コロナ禍でお客様がリモートワークへ移行。面談から契約までをオンラインで完結できるスキームを求めていた

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

森下様：これまで契約書は紙ベースで進めてきたのですが、締結した契約書が約5,000件と非常に膨大で、そのすべてを物理的に保管していました。しかし増え続ける契約書に対して、保管スペースの確保に限界を感じていたというのが1つ目の課題です。
また2つ目に、契約締結までのスピード感も課題に感じていました。基本的にはお客様と対面で面談をして、その際に契約書の読みあわせと契約締結まで行うというフローになっていたのですが、当然イレギュラーもあり、その場で契約締結できないこともあるんですね。そうした際に、ずるずると未回収が続いてしまうということもありました。
そして3つ目の課題として、リモートワーク環境にあるお客様に対応する必要があったことです。昨今のコロナ禍でお客様もリモートワークへと移行されました。これまで対面だった面談をオンラインで行うようになり、オンラインでお客様とのやり取りができるシーンも増えてきました。
そのため、オンラインでお客様と面談して、そのまま契約もオンラインで完結させるスキームのほうが双方にとって望ましいだろうと思い、電子契約サービスの導入を検討するに至りました。

ーーマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

鈴木様：どの電子契約サービスにすべきか、またそもそもどういった電子契約サービスがあるのか調査していたタイミングで、マネーフォワード クラウド契約の存在を知りました。
そして4〜5つほどのサービスと比較検討を行い、まず決め手となったのが費用面です。お客様とやり取りする契約書が1社1通だけとは限りませんし、事業拡大に合わせて契約件数も増えていく可能性があります。
そのため、他社サービスは契約書1通につきいくらと従量課金であるのに対して、マネーフォワード クラウド契約は契約件数によって料金が変わることがないというのが安心して使えるポイントだなと感じました。

また、マネーフォワード クラウド契約をデモしていただいた際に、直感的に使えそうだなと感じたんですね。もともと全社でマネーフォワード クラウド経費を導入していたこともあり、操作性にも馴染みがあり、現場もすぐに利用できるだろうと。さらに紙の契約書の取り込みもできるので、利便性も高く、操作性も良いというのがもう1つの決め手でした。

12拠点それぞれで独自の承認フローを構築。操作性が良いからこそスムーズに現場へ浸透した

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

森下様：現在は、新規の税務顧問契約書をメインに活用しており、月間で平均して約40件ほどの契約書をマネーフォワード クラウド契約で管理しています。これまでは現場から契約書を郵送で回収するフローでしたが、40件もあるとなかなかの手間がかかっていたので、とてもラクになっています。
また弊社は全国12拠点あり、ある拠点では所長の承認だけ、ある拠点はマネージャー承認も必要など、拠点ごとに契約書の承認フローが異なっていました。しかしマネーフォワード クラウド契約なら、12拠点それぞれ独自の承認フローを構築できるため、柔軟に対応できるというのはとても利点だなと感じています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

森下様：はじめは12拠点で統一した運用フローを構築したいと思っていました。ただ、拠点ごとに独自の業務フローが存在しており、いきなり統一フローで進めてしまっては混乱が起きかねないため、まずは3拠点でテスト運用をする形でスタートしました。
そして拠点ごとにいろいろな要望が出てきたため、細かくチューニングをしていくような形で対応しました。約4ヶ月間テスト運用を行いましたが、各拠点の要望を取り入れつつ、最適な運用フローをどう構築するかバランスを取るのが苦労した点ではありました。
また、非常に簡単に締結完了する電子契約に対して、「法的効力は大丈夫なのか？」という疑問や不安の声が現場から上がっていました。そこで弁護士に確認してお墨付きをもらうなど、安心して使ってもらえるよう意識してきました。
ただ、はじめは新しい取り組みであるがゆえに面倒に感じ、電子契約を否定するスタッフも現れるだろうと思っていたのですが、実際には「電子契約になって締結完了までが早くなった」などポジティブな意見が多く、否定するスタッフがいなかったのはとても嬉しかったです。

ーー実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待以上だったことは何かありますか？

鈴木様：サポート体制は期待以上で、細かな疑問点やちょっとしたトラブルもすぐに解決できたのは嬉しかったです。特にチャットでご質問をさせていただいた際もレスポンスが早く、急いで解決したいけれども誰に聞けばいいのかわからないという状態だったので、本当に助かりました。
またサービス自体に関しては、本当に簡単に操作できるUI/UXのため、「使い方がわからない」という声がないのはさすがだなと。細かい説明などもいらずに、使っていく中で感覚的に理解できるからこそ、スムーズな現場での活用が実現できたのだと思っています。

すべてのビジネスプロセスをオンラインで完結。商圏の幅を全国に広げることができるようになった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

森下様：これまでは、顧問契約が決定したお客様との最初の面談時に契約書を締結するフローでしたが、オンラインでの面談が増えてきたため、現在は面談前に電子契約を締結するフローへと変更しました。
また保管場所はもちろん、現場の担当者から契約書を回収して郵送したり、収入印紙を貼ったりという物理的な手間がなくなったことで、契約関連の業務効率化が実現できています。

そして、これまでは全国12拠点の近隣エリアが商圏となっていましたが、オンラインでの面談が中心となっていったことで、今後は商圏の幅を広げて行きたいと考えています。
すでに一部のサイトで「全国対応可」と記載しているのですが、以前よりお問い合わせが大幅に増えており、効果をとても実感しています。
そうした事業展開が可能になったのも、マネーフォワード クラウド契約を導入し、すべてのビジネスプロセスをオンラインで完結させられるということを現実的に考えられるようになったからで、非常に大きな効果であると考えています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

鈴木様：やはりバックオフィス業務はいろいろなツールを使うため、従来であればツールごとのIDとパスを利用する必要がありましたが、マネーフォワード クラウドの各サービスを1つのアカウントで利用できるというのは、とてもありがたいなと感じています。

森下様：機能改善のスピードが早いのも、マネーフォワード クラウド契約の特徴だと感じていて、今後より良いサービスへと改善されていくことに期待しています。
そして、マネーフォワード クラウド契約はお客様との契約書だけでなく、社内の業務に限定しても様々な場面で使えますから、いろいろな契約関連のドキュメントをマネーフォワード クラウド契約に移管していきたいと考えております。
また、現在は税務顧問契約がメインの使い方になっていますが、マネーフォワード クラウド契約の導入をTOTALグループの社労士・行政書士等の他部門へと広げていき、すべて電子契約で完結できるよう進めていければと考えています。

（企業サイト：https://total-office.jp/）

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！