リモートワークが広がる中、捺印のためだけに出社することも。業務効率化のために電子印の導入を検討していた

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

桐谷：コロナ禍をきっかけに弊社でもリモートワークへと移行したのですが、捺印や郵送でのやり取りなど、やはり会社でないと難しい契約書業務があります。そのため、捺印のためだけに出社の予定を立てる必要があるなど、非生産的な働き方になっていたことを課題に感じていました。

また、取引先企業もリモートワークを導入されていますから、こちらが対応できたとしても、先方が郵送でのやり取りが厳しいというケースもあったんですね。そんな状況を踏まえ、当社でもペーパーレスで契約業務が行えるサービスを導入したいと考えるようになりました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

高橋：電子契約サービスを検討するキッカケとなったのは、マネーフォワードから送られてきたメールでした。もともとマネーフォワードの経費サービスを利用しており、担当の方から新しくマネーフォワード クラウド契約がリリースされたとご連絡をいただいたんです。

桐谷：当初は電子契約というよりは、電子印鑑を利用したいという考えであったため、電子印鑑に特化したサービスも比較検討の対象でした。
しかしながら、これからは電子帳簿保存法にも対応できる体制をつくっていく必要があると考えたときに、電子印鑑に特化したサービスよりは契約書管理機能も充実しているほうが良いのではと。マネーフォワード クラウド契約であれば、法令対応部分やステータス管理など利用したい機能が揃っており、費用感としても妥当であったため、最終的に選ばせていただきました。

様々な書類に活用できるうえに、締結から管理までが一気通貫で行えるのは嬉しい

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

桐谷：契約書だけでなく、注文書や見積書、請求書などの書類にもマネーフォワード クラウド契約を活用しており、月間で約100件ほどをクラウド上で管理しています。
やはり、営業活動においては見積書を出して、その後に注文書、そして最後に請求書と複数の書類が存在するため、それらをクラウド上で一元管理できるのは、非常に便利だなと感じています。

また、マネーフォワード クラウド契約であれば、他社の電子契約サービスで締結した契約書であっても取り込むことができます。取引先の利用している電子契約サービスを利用する機会もあるので、受信した契約書データをクラウド契約にアップロードして社内の承認フローを回せたり、同じように一元管理できるのはありがたいですね。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

桐谷：実際に運用していく中で、これまで慣れていたメールのやり方と少し違う対応が必要であったりして悩むことはありましたが、マネーフォワード クラウド契約の設定自体で困ることはほとんどなく、スムーズに運用を開始できました。

高橋：導入時は、ペーパーレス化することに難色を示す取引先もいるかもしれないと少し心配していたのですが、現状ほぼすべての企業が問題なく受け入れてくれています。電子契約に慣れていない取引先であっても、電子契約が増えてきていることや電子帳簿保存法の話を伝えることで、「今後のために練習がてら使ってみよう」と前向きに受け止めてくれました。
電子契約を利用することで、自社だけでなく先方側の作業もペーパーレス化でき、返送までのスピードが郵送でやり取りしていたときよりも格段に早くなったのは、とても良かったなと感じています。

出社せずとも契約業務が可能に。ステータス管理などのストレスもなくなり、業務効率化に繋がっている

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

桐谷：マネーフォワード クラウド契約によって、出社せずとも契約業務を行えるようになったことは非常に大きな効果です。請求書関連の対応や、取引先の意向などでまだ紙でのやり取りは残ってはいるものの、今では月末月初しか出社しなくてもよいほどに出社頻度は減りましたし、何か不測の事態が発生した場合であっても、会社に行かなくとも契約業務を進められるという安心感もあります。

また、相手方が確認しているかどうかも、クラウド契約のステータスを見れば一目瞭然のため、もし進行していないドキュメントがあれば適切にリマインドできます。

やはり、たくさんのやり取りがあると、どの契約書がどういったステータスなのかを管理するのは非常に大変ですし、都度メールで過去のやり取りを検索するのも手間がかかりますよね。そうしたストレスがなくなったのはありがたいですし、業務効率も向上したと感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

高橋：マネーフォワード クラウド契約の活用によって、社員の業務効率化に繋がっていることは、とても嬉しく思っています。
今後は、そこまで頻度は多くないものの、まだ紙でのやり取りが残っている書類があるため、人事労務まわりの契約書など、社内向けの書類にも電子契約を展開していければと考えています。ISMS認証の観点でもペーパーレス化は推進していきたいですね。

桐谷：コストをかけてでも電子契約サービスを導入する意味はあるんだなと改めて実感しています。正直なところ、導入前はわざわざ有料のサービスを導入せずとも、Office365などのサービスで代替すれば無料ですむのではと思ってしまっていたところもあったんですよね。
実際にマネーフォワード クラウド契約を利用して業務が楽になったのはもちろんのこと、こうしたサービスを導入することで、会社としてコンプライアンスや電子帳簿保存法に前向きに対応しようという姿勢を対外的に示せるのは非常に意味のあることだと思っています。

また、マネーフォワード クラウド契約は、他の電子契約サービスに比べて新しいサービスである分、非常に伸びしろのあるサービスだと思うんです。定期ミーティングなどで要望を直接伝えられるのも嬉しいですし、実際「たしかにその機能はあった方がいいよね」と思える機能が日々追加されている印象があります。要望を受け止めて形にしてくれるからこそユーザーに寄り添った機能が追加できるんだろうなと。
期待しているからこそ、要望はこれからも積極的に伝えていきたいと思っていますし、今後の発展も非常に楽しみです。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社ワンオールシステム：https://www.one-all.co.jp/）