紙での経費精算のため、経費の申請・承認や書類のデータ化を手作業で行う必要があった

医療法人社団紺整会では、船橋整形外科病院をはじめ4つのクリニックと介護老人保健施設を運営しています。医師を含む職員数は約700名で、医療法人社団の中では比較的大きな規模になります。

医療業界の中では、当法人のIT化は比較的早い方だったと思います。しかし、経費精算は長らくアナログな方法で行われてきました。これだけの組織規模にもかかわらず経費精算をすべて紙書類で行っていたため、業務上の課題がいくつも発生していました。

立替経費精算では、申請書を手書きするため書類作成に時間がかかっていましたし、拠点間での書類配送の手間や、会計システム入力時には手書き文字をデータに打ち直す手間もありました。出張時には事前に旅費申請をしますが、上司が忙しくて申請書類をチェックできず、出張までに承認が間に合わないこともありました。旅費申請の進捗を尋ねる職員からの問い合わせも多く、新型コロナウイルスの流行以前には医師、コメディカル等の学術学会への参加等の数多くの出張があったため、対応が非常に大変でした。

こうした状況に加えて、法律が変わって電子帳簿保存法への対応も必要になりました。アナログな経費精算のままで電子帳簿保存法に対応することは困難と判断し、いっそ経費精算回りをまるごとDX化してしまおうと考え、システム導入を決定しました。

「経費精算のデジタル化」と「電帳法対応」をテーマにシステムを比較。マネーフォワード選定の決め手は、営業担当の手厚いサポート、細かなアレンジが利く機能面だった

「経費精算のデジタル化」と「電子帳簿保存法対応」という観点で複数のシステムを比較検討して、最終的にマネーフォワード クラウド経費に決めました。

実を言うと、社内には「経費精算は業務プロセスがある程度固定化しているし、電帳法については法律でしっかり要件が定められている。なので、経費精算システムなんてどこを選んでも結局は同じなんじゃないの？」という考えも一部にはありました。そうした中でマネーフォワード クラウド経費を選んだ一番の理由は、営業担当者の説明がわかりやすく、サポート体制が大変充実していたことです。

検討段階では、当法人向けにテスト環境を作成して、経費精算がどうシステム化されるかを具体的に見せてくれました。例えば、当法人では出張時の移動手段や宿泊の手配を総務部が行います。その流れを説明させてもらったところ、「それではこのように操作をします」とマネーフォワード クラウド経費の実際の画面で操作手順、処理手順を丁寧に示してくれました。

導入前にこのようなやり取りを何回も繰り返したことで不安を解消できましたし、DX化を成し遂げられるという自信が掴めました。営業担当者の手厚いサポートには本当に感謝しています。

また、マネーフォワード クラウド経費が他社製品と比べて細かなアレンジが利く点も、導入の決め手でした。

今回のシステム導入では、システムにあわせて自分たちの業務を変える方針を取りましたが、検討を進めていく中で「これだけはどうしてもやり方を変えられない」という部分がいくつか出てきました。そういった譲れない部分に一番柔軟に対応できたのがマネーフォワード クラウド経費でした。

例えば、他社システムがカバーしていない機能をマネーフォワード クラウド経費は標準機能として備えていたため、業務フローを変えずに済んだ部分がいくつかありましたし、システム設定を変更することで私たちの業務にあわせた画面項目に変えることもできました。具体的には、立替経費精算書、出張申請書、注文書、購入要求書などいろいろな書類が業務の中で存在していましたが、それらの形を極力残しながらシステムに落とし込むことができました。

他社製品と比べて細かな調整が利くので、「マネーフォワードなら、今のやり方を大きく変えずにシステム化ができそうだ」と目途が立ったことも大きかったです。

クラウド経費の導入で、経費精算のDX化を実現予定。経費の精算・承認がスマートフォンでできるほか、ワークフローの確認やデータ集計もボタン1つで対応可能に

現在、2023年9月からのシステム稼働に向けて導入作業を進めています。導入が完了すれば、以下のような経費精算の流れが実現します。

医師や職員が行う立替経費申請は、紙書類ではなくスマートフォンやPCを使っての申請になります。領収書などの証憑はアプリで写真撮影するだけでOKです。以前のように申請書類や証憑を各拠点から回収する必要がなくなります。

出張旅費の申請・承認は、システム上のワークフローで行います。上司はスマートフォンやPCでいつでもどこでも承認を行えるので、出張までに承認が間に合わないといったことがなくなります。ワークフローの進捗はシステムで確認できるので、申請を上げている職員からの問い合わせ件数もぐっと少なくなるはずです。

経費の利用状況なども、マネーフォワード クラウド経費からボタン一つでデータ出力ができるようになります。これまではデータを求められるたびに、関連資料を探して手作業で集計していました。データ集計にかかる作業時間を大幅に短縮できると思います。

システム導入目的の一つだった電子帳簿保存法対応も、マネーフォワード クラウド経費はしっかり機能対応していますし、法改正にあわせたバージョンアップが随時行われるので、その点も安心しています。

さらに、クラウド債務支払、Pay for Businessの導入も決定。マネーフォワード クラウドシリーズの連携によるさらなる業務効率化に期待

今回、マネーフォワード クラウド経費のほかに、マネーフォワード クラウド債務支払、マネーフォワード Pay for Businessも導入しました。システムが稼働すれば、業務効率化の範囲は経費精算だけにとどまらないと考えています。

当法人には数多くの請求書が届きますので、マネーフォワード クラウド債務支払で処理をシステム化することで大きな業務効率化が望めます。受領する請求書も電子帳簿保存法への対応が必要になりますので、経費精算とあわせて一気にシステム化することにしました。

マネーフォワード Pay for Businessについては、外部企業への支払いに利用する予定です。カードの申し込みから利用開始まで時間がかからないことや、マネーフォワード クラウド経費へのデータ連携がリアルタイムになること、貯まったポイントを支払いに使えることなどを評価しました。マネーフォワード クラウドの複数サービスをあわせて利用することで、バックオフィスのさらなる効率化を期待しています。

経費精算など個別業務の効率化に留まらず、ゆくゆくはマネーフォワードを活用した経営管理のDX化も進めていきたい

当法人は医療機関ということもあり、院内の連絡手段に長らくPHSを使ってきました。しかし、PHSのサービス縮小にともない、今後はスマートフォンへの乗り換えを考えていかなければなりません。スマートフォンを1人1台に配付できれば、マネーフォワード クラウド経費を使って必要な業務処理をいつでもどこでも行えるようになります。スマートフォンを最大限に活用するという意味でも、マネーフォワード クラウド経費には大変期待しています。

当法人はマネーフォワードクラウドの導入効果としてデータ管理をより一層加速させ、予算管理が可視化でき経営面にも大きなメリットが生じると考えています。