固定である点などにも着目して「マネーフォワード クラウド契約」を導入しました。
その結果、紙ベースの契約から電子契約へと少しずつ移行ができ、押印申請にかかるワークフロー機能も活用することで大きく工数が削減できたとされています。また、UIがシンプルで扱いやすいのも良かったと評価しています。
押印申請フローを改善して時間短縮とコストカット
ファミリーイナダ株式会社様は、マッサージチェアの製造販売を行っている企業です。これまで紙ベースでの契約がメインで、印紙税や郵送代などの金銭的コストに課題を感じていたそうです。また押印フローにも問題があり、場合によっては押印をするまでに1週間かかってしまうケースもあったそうです。
契約がいつ締結されたのかなどの情報が把握されていないという問題もあったため、電子契約サービスの導入を検討し始め、選定したのが「マネーフォワード クラウド契約」でした。押印申請フローの機能が標準搭載されていて、かつ、ランニングコストも安く抑えられるという理由で導入を決めました。導入後は紙契約で発生していたコストが削減でき、社内のワークフローも改善。法務で契約情報が管理できる体制を構築できたと語っています。
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