契約業務の手間やリーガルチェック漏れといったリスクをなくしたかった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

いくつか課題があり、1つ目は契約関連の業務に多くの手間がかかっていたということです。製本や押印、また郵便局へ行っての郵送と、契約関連の工数だけで月間10〜20時間ほどを要していたため、どうにか工数削減ができないかと考えていました。
そして2つ目は、テレワーク下での契約書管理です。最近では弊社でもテレワークを導入しているのですが、過去の契約書を確認するためには事務所へ行くしかなかったので、そのためだけに出社するか、他の社員に確認を依頼する必要がありました。誰かに依頼すると言っても、該当する契約書をわざわざ保管場所から探したりと、その人の時間を奪ってしまうことになりますから、それをどうにかしたいなと思っていました。
最後に3つ目として、リーガルチェックの漏れが発生していたことです。様々な部署でいろいろな契約書の締結がなされているのですが、従来は個別にチャットでリーガルチェックを依頼するといったフローでした。そのため、依頼漏れが発生することもあり、会社としてもリスクがある状態でした。
そこで電子契約サービスを導入して新たなワークフローを構築すれば、こうした課題が解決できるだろうと思ったのが、導入の経緯でした。

ーーマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

実は、マネーフォワード クラウド契約を導入する以前は、別の電子契約サービスを導入していたんですね。ただ、導入したのが3〜4年前と、そこまで社会で電子契約というものが浸透していない時期だったこともあり、実際に運用するところまでには至っていませんでした。
ただコロナ禍となり、電子契約を導入する企業も増えてきましたから、自社でも電子契約を使っていこうと。そんなタイミングで、マネーフォワードさんと商談させていただく機会がたまたまあり、サービスの説明を伺って良さそうだなと思ったのがキッカケです。

特に決め手となったのは、マネーフォワード クラウド契約の押印申請フロー機能でした。もともと導入していた別サービスでは、プランをアップグレードしないと押印申請フロー機能が使えなかったんですね。
しかし、マネーフォワード クラウド契約であれば押印申請フロー機能が標準搭載されており、契約書だけでなく、稟議書などの他のドキュメントの申請フローにも活用できるため、非常に使い勝手が良さそうだと思ったのが、大きな決め手でした。
また、もともとマネーフォワード クラウドは給与や会計で使っていたため、マネーフォワード クラウド契約との親和性が高いだろうと思ったこと、またUI/UXの観点から操作性が似ていて使いやすそうだと感じたことも導入の決め手です。

リーガルチェック含め、契約締結までを一気通貫で実現できるワークフローを実現

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

主に基本契約書、業務委託契約書、個別契約書などをメインに活用しています。
そして、リーガルチェックもマネーフォワード クラウド契約の押印申請フローに乗せているため、個別にチャットで連絡する必要もなく、すべてマネーフォワード クラウド契約上で完結するワークフローを構築することができました。
また、押印申請フローが完了すると自動で相手先に電子書類が送信されるため、押印申請フロー完了後に電子契約サービスを立ち上げて照合する必要がなくなったことも良かったです。
さらにお取引先企業によっては稀に紙契約を希望されるケースがあったり、別サービスの電子契約書を受け取るケースもありますが、そうした場合もすべてマネーフォワード クラウド契約にインポートして、一元管理できるようにしています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

紙の契約書をインポートする作業が少し大変ではありましたが、マネーフォワード クラウド契約自体の使い方が難しいと感じたことはなく、また給与や会計でマネーフォワード クラウドを使っていたときと似た操作性で、想定していた通りシンプルで使いやすいなと感じています。
また、実際に運用するには他のメンバーも使い方を習得する必要がありますから、会社としてマネーフォワード クラウド契約での運用を開始できるまでにはある程度時間がかかるだろうと思っていたんですね。
しかし、軽く操作を教えただけで他メンバーもすぐに使えるようになっていったため、誰でも直感的に操作して運用できるというのは驚きましたし、期待以上でした。

契約関連にかかる業務コストが1/10に、契約書を探す手間も大幅削減

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

やはり契約関連にかかる業務コストが圧倒的に削減できたというのは、効果としてとても大きいなと感じています。
もともと10〜20時間かかっていた業務が、いまでは月間で1〜2時間ほどにまで短縮できており、削減できた分で別の業務を任せることができるようになったりと、非常に生産性が上がりました。
また、過去の契約書を探す手間も大幅に削減できています。もちろん出社する必要はありませんし、担当者に依頼する必要もなく、自分でマネーフォワード クラウド契約の画面から検索してすぐに見つけることができるようになりました。
そして、リーガルチェックをワークフローに組み込んだことで、リーガルチェック漏れがなくなりましたし、自社が締結している契約がすべて可視化され、一元管理できるようになったのは、とても価値あることだと感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

様々な観点から、結果的に導入して良かったと思っています。現時点では、まだマネーフォワード クラウド契約上での契約締結数は少ないのですが、今後は様々な使い方をしていき、より費用対効果を高めていければと考えています。
使い方として、いまは外部との契約がメインですが、今後は有給届や稟議書などといった社内向けのドキュメントにも、マネーフォワード クラウド契約を活用していきたいと考えています。
また、弊社では入退社されるパートナースタッフが月に20〜30名ほどいらっしゃるのですが、都度来社いただいて契約書を締結するのは双方にとって手間になりますし、その分の時間を教育の時間へ充てていきたいと考えているため、パートナースタッフとのNDAや雇用契約も電子化していきたいと考えています。

他社サービスと違い、マネーフォワード クラウド契約であれば契約件数に応じて料金が変動することがないため、そうした様々な使い方にも積極的に展開できるというのは嬉しいなと感じています。
ゆくゆくは紙契約をゼロにしていき、契約にかかる些細なストレスやコストをなくしていきたいですね。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！