物流業界の契約業務を電子契約システムで効率化
複数拠点にも対応

更新日：2024年2月13日

複数拠点での契約業務が膨大になりがちな物流業界

物流業界では一つの企業が日本各地に営業拠点を持つことは珍しくありません。特に、大手企業であれば全国各地に多数の拠点を有しているケースもあるでしょう。業務の性質上、本社だけでなく各拠点が一定の決裁権を持ち、拠点付近の事業者と契約を締結することも多くありますが、その際に問題となるのが契約締結までの業務フローの管理や契約書の保管です。

紙で契約業務を行っていると、各拠点で進んでいる案件を本社に確認するために時間やコストがかかり、契約締結後も契約書の原本を保管するにあたって管理コストがかかります。

拠点を多く持つが故に、契約の数が多くなりがちであることに加え、社内外でのコミュニケーションコストもかかりがちです。物流業界においてはそのビジネスモデルの構造上からも、紙の契約業務は人の手や諸費用といった時間的・金銭的コストが膨大になりやすいと言えるでしょう。

物流業界における契約業務で悩みがちなポイント

①社内稟議のフローを効率化したい

物流業界での契約においては、特にスピード感のある対応が求められます。しかし、社内稟議のフローが複雑で契約まで時間がかかりがちです。特に拠点での契約において、本社の役職者の稟議が必要となった場合、承認から実際の契約まで相当に時間がかかることが予測されます。

フローが煩雑であることで余計に時間がかかってしまい機会損失が出る可能性があることは、物流業界における稟議のありがちな悩みの一つです。

②収入印紙代や郵送代を減らしたい

紙の契約書の作成には収入印紙代や郵送代が発生します。物流業界において発生する契約書は業務の性質上「課税事項に該当する文書」に該当し、収入印紙が必要なものが多い。契約は対面ではなく書面を郵送でやり取りすることが多いため、必然的に郵送代もかかります。

1回ごとの契約にかかる収入印紙代・郵送代は大きなものではなくとも、契約書の数が増えてくるとその総額は無視できない金額になりかねません。収入印紙代・郵送代は紙での契約書作成に欠かせないものですが、長期的に膨大なコストとなるのです。

③契約書の保管を効率化したい

拠点ごとに決裁権を持つことも多い物流業界においては契約書の管理が煩雑になる傾向があります。契約書の原本は一定期間の保存義務が定められているため、拠点と本社どちらで保管するのか、ルールが明確化されていないと管理が煩雑になりがちです。

PDF化して電子ファイルで保存すれば内容の確認・共有は容易になりますが、枚数の多い契約書であればPDF化に相応の手間がかかります。また、ファイルの数が多くなると、フォルダの中から対象の契約書のPDFを探すのにも一定の手間がかかってしまうのです。

電子契約システムで効率化できるポイント

契約業務をひとつのサービスで完結
クラウド契約システムの中で契約に必要な業務フローを全てオンライン上で完結することが可能です。契約書の作成から申請、承認に至るまでのフローもオンラインを介してスムーズに進行できます。そのため、全国の各拠点で申請した契約を本社が承認し、実際に契約を締結するまでのリードタイムを大幅に短縮することも可能です。
今まで書類の作成や郵送に要していた時間を省略できることで、これまで生じていた承認までの待ち時間による機会損失を減らすことが期待できます。
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電子契約で印紙代や郵送費が0円に
クラウド契約システムで実施する電子契約はオンライン上での締結・保管が可能です。そのため、契約の相手方と書類をやり取りする郵送費、本社と拠点で書類をやり取りする郵送費が発生しません。加えて、電子契約の契約書は課税文書に該当しないため、収入印紙が必要な紙の契約書と全く同じ内容であっても印紙代が必要ないのです。
クラウド契約システムを活用することによって、これまで契約で必然的に発生していた印紙代や郵送費といった経費を将来にわたって削減することができます。
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紙の契約書と電子契約をまとめて管理
クラウド契約システムでは電子契約だけでなく、紙の契約書もまとめてシステム上で一括管理できます。これまではスキャンデータをPDF化してまとめていたような紙の契約書もシステムに格納しておけば容易に探し出すことが可能です。
これまで紙で管理していた契約書だけでなく、相手方の都合で紙での契約書を交わす場合もシステムの中で一括管理できます。そのため、契約書の管理や確認にかかる工数が大幅に省略でき、業務効率化が図れるのです。
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