不動産業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
不動産業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
2022年に施行されたデジタル改革関連法により、 不動産業界でも従来膨大な量の紙でのやり取りが必須であった不動産関連文書は電子契約で手続きを進められるようになりました。従来、対面での説明が必要であった宅地建物取引士による重要事項説明も、オンラインでの対応が可能になり（IT重説）、非対面・リモートワークで実施できる業務の幅は広がっています。
また、賃貸契約の場合は不要ですが、売買契約の場合に契約書に必要な収入印紙の代金も、金額が大きい不動産の取引では高額になりがちです。加えて、不動産の契約書類は記載内容が多いこともあり、印刷する場合はその印刷コストや保管にかかるコストも無視できません。
従来の紙での契約の場合、様々な面でコストが発生しがちな不動産業界においては、契約業務を電子化・効率化し、コストや業務に割かれるリソースを削減することが急務と言えるでしょう。
不動産業界の契約業務で悩みがちなポイント
①収入印紙代や郵送代を減らしたい
不動産業界で契約時に発生する書類の中で、印紙代のコストが高いのは物件の売買における契約書です。収入印紙代は契約代金が高くなるほど高額となり、数千万円を超える取引も珍しくない不動産業界における印紙代の負担は他業界と比べて大きいと言えます。
建物の賃貸契約書や重要事項説明書には収入印紙代は発生しませんが、顧客や社内とのやり取りで郵送を用いる場合の送料も、積み重なると無視できないコストです。
②社内稟議のフローを効率化したい
不動産業界における契約は高額となるケースもあり、稟議も慎重に行われて時間を要する可能性があります。加えて稟議のフローが煩雑であると、契約と締結まで長く時間を要してしまいかねません。
不動産の契約は、急な転勤に伴う賃貸契約など、顧客の事情で早急な対応を要する場合もあります。稟議の効率が悪いことが顧客からの不満や失注につながることもあるため、効率的なフローの整備は必須だと言えるでしょう。
③リモートワークに対応したい
世の中の流れの変化を受け、不動産業界でもリモートワーク対応の流れが進んでいます。従来は対面で行われることが義務付けられていた宅地建物取引士による重要事項説明も、デジタル改革関連法により一定の要件を兼ね備えていれば「IT重説」で足りるようになりました。
しかし、契約業務を完全にリモートワークで実現するには、IT重説以外の部分も含めてシステムやフローを整備する必要があります。
不動産業界の契約に役立つ電子契約システムの機能
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約による契約書は、印紙法上の「課税文書」には該当しません。そのため、不動産の売買のような非常に高額の取引においても印紙代をかけずに契約が可能です。デジタル改革関連法により、不動産の契約書や重要事項説明書は全て電子契約でのやり取りが可能になりました。システム導入により、これまで発生していた紙の印刷コストや郵送費など、積み重なると無視できないコストも一切かけずに契約を進めることもできるのです。
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムでは、紙の契約書もファイル化して電子契約書とまとめて管理できます。紙の契約が慣例化している業界だけに、顧客から紙での契約を要望されるかもしれません。そのような場合でもシステム上で保存し、容易に検索・確認できるようにすることで管理コストは大幅に下げられます。電子契約書だけでなく、これまで結んだ紙の契約書、これから結ぶ紙の契約書も含めて一括で管理が可能です。
契約業務をオンラインで完結
電子契約システムでは、システム上で契約書の作成から稟議の承認、保管までワンストップで対応が可能です。不動産の商談や契約は会社の事務所ではなく、販売所などで実施されるケースもあります。そのような場合でも、外からの申請に対して稟議を承認し、契約締結まで実施することで業務効率が高まるでしょう。IT重説との親和性も高く、契約業務を最初から最後までリモート環境で実施することも可能です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
ペーパーレスによるコスト削減と業務効率化を実現
第一住建ホールディングスさまは業界の中でも早期にDX化を推し進められ、デジタル改革関連法の改正に先だって「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
業界において課題となるのは、高額商品の売買契約で発生する印紙代です。電子契約化による印紙代や周辺コストの削減、業務効率化には成果を感じられているとのことでした。慣例として紙の契約書が好まれる業界ですが、電子契約を導入することで利便性を感じられるようになったそうです。
バックオフィス業務の効率化を実現
クラフトバンク株式会社さまは、内装施工を主力事業とする会社からの分割で誕生し、建設工事受発注プラットフォーム事業を展開されています。設立後まもなく、バックオフィスのデジタル化に向けて「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
会社分割によりメイン事業が高単価な工事からIT事業に転換したため、印紙のコストは少なくなったものの、押印業務などの工数削減の観点から電子契約システムを当初から検討されていたそうです。
従量課金ではなく定額で利用できる点も、プラットフォーム事業として多くの電子契約を締結するビジネスモデルとの親和性が高いと評価をいただいています。
契約数が増えても送信料を0円に抑えてコスト削減
M&A業界において仲介の領域を担う株式会社M&A総合研究所さまは、他社からの乗り換えで2022年10月に「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
電子契約サービスの利便性の高さはすでに実感いただいていたものの、契約の送信数に応じて課金される、活用するほどにコストがかかる構造に課題を感じられていたようです。
「マネーフォワード クラウド契約」の利用料は契約数によらず一定であるため、事業規模の拡大との親和性が高い点を評価いただいています。
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