通信業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月19日
通信業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
通信業界は顧客ニーズが多様であり、競争も激しい業界です。特にスピード感を持った事業展開が重要であり、社会情勢の変化に柔軟に対応していく姿勢が重視されます。そんな中、顧客満足度の向上やコスト削減などにも向き合わなければならず、バックオフィスに大きなリソースを割くことは簡単ではありません。
契約業務においてもできるだけ効率良くこなす必要があり、業務効率の向上を目指す必要性があります。また、契約業務の効率を上げることができれば本業のサービスの質を向上させることに注力でき、従業員の負担も軽減させられます。
通信業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
通信業界でも、契約内容によっては複数の部署による承認が必要なケースもあることでしょう。「社内稟議に時間がかかっていて、素早い決断ができない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
特に、紙ベースで稟議書を作成したり、回覧したりしている場合、業務改善の必要性があり、時間短縮を図る余地も十分にあるといえます。
②電子帳簿保存法に対応したい
会社が作成する税務関係の書類の多くは、保存義務が課されています。従来は紙ベースでの保存が必須でしたが、電子帳簿保存法により電子データでの保存も可能です。
通信業界に属する企業としては、デジタルへの対応を済ませておきたいところですが、電子帳簿保存法については技術的な問題だけではなく、法令の絡む問題でもあります。法改正も繰り返されているので、うまく対応できていない企業も多いのではないでしょうか。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
業界を問わず、契約書などの文書に対しては収入印紙代のコストが発生することもあります。ただ文書を作成するだけで印紙税が課税されてしまい、記載金額が大きいほどその負担は増してしまいます。
さらに文書を相手方に送付するときは郵送代も発生します。通信業界だと取引先が全国に展開されるなど、比較的対応エリアも広いので、郵送代も大きな負担になるのです。
通信業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
契約業務をオンラインで完結できるか
情報通信環境は私たちの日常生活にも直結する重要な存在になっています。今後も市場は拡大し、新たな契約を交わす場面も増えてくることでしょう。そんな中、効率的に契約業務に取り組むのであれば電子契約システムが大きな役割を担いますが、その恩恵をより享受するには一貫したオンライン対応が欠かせません。その際は、契約書作成から始まり保管に至るまで全過程がオンライン上でできるようなシステムを選定すると良いでしょう。
収入印紙代や送料などのコストをカットできるか
電子契約は印紙税法において課税される文書とはみなされず、オンラインプラットフォーム上で締結された契約では収入印紙代はかかりません。通信業界では、ネットワーク設備の購入、サービス提供契約、パートナーシップの確立など、多額の資金を動かす取引が頻繁に行われます。これらの取引では契約額が高くなることが多く、電子契約による印紙代の節約は通信企業にとって顕著なコスト削減策となり得ます。
電子帳簿保存法への対応が可能か
契約業務においては契約書の保存についても考慮しなくてはならず、法令上の義務を果たせるような形で保存しなくてはいけません。法令への準拠は顧客からの信用獲得にも重要なことであり、通信業界においても広く顧客獲得を目指すのであれば法令遵守を徹底しなくてはなりません。そこで電子契約システム導入にあたっては電子帳簿保存法への対応にも着目しましょう。最新の法令に準拠しており、利用者に極力負担がかからないものを選びましょう。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
押印のための出社をなくし業務効率の向上を実現
株式会社日本オープンシステムズ様は、システム開発からコンサルティングまで実施しているIT企業です。紙を使った契約業務も残っており、押印のために出社するという現状に困っていました。また、紙をスキャンしてPDFで保管をしていたものの、検索するのに時間がかかってしまうという問題も抱えていたのです。
契約書の枚数も増えてきたという状況もあり、紙での対応に限界を感じて「マネーフォワード クラウド契約」を導入。電子化を進められたことで従来の問題が解決され、業務効率化が図れたと話しています。さらに承認フローがオンライン化したことで、ステータス管理もしやすくなり、Slackとの連携で承認依頼の見逃しも防げるようになったようです。
利用しやすい料金体系で電子契約を実現
株式会社リコネクト様は、Web制作やその運用保守、システム開発などを手掛けるIT企業です。紙を使った業務だと出社の機会も多く非効率であること、その結果、対応も遅れて制作の着手がなかなか始められないなどの問題に悩まされていました。
そこで電子契約システム導入を検討し始めたところ、契約締結数にかかわらず一定の料金で利用できる「マネーフォワード クラウド契約」を見つけ、安心して中小企業でも利用を続けられるとの印象を持って導入を決めたようです。その結果、契約締結までのスピードは大幅に向上し、収入印紙代や郵送代などのコストも削減。サービスの利用料が発生しても大きなコストカットにつながったと魅力を話しています。
契約書に関わる情報を一元管理して属人化からも脱却
SALESCORE株式会社様は、営業活動や商談、売上予測などに特化したサービスを提供し、コンサルティング事業も行っている企業です。事業規模が大きくなっていく中、契約件数が増えたときに契約書の管理が難しくなっている状況に直面し、ワークフロー整備の必要性を感じたようです。
そこで契約管理や契約フローを立て直すため、「マネーフォワード クラウド契約」を導入。このシステム内でワークフローが完結させられること、また、契約書の全てを一元管理できることなどから選んだようです。導入後は契約書が一元管理されることで部署間の連携もスムーズになり、属人化も解消。管理工数も削減されて、契約業務以外にもリソースを割けられるようになっています。
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