KOTOBUKI Medical株式会社

社員全員にカードを発行し、現金の取り扱いがほぼゼロに

KOTOBUKI Medical株式会社 経理 加藤様
  • 課題

    ・社員の現金での立替払いを無くしたかった
    ・経費申請や承認のフローがなく、経費精算が煩雑だった
    ・バックオフィスの社員増員にあたり、複数台のパソコンから作業できる環境作りが必要だった

  • 結果

    ・社員員全員にカードを発行し、社員の現金立替が完全になくなった
    ・経費申請や承認のフローを構築することができた
    ・マネーフォワード クラウド会計との自動連携で、仕訳までスムーズにできるようになった

手術トレーニング用模擬臓器の製造販売を行うKOTOBUKI Medical様。
2021年冬頃より「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド経費」など複数のサービスをご利用いただいています。
「マネーフォワード ビジネスカード」を導入後、社員全員にビジネスカードを配布し、クラウド経費やクラウド会計と連携させることでバックオフィス業務の自動化を推進し大幅な業務効率化に繋がっています。導入後の変化や運用した上での率直な感想をバックオフィスを担当されている加藤様にお聞きしました。

上場を見据えたバックオフィスの体制構築。小口現金の扱いをやめたかった

ーー マネーフォワード ビジネスカード導入以前はどのような課題感をお持ちでしたか?

マネーフォワード ビジネスカードは今年の2月にマネーフォワード クラウド経費と同タイミングで導入しました。社員がインターネットで備品を購入する際に法人カードで支払ってもらっていたのですが、当時は経費申請の仕組みがなく、事前申請や承認のフローもないまま法人カードで決済がされ、月末に利用履歴を確認して精算するオペレーションでした。
使用用途の確認作業に時間がかかっていたことや、会社が大きくなってきたこともあり、バックオフィスの体制を見直す必要がありました。
また、現金で立替払いをした経費はその都度領収書を持ってきてもらい、現金で精算していました。しかし、銀行におろしに行く手間やセキュリティの観点から、できるだけ現金の扱いをやめたいと考えていました。
社員も増え、私1人ではバックオフィスの業務が回らなくなってきているので、増員を考えています。このタイミングで経費申請のフローを整えたかったのと、将来的に上場を見据えていることもあって、そろそろ経費精算フローを整えたいというタイミングでした。

マネーフォワード クラウド会計との連携感が導入の決め手に

ーー マネーフォワード ビジネスカードを知ったきっかけや導入の決め手は何でしょうか?

マネーフォワード クラウド会計の管理画面にビジネスカードの案内があり、そこで初めて知りました。
もともとは別のインストール型の会計ソフトを使っていましたが、コロナ禍でリモートワークが増えクラウドにしたいと思っていました。他のクラウドサービスも検討しましたが、私と同じくバックオフィス業務や経理をやっている知人に聞くと、「クラウド会計はいろいろあるけど、マネーフォワードが一番いいよ」という声が圧倒的で、あまり迷うこともなくマネーフォワードさんを選びました。
マネーフォワード ビジネスカードの導入の決め手は、マネーフォワード クラウド会計との連携面です。効率化を考え、経費もカードもマネーフォワードに統一しました。

 

社員全員にカードを配布。現金精算ゼロを達成

ーー 現在、どのようにマネーフォワード ビジネスカードを利用されていますか?

社員全員にリアルカードを配布して備品などの購入に利用しています。バックオフィスのオペレーションを整える際、社員にとってわかりやすいシンプルなフローにしたかったのと、本人たちに会社のお金を使っている自覚を持ってもらいたかったので、社員全員リアルカードを配布する方法を選びました。
マネーフォワード クラウド経費と連携し、社員にはクラウド経費から申請してもらって、会計側で経費から仕訳をする機能を使い仕訳入力をしています。

 

ーーマネーフォワード ビジネスカード導入により、どういった効果を実感されていますか?

現金を取り扱うことがほとんどなくなりました。一部どうしても必要なシーンはありますが、社員が現金で精算することは完全になくなり、当初目標としていた現金精算ゼロを達成できています。利用明細もリアルタイムで確認できるので、安心して社員に使ってもらえています。
クラウド会計と関連する部分でも、ビジネスカードとクラウド会計を連携させることで明細の自動取り込みができるので、一つ一つ金額を打ち込む手間がなくなったことですかね。以前利用していた会計ソフトも取り込みはできるのですが、自動ではないのでちょっと面倒くさかったので……(笑)。
また、これからバックオフィスの人員が増えることを考えると、複数人で同時に使用できるクラウドであることはシンプルにいいなと思いますね。

 

―― 最後に、今後マネーフォワード ビジネスカードをどう活用したいかや、期待することを教えてください。

今後は、今使っている別の法人カードも全てマネーフォワード ビジネスカードに切り替えて一本化したいと考えています。
期待することとしては、誰のカードでいくら支払われたのかがすぐに確認できるなど、UIの面でアップデートがあるといいなと思います。あとは経費の申請漏れが発生した時にすぐに気づけるよう、利用明細から未申請の経費を簡単に確認できたら嬉しいです。今後のサービスのアップデートを楽しみにしています!

 

KOTOBUKI Medical株式会社
埼玉県八潮市を拠点とするマルチなものづくり企業である株式会社寿技研(1978 年設立)の医療トレーニング製品部門がカーブアウトし、2018年11月に設立。主力製品は手術トレーニング用模擬臓器「VTT(Versatile Training Tissue)」。 「すべての人が安心して手術に臨める社会をつくる」をミッションに掲げ、医療従事者がより多くの手技向上の機会を得られること、医療機器の開発や評価がより簡易に正確に行えることの実現と、手術を行う医療従事者、手術を受ける患者、双方のQOLを向上させることを目指す。